अनुरोध के साथ किसी संगठन को आधिकारिक पत्र का नमूना। व्यावसायिक पत्र लिखना

चूँकि स्थिति अपने आप में काफी कठिन है, ऐसी स्थिति में पत्र लिखना बहुत ही कठिन है महत्वपूर्ण मुद्दे, जिसमें लेखक के लिए सक्षम, विनम्र, सही होना और साथ ही अपने व्यावसायिक हितों की दृढ़ता से रक्षा करने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है। निम्नलिखित "कठिन" पत्रों की जटिलताओं को सफलतापूर्वक हल करने में मदद करते हैं: बातचीत में सक्षम रवैया: साझेदारी के प्रति एक दृढ़ लेकिन सही रवैया लेखन की उचित शैली चुनना (औपचारिक व्यवसाय या गोपनीय व्यवसाय तथ्यों का सक्षम और तार्किक प्रबंधन नमूने) व्यावसायिक पत्र. पर इस प्रकारपत्रों को प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है। अनुरोध पत्र लिखने के लिए आपको इसका पालन करना होगा सामान्य नियमव्यावसायिक पत्राचार और व्यावसायिक पत्रों का निष्पादन। किसी भी संगठन के कार्यालय प्रबंधन के अभ्यास में, एक अनुरोध पत्र का उपयोग अक्सर किया जाता है; इस लेख का नमूना आपके लिए एक अच्छा उदाहरण के रूप में काम करेगा।

राष्ट्रपति को एक खुला पत्र लिखें

मैं लाइन में लगना चाहता था और प्रमाणपत्र इकट्ठा करना चाहता था (जिसके लिए मुझे भुगतान करना पड़ा), लेकिन उन्होंने मुझे भेज दिया क्योंकि... हमारे पास एक कार है, जिसके बारे में मैंने राज्य यातायात सुरक्षा निरीक्षणालय से एक प्रमाण पत्र भी जमा किया था, लेकिन यह स्थानीय सरकार को पसंद नहीं आया, मुझे फिर से प्रमाण पत्र एकत्र करना पड़ा और कार मूल्यांकन रिपोर्ट जमा करनी पड़ी। यह सिर्फ एक मजाक है - प्रमाण पत्र पैसा खर्च होता है, और आप एक छोटे बच्चे के साथ इधर-उधर नहीं भाग सकते। मुझे नहीं पता कि निवास परमिट के बिना उपयोगिता बिलों का भुगतान करना कठिन है। हमारे बड़े परिवारों को क्यों नहीं छोड़ा जाता है मदद करना चाहते हैं? हर कोई बस इसे टालने की कोशिश कर रहा है.. मुझे अब एक विशाल अपार्टमेंट की उम्मीद नहीं है जिसमें न केवल सोने के लिए जगह होगी, बल्कि बच्चों के लिए खेल भी होंगे। आखिरी उम्मीद यह है कि आप ध्यान देंगे मैं आपसे उस अपार्टमेंट के लिए एक सामाजिक किराये के समझौते और पंजीकरण को समाप्त करने में हमारी सहायता करने के लिए कहता हूं जिसमें हम वर्तमान में रहते हैं।

हम आपसे कार्यक्रम आयोजित करने में सहायता करने के लिए कहते हैं

ध्यान

पत्र यथासम्भव रचा गया है सरल शब्दों मेंऔर में संक्षिप्त रूप, लेकिन स्वयं अनुरोध से संबंधित विशिष्ट विवरण का संकेत दे रहा है। सेंट पीटर्सबर्ग स्टेट यूनिवर्सिटीउन्हें दूरसंचार एसपीबीएसयूटी का प्रशासन असभ्य तरीके से पूछे गए प्रश्नों या अपवित्रता का उपयोग करते हुए प्रश्नों का उत्तर न देने का अधिकार सुरक्षित रखता है। भ्रष्टाचार की रिपोर्टों के लिए प्रतिक्रिया, साइट पर प्रकाशित सभी प्रश्न।

साइट पर सभी श्रेणियों के प्रश्न। 2112. कृपया भुगतान के मुद्दे को हल करने में सहायता प्रदान करें वेलेंटीना अलेक्जेंड्रोवना (अतिथि) गुरुवार, 10 अक्टूबर 2013, 04:53 अपराह्न नमस्ते अलेक्जेंडर एंड्रीविच! आपके द्वितीय वर्ष के छात्र (एम.एस. फेडोरेंको) की मां आपसे संपर्क कर रही हैं - वेलेंटीना अलेक्जेंड्रोवना फेडोरेंको।

पोस्ट नेविगेशन

चिकित्सा, शैक्षिक, सांस्कृतिक और खेल संगठनों को वित्तीय सहायता की आवश्यकता है बड़ा व्यापार, और रूस के उदाहरण का उपयोग करके हम देख सकते हैं कि धर्मार्थ आयोजनों, विशेष निधियों, छात्रवृत्तियों और अनुदानों के रूप में इस तरह की सहायता कैसे प्रदान की जाती है। ऐसे पत्रों में, यह बहुत सोच-समझकर समझाने की सिफारिश की जाती है कि यह संदेश किसी दिए गए व्यक्ति को क्यों संबोधित किया गया है, उदाहरण के लिए: "हम एक ही शहर के निवासी हैं और ये हमारी सामान्य चिंताएँ हैं," या अधिक विशेष रूप से: "आखिरकार, आप हमारे विश्वविद्यालय से स्नातक हैं," या: "आपका वैज्ञानिक कार्यहम जिस समस्या से निपट रहे हैं उसे हल करने से संबंधित है।" 5 चरणों में एक प्रभावी अनुरोध पत्र यथासंभव सकारात्मक प्रतिक्रिया पाने के लिए अनुरोध पत्र कैसे लिखें? किसी भी अनुरोध पत्र में एक सुविचारित तर्क और अनुरोध का स्पष्ट विवरण शामिल होना चाहिए।
इसके अलावा, आप ऐसी तकनीकों का उपयोग कर सकते हैं जो लेखन की दक्षता को बढ़ाती हैं। स्टेप 1।

व्यावसायिक पत्र

ज़िरेकेले. मैं इस मुद्दे को हल करने में आपकी सहायता चाहता हूं, ईमानदारी से, ओजेएससी टैटेनर्गो की शाखा के मुख्य चिकित्सक - बाल्कीश सेनेटोरियम, खिसामुतदीनोव अल्बर्ट फिलुसेविच। जैसा कि हमने आपको पहले बार-बार सूचित किया है, शहर के मध्य भाग में क्षमता बढ़ाने, रोलिंग स्टॉक के तर्कसंगत उपयोग, गैर-उत्पादन लागत को कम करने, ऊर्जा बचाने के लिए, प्रमुख के संकल्प के अनुसार एमयूपी "मेट्रोइलेक्ट्रोट्रांस" कज़ान की कार्यकारी समिति दिनांक 3 सितंबर, 2008 नंबर 5081 "पुश्किन, के. मार्क्स, एन. एर्शोव सड़कों पर ट्राम पटरियों को खत्म करने पर, प्रोफसोयुज़्नया सेंट से ग्वारडेस्काया सेंट तक, ट्राम रूट नंबर 5, 12, 20 का काम , 21 को रद्द कर दिया गया और 09/12/2008 से उपरोक्त खंड पर ट्राम पटरियों को तोड़ने का काम शुरू हुआ।

हम आपसे हमारी समस्या का समाधान करने में सहायता करने के लिए कहते हैं

इसके अलावा, यह सुनिश्चित करने का ध्यान रखा जाना चाहिए कि यदि आवश्यक हो तो पत्र प्राप्तकर्ता को इसके प्रवर्तक से सीधे संपर्क करने का अवसर मिले। पुतिन को खुले पत्र घर के आंगन में जहां हम क्रास्नोगोर्स्क, सेंट में रहते हैं। इगोर मर्लुस्किन का घर। 1, पार्किंग स्थान हमेशा भरे रहते हैं और यार्ड में कार पार्क करने का कोई रास्ता नहीं है, इसलिए आपको भुगतान किए गए पार्किंग स्थान के लिए 8,000 रूबल की राशि का भुगतान करना होगा।
महीने के! सेवानिवृत्त लोगों के लिए, यह एक अप्राप्य खर्च है। (शुरुआत में, 2013 में, पार्किंग की लागत 4,000 रूबल/माह थी। 3 वर्षों में, लागत दोगुनी हो गई है!) अनुच्छेद 15 के भाग 9 के अनुसार संघीय विधान 24 से। सहायता के लिए अनुरोध, कर्तव्यनिष्ठ उद्यमियों के रूप में, हमने अनुबंध की सभी शर्तों को समय पर पूरा किया, जैसा कि ग्राहक के प्रतिनिधियों द्वारा हस्ताक्षरित कार्य पूरा होने के प्रमाण पत्र से पता चलता है।

कृपया सहायता प्रदान करें

• अनुरोध पत्र के नमूने और उदाहरण
• 5 चरणों में प्रभावी अनुरोध पत्र
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• अनुरोध पत्र कैसे लिखें
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अनुरोध पत्र के नमूने और उदाहरण लेकिन ऐसे अनुरोध पत्र लिखने का एक नियमित अभ्यास गैर-लाभकारी संगठनों में जनसंपर्क विशेषज्ञों का काम है।

अनुरोध - पत्र

मैं आपके पास एक प्रस्ताव लेकर आ रहा हूं... मैं आपसे एक ऐसे प्रस्ताव पर विचार करने के लिए कहता हूं जो अनुमति देगा... हम आपको अपनी बिक्री बढ़ाने का एक अनूठा अवसर प्रदान करते हैं... हमें यह पेशकश करते हुए खुशी हो रही है (हमारे पास यह सम्मान है)... हमें इस अवसर की घोषणा करते हुए खुशी हो रही है... हम आपका ध्यान आकर्षित करना चाहते हैं.. हम आपको एक बेहद अनुकूल स्थिति के बारे में सूचित करते हैं... और इस स्थिति का लाभ उठाने का प्रस्ताव करते हैं... विशिष्ट कार्यों के लिए मैं 10/12/2013 को निर्माण पूरा करने की नियोजित तिथि के रूप में मंजूरी देने और आवश्यक समायोजन करने का प्रस्ताव करता हूं। गतिविधियों की सूची... हम आपसे कंपनी के वित्तीय विभाग को आवंटित करने... और पहले प्राप्त सभी चालानों का भुगतान करने का निर्देश देने के लिए कहते हैं... मैं एबीसी विभाग को संगठन के लिए प्रस्ताव तैयार करने का निर्देश देने का प्रस्ताव करता हूं... मैं आपकी सहमति मांगें (अनुरोध करें)...(आपकी सहायता..., आपके निर्देश....) मैं ईमानदारी से (तत्काल, एक अपवाद के रूप में) अनुरोध करता हूं... हम आपसे (ऊर्जावान, निर्णायक, प्रभावी) लेने के लिए कहते हैं ) उपाय....
सभी टिप्पणियाँ हटा दी गई हैं (वी.एम. काज़मिन का जनरल डायरेक्टर जी.एल. बाबास्यान को पत्र - संदर्भ संख्या 10-सिटी-16/02-02/743 दिनांक 02/05/2016) इसके बावजूद, हेलीकॉप्टर हैंगर अपने उद्देश्य के अनुसार काम कर रहा है 27 सितंबर 2015 से उद्देश्य बार-बार वादे महानिदेशकएलएलसी "गारंट-एसवी" श्री बाबास्यान जी.एल. भुगतान करने हेतु आज तक पूरा नहीं किया गया। अंतिम भुगतान 1,635,950.00 रूबल है। बातचीत के माध्यम से इस मुद्दे को हल करना संभव नहीं है।
4 जुलाई 2016 को, मैंने GARANT-SV LLC को एक दावा भेजा। यदि ऋण चुकौती का मुद्दा हल नहीं हुआ, तो मुझे न्यायिक अधिकारियों की ओर रुख करने के लिए मजबूर होना पड़ेगा, जो मैं नहीं करना चाहूंगा। इन कार्रवाइयों में प्रचार, हेलीकॉप्टर हैंगर की स्थापना की वैधता पर कार्यवाही और अभियोजक के कार्यालय द्वारा हस्तक्षेप शामिल होगा, क्योंकि भुगतान नहीं किया गया है वेतनकर्मचारी, आदि

मैं आपसे इस मुद्दे को सुलझाने में सहायता करने का अनुरोध करता हूं

आपकी सहायता... मैं याद दिलाता हूं (हम याद दिलाते हैं)... मैं आपसे बैकलॉग (कर्ज) खत्म करने के लिए कहता हूं, मैं आपसे चर्चा करना जरूरी समझता हूं... मैं आपसे सहमत होना चाहता हूं... हम आगे की योजनाओं पर चर्चा करने और सहमत होने की पेशकश करते हैं... मैं (आपसे) परियोजना को लागू करने में सहायता की संभावना पर विचार करने के लिए कहता हूं... मैं (आपको) इसके बारे में जानकारी (जानकारी) प्रदान करता हूं... मैं (आपको) इसके बारे में सूचित करता हूं। .. मैं आपको इसके बारे में सूचित कर दूं... मैं आपसे इस संबंध में संपर्क कर रहा हूं... मैं आपका ध्यान आकर्षित करता हूं मुश्किल हालातसाथ... हम सूचित करने के लिए मजबूर हैं... हम आपको इसके बारे में सूचित कर रहे हैं... हम इसके बारे में (आपको) सूचित करते हैं... मैं सूचित करने के लिए अधिकृत हूं... मैं आपका ध्यान इस ओर आकर्षित करना आवश्यक समझता हूं (अपनी ओर आकर्षित करना) ध्यान दें...)... हम कठिनाइयों के संबंध में आपसे संपर्क कर रहे हैं... हम समस्याओं को सुलझाने में सहायता प्रदान करते हैं... समस्या के बारे में आपकी चिंता को जानकर... हम समाधान पेश करने के लिए तैयार हैं... जैसा कि आप जानते हैं (निम्नलिखित समस्या का विवरण है)... उद्यम के हितों से प्रेरित होकर, मैं आपका ध्यान इस ओर आकर्षित करता हूं...

• अपील के लिए आधारों का संदर्भ

अनुरोध पत्र व्यावसायिक पत्राचार का एक अभिन्न, महत्वपूर्ण और आवश्यक हिस्सा हैं। एक ओर, ये समसामयिक मुद्दों पर चतुराईपूर्ण और कूटनीतिक अनुरोध हैं, दूसरी ओर, ये अभिभाषक के कुछ लक्ष्यों को प्राप्त करने का एक उपकरण हैं। किसी भी अनुरोध पत्र का उद्देश्य प्राप्तकर्ता को पत्र के लेखक द्वारा अपेक्षित कुछ कार्रवाई करने के लिए प्रेरित करना है। यथासंभव सकारात्मक प्रतिक्रिया पाने के लिए अनुरोध पत्र कैसे लिखें?

किसी भी अनुरोध पत्र में एक सुविचारित तर्क और अनुरोध का स्पष्ट विवरण शामिल होना चाहिए। इसके अलावा, आप ऐसी तकनीकों का उपयोग कर सकते हैं जो लेखन की दक्षता को बढ़ाती हैं।

चरण 1. आप अपने अनुरोध के लिए किससे संपर्क करते हैं?

प्राप्तकर्ता को व्यक्तिगत रूप से संबोधित करें, अधिमानतः प्रथम नाम और संरक्षक नाम से:

"प्रिय इवान इवानोविच!", "प्रिय श्री इवानोव!"

सबसे पहले, आप प्राप्तकर्ता के प्रति अपना सम्मान व्यक्त करेंगे, दूसरे, संबोधित अनुरोध के प्रति किसी विशिष्ट व्यक्ति को, उसके कार्यान्वयन के लिए उस पर जिम्मेदारी डालता है। ऐसी स्थितियाँ होती हैं जब कोई अनुरोध किसी टीम या लोगों के समूह को संबोधित किया जाता है। इस मामले में, अपील को यथासंभव वैयक्तिकृत करने की भी सलाह दी जाती है:

"प्रिय साथियों!", "प्रिय प्रबंधकों!", "प्रिय कनिष्ठ कर्मचारियों!", "प्रिय कर्मचारियों कार्मिक सेवा!»

चरण 2. आप मुझसे संपर्क क्यों कर रहे हैं?

प्राप्तकर्ता को शाबाशी दें। प्राप्तकर्ता को बधाई देकर, आप उसके प्रश्न का उत्तर देते हैं: "आप मुझसे यह प्रश्न क्यों पूछ रहे हैं?" उसकी पिछली उपलब्धियों या व्यक्तिगत गुणों पर ध्यान दें।

“आप हमेशा सुनने और खोजने के लिए तैयार रहते हैं सर्वोत्तम तरीकाआपसे संपर्क करने वाले लगभग सभी लोगों की समस्या का समाधान। और, आपको श्रेय देने के लिए, आपने बहुत से लोगों की मदद की।

"आप इस क्षेत्र के अग्रणी विशेषज्ञ हैं..."

"आपने इस क्षेत्र में कई लोगों को सबसे कठिन मुद्दों को हल करने में मदद की है..."

यह तकनीक प्राप्तकर्ता को अनुरोध को अधिक बारीकी से देखने और संतुष्ट करने का अवसर खोजने का प्रयास करने की अनुमति देगी उसे चोदो.

जब गैर-मानक अनुरोधों की बात आती है, जब आपको प्राप्तकर्ता को जीतने की आवश्यकता होती है, जब आपको कुछ गुणों और गुणों पर ध्यान आकर्षित करने की आवश्यकता होती है जो आपके अनुरोध की पूर्ति के लिए आवश्यक और महत्वपूर्ण हैं, तो तारीफ उचित है।

यह बहुत महत्वपूर्ण है कि प्रशंसा और असभ्य चापलूसी के बीच की रेखा को पार न करें। समझदार बने।

चरण 3. अनुरोध का औचित्य

कोई भी अनुरोध उचित होना चाहिए कि आप यह विशेष अनुरोध क्यों कर रहे हैं। अपनी समस्या के संदर्भ में पता दर्ज करें।

इस स्तर पर, आपको प्राप्तकर्ता के लिए तीन सबसे महत्वपूर्ण तर्कों का चयन करना होगा। निम्नलिखित योजना के अनुसार तर्क तैयार करना सबसे अच्छा है: मजबूत - मध्यम - सबसे मजबूत।

अनुरोध हैं अलग - अलग स्तरजटिलता, इसलिए प्राप्तकर्ता को हमेशा किसी के अनुरोध को पूरा करने में दिलचस्पी नहीं होती है। उसे आश्वस्त होना होगा कि अनुरोध पूरा करने से संभावित लाभ होंगे:

प्राप्तकर्ता को रुचि दें

आपके अनुरोध की पूर्ति से संबंधित उसके लिए कुछ आकर्षक अवसर लागू करने की पेशकश करें:

"हर समय, व्यापारिक और उद्यमशील लोगों ने न केवल भौतिक सफलता प्राप्त करने का प्रयास किया है, बल्कि याद किए जाने के लिए मातृभूमि के इतिहास पर अपनी छाप छोड़ने का भी प्रयास किया है।" अच्छे कर्म, सम्मान पाने के लिए।"

« किसी की सफल गतिविधि पेशेवर समुदाय- यह, सबसे पहले, मैत्रीपूर्ण यूनियनों से समझ और समर्थन, संयुक्त कार्यक्रमों और परियोजनाओं में भागीदारी है».

« बेशक, आपका बड़ा लक्ष्य लोगों के लिए एक स्वच्छ और आरामदायक शहर है».

या किसी ऐसी समस्या के बारे में बताएं जो विशेष रूप से आपके प्राप्तकर्ता के लिए बहुत प्रासंगिक हो:

“शहर के एक बुद्धिमान मालिक के रूप में, आप शायद बच्चों की अराजक गतिविधियों के बारे में चिंतित हैं अलग-अलग उम्र केअनुपयुक्त स्थानों पर, जिससे यातायात दुर्घटनाएँ बढ़ती हैं और बाल अपराध में वृद्धि होती है।"

"आपके विभाग को गैर-मुख्य मुद्दों पर अधिक बार कॉल प्राप्त हुई हैं, जिसमें बहुत मूल्यवान कार्य समय लगता है।"

दिखाएँ कि आपका अनुरोध अवसर को साकार करने में कैसे मदद कर सकता है:

« और आज, जब हमारा देश युवाओं पर निर्भर है, युवा पुरुषों और महिलाओं की मदद करने से अधिक आवश्यक, पवित्र कारण खोजना मुश्किल है बेकार परिवार. हमारे शहर में ऐसे लोग हैं जो पहले से ही ऐसी सहायता प्रदान करते हैं - महापौर कार्यालय के तत्वावधान में, हमारा चैरिटी सेंटर "हेरिटेज" नागरिकों से दान पर संचालित होता है, परेशान किशोरों को लोक शिल्प सिखाता है ».

या समस्या को हल करने के लिए:

"अलग-अलग उम्र के बच्चों के लिए समय बिताने के लिए विशेष स्थान तैयार करने से बाल अपराध के स्तर को कम करने और बच्चों से जुड़ी सड़क दुर्घटनाओं को कम करने में मदद मिलेगी।"

अनुरोध के महत्व का वर्णन करें

जब प्राप्तकर्ता को देने के लिए कुछ भी नहीं है या इस अनुरोध के संदर्भ में यह अनुचित है, तो प्राप्तकर्ता को अद्यतित करना बेहतर है। यहां आपको अनुरोध की प्रासंगिकता और इसके कार्यान्वयन के महत्व को समझने के लिए स्थिति का पूरी तरह से वर्णन करने की आवश्यकता है। अनुरोध के महत्व को इस तरह वर्णित किया जाना चाहिए कि यह "आत्मा को छू जाए।" यदि अनुरोध "स्पर्शी" की श्रेणी में नहीं आता है, तो आपको प्राप्तकर्ता को कारण-और-प्रभाव संबंध दिखाना होगा, जो यह सुनिश्चित करेगा कि प्राप्तकर्ता अनुरोध को पूरा करता है।

“(तारीख से), लीज एग्रीमेंट नंबर एक्स के अनुसार, 1 एम2 का किराया 20 यूएसडी है। एक दिन में। पिछले तीन महीनों में आर्थिक अस्थिरता और सामाजिक अशांति के कारण व्यापारिक गतिविधियों में गिरावट आई है। ट्रेडिंग से औसत लाभ 10 USD है। प्रति दिन, जो किराया देने के लिए भी पर्याप्त नहीं है। यदि उपाय नहीं किए गए, तो निजी उद्यमियों को अपने खुदरा आउटलेट बंद करने के लिए मजबूर होना पड़ेगा, जिससे आपकी आय पर नकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है।

इस प्रकार, आपको प्राप्तकर्ता को यह स्पष्ट करना होगा कि अनुरोध को पूरा करने से भौतिक या गैर-भौतिक लाभ प्राप्त होने की संभावना है।

चरण 4. अनुरोध का विवरण

जब पता तैयार हो जाता है, तो आप वास्तविक अनुरोध बता सकते हैं। अनुरोध का पाठ काफी संक्षिप्त और अत्यंत स्पष्ट होना चाहिए। किसी भी मामले में अस्पष्टता या अल्पकथन नहीं होना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि हम किराया कम करने की बात कर रहे हैं, तो यह बताना ज़रूरी है कि किस स्तर तक:

“हम आपसे किराया स्तर कम करने के लिए कहते हैं जब तक कि स्थिति 5 USD तक स्थिर न हो जाए। प्रति एम2 प्रति दिन।”

यदि हम सेवाओं के प्रावधान के बारे में बात कर रहे हैं, तो अनुरोध को यथासंभव विशिष्ट बनाएं, वांछित तिथियों, मूल्य मुद्दे आदि का संकेत दें:

« मिट्टी के बर्तनों की कार्यशाला को सुसज्जित करने के लिए, हमें चीनी मिट्टी की चीज़ें पकाने के लिए एक भट्टी की आवश्यकता है - हम आपसे इसे खरीदने में मदद करने के लिए कहते हैं। स्थापना के साथ स्टोव की लागत 998 हजार रूबल है».

इस उदाहरण में, यह पूरी तरह से स्पष्ट नहीं है कि प्राप्तकर्ता से किस प्रकार की सहायता की आवश्यकता है। अनुरोध को अधिक विशिष्ट रूप से तैयार करना बेहतर होगा: "हम आपसे भट्टियों के उत्पादन और स्थापना के लिए कंपनी के बैंक खाते में 333 हजार अमेरिकी डॉलर स्थानांतरित करके सिरेमिक फायरिंग के लिए भट्टी खरीदने में हमारी मदद करने के लिए कहते हैं।"

आप जो भी मांगते हैं, प्राप्तकर्ता को ठीक-ठीक पता होना चाहिए कि आप कब, क्या, कितना और किस कीमत पर प्राप्त करना चाहते हैं। एक सामान्यीकृत अनुरोध को अस्वीकार करने का जोखिम अधिक होता है, क्योंकि प्राप्तकर्ता के पास विवरणों से निपटने के लिए हमेशा समय और इच्छा नहीं होती है। इसके अलावा, प्राप्तकर्ता को पहल हस्तांतरित करने से आप जो चाहते हैं वह न मिलने का जोखिम उठाते हैं।

उदाहरण के लिए, निजी उद्यमियों ने किराया कम करने के लिए पत्र लिखा, लेकिन यह नहीं बताया कि वे किस स्तर तक किराया कम करना चाहते हैं:

"हम आपसे स्थिति स्थिर होने तक किराया कम करने के लिए कहते हैं।"

परिणामस्वरूप, उन्हें किराए में कमी मिली, लेकिन केवल थोड़ी सी (मौजूदा का 1%)। इस प्रकार, उनका अनुरोध स्वीकार कर लिया गया, लेकिन पत्र के आरंभकर्ताओं की स्थिति में कोई बदलाव नहीं आया।

कुछ मामलों में, अनुरोध के पाठ को पाठ में अलग दिखाने के लिए उसे बोल्ड किया जा सकता है, लेकिन इस तकनीक का अत्यधिक उपयोग न करें।

चरण 5: अपने अनुरोध को सारांशित करें।

अपना अनुरोध दोहराएं और इस बात पर जोर दें कि अनुरोध पूरा होने पर प्राप्तकर्ता को कैसे लाभ होगा। अनुरोध को कुछ हद तक संशोधित किया जाना चाहिए। योजना के अनुसार वाक्य बनाना सबसे अच्छा है: "यदि आप अनुरोध पूरा करते हैं, तो आप खुश होंगे।"

"यदि आप हमसे आधे रास्ते में मिलते हैं और क्षेत्र में स्थिति स्थिर होने तक किराया कम करते हैं, तो आप न केवल 150 से अधिक नौकरियां बचाने में सक्षम होंगे, बल्कि किराए की पूर्ण अनुपस्थिति के कारण वैश्विक नुकसान भी नहीं उठाएंगे।"

लेकिन अन्य विकल्प भी हो सकते हैं:

"आप निश्चिंत हो सकते हैं कि आपके धर्मार्थ दान का प्रत्येक रूबल एक अच्छे उद्देश्य के लिए जाएगा और कठिन परिस्थितियों में बच्चों को योग्य नागरिक बनने में मदद करेगा।"

"आप निश्चिंत हो सकते हैं कि हर बच्चे की मुस्कान आपको आपके कठिन काम से नैतिक संतुष्टि देगी, और आपके प्रयास और प्रयास निकट भविष्य के योग्य और खुशहाल नागरिकों में एक निवेश हैं।"

मुख्य बात अनुरोध के अर्थ और उसे पूरा करने के लाभों को दोहराना है। लाभ का भौतिक होना आवश्यक नहीं है। याद रखें कि अभिभाषक एक व्यक्ति है, और भावनाएँ उसके लिए पराया नहीं हैं।

उदाहरण:

था		ये बन गया
“हम आपसे विनम्र निवेदन करते हैं, आई.आई. इवानोव, अपनी कंपनी के मुख्य प्रबंधक के साथ आवेदकों की एक बैठक आयोजित करें। हम आपकी सहायता के लिए आभारी रहेंगे. सम्मान और कृतज्ञता के साथ, रोजगार केंद्र के निदेशक पी.पी. पेत्रोव"	-	“प्रिय इवान इवानोविच! आपकी कंपनी कई वर्षों से आवेदकों के लिए कैरियर मार्गदर्शन कार्यक्रम में भाग ले रही है, जिससे उन्हें अपनी पसंद का पेशा चुनने में मदद मिलती है। एक मानव संसाधन प्रबंधक के रूप में, आप पेशेवरों को प्रशिक्षित करने में रुचि रखते हैं, और हम स्कूली बच्चों को उनकी कला के उस्तादों को प्रशिक्षित करने में मदद करने के लिए तैयार हैं। आज, प्रबंधक का पेशा सबसे आम में से एक है, लेकिन कई आवेदकों को इसके अर्थ का स्पष्ट पता नहीं है। इस संबंध में, हम आपसे 23 मार्च को 15.00 बजे अपनी कंपनी के आधार पर आवेदकों के साथ महाप्रबंधक की बैठक आयोजित करने के लिए कहते हैं। आज लोगों को पेशे के रहस्यों के बारे में बताकर, आप कल वास्तविक पेशेवरों के प्रशिक्षण की नींव रख रहे हैं। शायद कुछ वर्षों में यह उनमें से एक होगा जो आपकी कंपनी को लाएगा नया स्तरविकास। सम्मान और कृतज्ञता के साथ, रोजगार केंद्र के निदेशक पी.पी. पेत्रोव"

और पत्र के डिज़ाइन के बारे में मत भूलिए - यह संगठन का "चेहरा" है। यदि अनुरोध पत्र का आरंभकर्ता कोई संगठन है, तो ऐसा पत्र प्रबंधक या अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर के साथ लेटरहेड पर तैयार किया जाता है। यदि आप एक निजी व्यक्ति हैं, तो पत्र तत्वों की व्यवस्था में बुनियादी मानदंडों का अनुपालन करना पर्याप्त है। ये विवरण प्राप्तकर्ता और प्रेषक की सही छवि के निर्माण के लिए कानूनी और मनोवैज्ञानिक रूप से बहुत महत्वपूर्ण हैं।

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	-	प्रतिदिन सैकड़ों प्रस्ताव, अनुरोध और अन्य व्यावसायिक पत्र भेजें, लेकिन क्या आपके संदेश से वांछित परिणाम नहीं मिल रहा है? क्या आप नहीं जानते कि प्राप्तकर्ता को उसके दायित्वों की विनीत और विनम्रता से कैसे याद दिलाएँ? तो ऑनलाइन प्रशिक्षण निश्चित रूप से आपकी मदद करेगा "व्यावसायिक लेखन कौशल"! आप इसे किसी भी सुविधाजनक समय पर देख सकते हैं।	-	-
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व्यावसायिक पत्राचार लगभग हर व्यक्ति के जीवन का एक अभिन्न अंग है। इस रूप में अपने वरिष्ठों, सहकर्मियों और विभिन्न संगठनों से संपर्क करना सबसे सुविधाजनक है। अनुरोध पत्र इस प्रकार के संचार के सबसे सामान्य प्रकारों में से एक है, क्योंकि प्रत्येक कंपनी को किसी भी क्षेत्र में विशेषज्ञ की राय, या विभिन्न वित्तीय या प्रशासनिक संरचनाओं से सहायता की आवश्यकता हो सकती है। यह आलेख इस बात पर चर्चा करेगा कि अनुरोध पत्र कैसे लिखा जाए, साथ ही इस प्रकार की अपील का एक उदाहरण भी दिया जाएगा।

पत्र संरचना

बेशक, किसी व्यावसायिक पत्र की सामग्री और संरचना इस बात पर निर्भर करती है कि इसे कौन लिख रहा है और यह किसे संबोधित है। इसलिए, उदाहरण के लिए, किसी संगठन का प्रमुख, अपने अधीनस्थों या लंबे समय के सहयोगियों को संबोधित करते हुए, एक छोटा पत्र लिख सकता है, लेकिन उच्च संगठनों के समर्थन को सूचीबद्ध करने या विभिन्न विशेषज्ञों से मदद मांगने के लिए, अक्सर लिखना आवश्यक होता है एक अधिक लम्बा अनुरोध. आपको प्राप्तकर्ता में दिलचस्पी लेनी होगी और उसे आपका समर्थन करने के लिए राजी करना होगा। आइए पहले लंबे संस्करण को देखें।

परिचयात्मक भाग

सबसे पहले, आपको पत्र का "हेडर" लिखना होगा, जिसमें आप अपने संगठन का नाम और उसका विवरण, साथ ही यह जानकारी भी देंगे कि आप किसे पत्र भेज रहे हैं। यह एक विशिष्ट व्यक्ति (उदाहरण के लिए, किसी कंपनी का प्रमुख) या एक समूह (आपकी कंपनी के किसी विभाग के कर्मचारी या आपके भागीदार) हो सकता है। इसके बाद अभिवादन आता है: यदि आप किसी विशिष्ट व्यक्ति को संबोधित कर रहे हैं, तो आपको उन्हें नाम से संबोधित करना होगा: "प्रिय इवान पेट्रोविच!" यदि आप किसी टीम को लिख रहे हैं, तो "प्रिय साथियों!", "विभाग के प्रिय कर्मचारियों!" को संबोधित करना संभव है।

अपील का कारण एवं उद्देश्य

सबसे पहले, आपको यह बताना होगा कि आप इस विशेष व्यक्ति से संपर्क क्यों कर रहे हैं। तदनुसार, आप अपना पत्र निम्नलिखित वाक्यांशों से शुरू कर सकते हैं:

• आप इस क्षेत्र के उत्कृष्ट विशेषज्ञ हैं...
• आपने हमेशा हमारे संगठन के मामलों में हिस्सा लिया है...
• आपका विभाग अग्रणी है...
• आप क्षेत्र के सबसे जटिल मुद्दों को हल कर सकते हैं...
• वर्षों से, बीच बातचीत का सकारात्मक अनुभव...

• इस तथ्य के कारण…
• स्थिति को सुलझाने के लिए...
• व्यवसाय विकास के लिए...
• उपलब्धि के लिए सर्वोत्तम परिणामवी…
• संघर्ष की स्थितियों को सुलझाने के लिए...

अनुरोध का विवरण

अंत में, आपको वास्तव में अपना अनुरोध बताना होगा। पाठ स्वयं संक्षिप्त होना चाहिए, लेकिन सम्‍मिलित होना चाहिए पूर्ण विवरणआपको वास्तव में क्या चाहिए ताकि प्राप्तकर्ता के पास कोई प्रश्न न हो। साथ ही, अनुरोध विशिष्ट होना चाहिए, अर्थात, यदि आप कोई सेवा मांग रहे हैं, तो आपको सटीक लागत या मात्रा, वांछित तिथियां आदि का संकेत देना होगा।

यह सलाह दी जाती है कि अपना अनुरोध निम्नलिखित शब्दों से शुरू करें:

• हम इस मुद्दे को सुलझाने में आपका समर्थन चाहते हैं...
• मैं आपसे एक अनुरोध के साथ लिख रहा हूं...
• कृपया मुझे सूचित/भेजें/रिपोर्ट करें...
• मैं इसके लिए आपकी सहमति चाहता हूं...

फिर आप लिख सकते हैं कि आपके अनुरोध पर सकारात्मक प्रतिक्रिया मिलने पर प्राप्तकर्ता को क्या लाभ होगा या आपके प्रश्न को हल करने के महत्व और आवश्यकता को समझाएगा।

उदाहरण पत्र:

एलएलसी "दारी डोब्रो" बड़े और कम आय वाले परिवारों की सहायता के लिए केंद्र

सीईओ को

ओजेएससी "चिटैना" इवानोव ए.जी.

प्रिय अलेक्जेंडर गेनाडिविच,

आपकी कंपनी हमेशा हमारे संगठन के मामलों में भाग लेती है, और कई वर्षों से विभिन्न आयोजनों में सहायता कर रही है। जैसा कि हम परिवारों को अपने बच्चों को स्कूल के लिए तैयार करने में मदद करने के लिए 20 अगस्त 2016 को एक कार्यक्रम की मेजबानी कर रहे हैं, हम आपकी मदद की आशा करते हैं। सभी बच्चों का अधिकार है ख़ुशनुमा बचपन, और कम आय वाले परिवारों को, किसी अन्य की तरह, भागीदारी और समर्थन की आवश्यकता नहीं है।

हम आपसे हमारे "अपने बच्चे को स्कूल के लिए तैयार करें" अभियान में भाग लेने और इसके लिए स्कूल की आपूर्ति दान करने पर विचार करने के लिए कहते हैं। हमें कम आय वाले परिवारों के 50 बच्चों के लिए स्टेशनरी की आवश्यकता है।

निःसंदेह, यदि आप हमारी मदद करने के लिए सहमत हैं, तो बदले में, हम आपसे हमारे कार्यक्रम में आपकी कंपनी के उत्पादों का विज्ञापन करने का वादा करते हैं। आइए मिलकर बच्चों को खुशियाँ दें!

ईमानदारी से,

संगठन के निदेशक वासिलीवा एन.आई.

अनुरोध - पत्र

अनुरोध पत्र संभवतः व्यावसायिक पत्राचार का सबसे सामान्य रूप है। उन स्थितियों की संख्या जिनके लिए किसी कानूनी या की ओर से अनुरोध करना आवश्यक हो जाता है व्यक्ति, गिना नहीं जा सकता. इसमें जानकारी प्राप्त करना, उत्पाद के नमूने लेना, कार्यों का समन्वय करना, कुछ कार्रवाई को प्रेरित करना आदि शामिल है।

अनुरोध पत्र की संरचना और संरचना मानक पत्रों से बहुत अलग नहीं है (व्यावसायिक पत्र देखें। स्वरूपण नियम। पत्र संरचना)। आम तौर पर, अनुरोध पत्र का पाठदो भागों से मिलकर बना है:

1. परिचयात्मक भाग, जहां मामले का सार वर्णनात्मक रूप में बताया गया है, अनुरोध करने के उद्देश्यों और कारणों को समझाया गया है। निम्नलिखित मानक अभिव्यक्तियाँ अक्सर यहाँ उपयोग की जाती हैं:

• याचिका का कारण
  • न मिलने के कारण...
  • सामाजिक महत्व को ध्यान में रखते हुए...
  • (हमारे दीर्घकालिक सहयोग) को ध्यान में रखते हुए...
  • (हमारे व्यापारिक संबंधों की दीर्घकालिक और उपयोगी प्रकृति) को ध्यान में रखते हुए...
  • आपके कार्यों और पहले से स्वीकृत समझौतों के बीच विसंगति के कारण...
  • माल प्राप्त होने में देरी के कारण...
  • बातचीत के नतीजों के आधार पर...
    और इसी तरह।
• अनुरोध का लक्ष्य
  • आदेश के अनुपालन हेतु...
  • समस्या का यथाशीघ्र समाधान करने के लिए...
  • मुद्दों का समन्वय करने के लिए...
  • कार्गो मार्ग की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए...
  • संघर्ष की स्थिति से बचने के लिए...
    और इसी तरह।
• अपील के लिए आधारों का संदर्भ
  • पहले हुए समझौते के अनुसार...
  • हमसे अपील के संबंध में...
  • मौखिक समझौते के आधार पर...
  • हमारे आधार पर दूरभाष वार्तालाप...
  • सरकारी आदेश के अनुसार...
  • आपसी आपूर्ति पर प्रोटोकॉल के अनुसार...
    और इसी तरह।

उपरोक्त सभी अभिव्यक्तियों का उपयोग संदर्भ और भाषण स्थिति को ध्यान में रखते हुए किया जाना चाहिए।

लगभग सभी मानक अभिव्यक्तियाँ व्युत्पन्न पूर्वसर्ग या पूर्वसर्गीय वाक्यांश से शुरू होती हैं। आपको संज्ञाओं के साथ इन पूर्वसर्गों के सही उपयोग पर ध्यान देना चाहिए, जो मुख्य रूप से संबंधकारक और मूलवाचक मामलों में होते हैं।

2. दरअसल एक अनुरोध. यहां अक्षर के मुख्य वाक्यांश में क्रिया से बने शब्द शामिल हैं पूछना. इसका उपयोग व्यावसायिक ग्रंथों और मनोवैज्ञानिक कानूनों के लिए शिष्टाचार आवश्यकताओं द्वारा समझाया गया है व्यावसायिक संपर्क- एक व्यक्ति मांग की तुलना में अनुरोध के रूप में व्यक्त की गई कार्रवाई को करने के लिए अधिक स्वेच्छा से सहमत होता है।

कुछ मामलों में, वर्णनात्मक रूप से व्यक्त अनुरोध में यह क्रिया शामिल नहीं हो सकती है, उदाहरण के लिए: हमें आशा है कि आप निर्दिष्ट अवधि के भीतर हमारे प्रस्ताव पर विचार करना संभव समझेंगे.

अनुरोध प्रथम पुरुष एकवचन में किया जा सकता है (" पूछना..."), पहले व्यक्ति बहुवचन ("कृपया..."), तीसरा व्यक्ति एकवचन (ई में)। उस मामले मेंसामूहिक अर्थ वाले संज्ञाओं का प्रयोग किया जाता है: " प्रबंधन पूछता है... ", "प्रशासन पूछता है... ", "श्रम परिषद पूछती है... ", आदि), तीसरे व्यक्ति बहुवचन से, यदि सामूहिक अर्थ वाली कई संज्ञाओं का उपयोग किया जाता है ( प्रशासन और श्रम परिषद पूछते हैं... ).

यदि अनुरोध पत्र बहुआयामी हो तो ऐसे पत्र के दूसरे भाग की रचना कैसी दिख सकती है इस अनुसार(रचना के भाग पाठ के अनुच्छेद विभाजन के अनुरूप होने चाहिए):

कृपया कृपया...)
...
साथ ही मैं पूछता हूं...(हम भी पूछते हैं...)
...
मैं भी पूछता हूं...( हम भी पूछते हैं...)
...
वगैरह।

अनुरोध पत्र का मसौदा तैयार करते समय, आपको इसे ध्यान में रखना चाहिए ऐसी सिफ़ारिशें:

1. अनुरोध करते समय, इसे पूरा करने में अपनी या अपने संगठन की रुचि पर ज़ोर दें।
2. किसी भी परिस्थिति में पत्र की शुरुआत "कृपया..." शब्द से न करें - पहले अपने अनुरोध के कारणों को स्पष्ट करना अधिक युक्तिसंगत है (भले ही सभी विवरणों पर प्राप्तकर्ता के साथ पहले ही सहमति हो चुकी हो)।
3. प्राप्तकर्ता को पहले से धन्यवाद देने में जल्दबाजी न करें. ऐसा करके आप स्वयं और प्राप्तकर्ता दोनों को अजीब स्थिति में डाल देते हैं। जब आपको पता चले कि आपका अनुरोध स्वीकार कर लिया गया है तो धन्यवाद कहने का प्रयास करें।

अनुरोध तैयार करते समय, निम्नलिखित मानक अभिव्यक्तियों का अक्सर उपयोग किया जाता है:

• हम आपसे एक निवेदन कर रहे हैं...
  ...हमारे पते पर शिपिंग के बारे में...
  ...मेरे पते की दिशा के बारे में...
  ...हमारे संगठन में निर्वासन के बारे में...
  ...मुझे देने के बारे में...
• हम आपसे (आपसे) पूछते हैं...
  ...हमें बताओ)...
  ...मेरे पास भेजो)...
  ...तत्काल परिचय दें...
  ...तुरंत रिपोर्ट करें...
  ...के बारे में (कंपनी प्रबंधन को) सूचित करें...
  ...मुझे इसके बारे में सूचित करें...
• मैं इसके लिए आपकी (आपकी) सहमति चाहता हूं...
  ...को भेजा जा रहा है...
  ...हमें प्रदान कर रहे हैं...
  ...से परिचित होना...
  ...स्थानांतरण...निम्नलिखित उपकरणों का...
• हम इसमें आपकी (आपकी) सहायता चाहते हैं...
  ...प्राप्त हो रहा है...
  ...जितनी जल्दी हो सके भेजें...
  ...के संबंध में अतिरिक्त जानकारी प्रदान की जा रही है...
  ...बाहर ले जाना...
• मैं आपसे (आपका) निर्देश माँगता हूँ...
  ...पर एक समझौता संपन्न करने के लिए...
  ...एंटरप्राइज़ गोदाम से... एक प्रतिनिधि को डिलीवरी के लिए...
  ...के बारे में दस्तावेज़ तैयार करने के लिए...
  ...अवलोकन के लिए...
• हम आपसे अनुरोध करते हैं कि आप शिष्टाचार से इनकार न करें और...।

1) एक व्यावसायिक पत्र में आमतौर पर निम्नलिखित शामिल होते हैं:
शीर्षक;
मुख्य पाठ;
अंत.
शीर्षलेख में शामिल हैं:
पत्र भेजने वाली कंपनी (संस्था) का नाम;
डाक और तार का पता;
टेलेटाइप और टेलीफैक्स;
दूरभाष संख्या;
खाते की जांच;
प्रस्थान की तारीख: महीना एक शब्द के रूप में लिखा गया है। आमतौर पर ये विवरण लेटरहेड पर मौजूद होते हैं।
तारीख के आगे वाले शीर्षक में आमतौर पर पत्र की सामग्री या उसके लिखे जाने के कारण का लिंक होता है।
उदाहरण:
"संबंधित (संबंधित)..."
"डिलीवरी (आदेश) के मुद्दे पर।"
“नैनो. से..."
“तुम्हारे नंबर पर. से..."
व्यावसायिक पत्र पर मूल संख्या अंकित करें। विदेश में संबोधित पत्रों पर आउटगोइंग नंबर डालने की अनुशंसा नहीं की जाती है। वहां वे भेजने की तारीख और पत्र की सामग्री तक सीमित हैं।
व्यावसायिक पत्राचार में, लिफाफे पर लिखे कंपनी या संस्थान के पते और नाम के अलावा, नामित विशेषताओं को शीर्षक (पत्र के ऊपरी दाहिने हिस्से में) में भी रखा जाता है।
यदि पत्र किसी कंपनी या संस्थापक को संबोधित है, तो पहले नाममात्र मामले में कंपनी (संस्था) का नाम और फिर डाक पता बताएं। प्रमुख (संगठन) को भेजे गए दस्तावेज़ में, प्रबंधक के पद के शीर्षक में संगठन का नाम शामिल होता है।
उदाहरण: "कंपनी के अध्यक्ष को... श्रीमान..." किसी निजी व्यक्ति को संबोधित पत्र में, पहले डाक पता लिखें, और फिर प्राप्तकर्ता का उपनाम और आद्याक्षर लिखें। आप प्राप्तकर्ता के नाम के पहले Attn शब्द लगा सकते हैं, उदाहरण के लिए Attn. श्री। ब्लैक (ध्यान दें मिस्टर ब्लैक)।
यदि प्राप्तकर्ता की स्थिति ज्ञात है, तो उसे नाम के बाद इंगित करना उचित है। उदाहरण के लिए: ध्यान दें. श्री। ब्लैक, विभागाध्यक्ष (ध्यान दें श्री ब्लैक, विभागाध्यक्ष)। व्यक्तियों को संबोधित करते समय, अनौपचारिक अभिव्यक्ति प्रिय का उपयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए, प्रिय महोदय, प्रिय महोदया, प्रिय श्रीमान। ब्रॉन, प्रिय जॉन, और किसी कंपनी से संपर्क करते समय - औपचारिक डियर्स सिर्स (यूरोप), जेंटलमैन (यूएसए)।
यह ध्यान में रखना चाहिए कि नाम, पता, पता, हर शब्द आधिकारिक नाम, पद, पत्राचार की वस्तुओं के नाम बड़े अक्षर से लिखे गए हैं (एबीसी ऑफ बिजनेस कम्युनिकेशन // बिजनेस फॉर एवरीवन। एम., 1991। अंक 1. पी. 33, 34)।
संबोधन के बाद आमतौर पर एक परिचयात्मक वाक्यांश होता है। इसे पत्र के प्रकार और उसके उद्देश्य के आधार पर तैयार किया जाता है।
पत्र के ऊपरी दाएँ भाग में कंपनी का नाम - पत्र प्राप्तकर्ता का नाम नाममात्र मामले में रखा गया है, और फिर डाक का पता।
प्रबंधक को भेजे गए दस्तावेज़ में, प्रबंधक के पद के शीर्षक में संगठन का नाम शामिल है।
किसी निजी व्यक्ति को संबोधित पत्र में पहले डाक का पता और फिर प्राप्तकर्ता का उपनाम और आद्याक्षर लिखें।
अपील के बाद आमतौर पर एक परिचयात्मक वाक्यांश होता है, जो पत्र के प्रकार और उसके उद्देश्य के आधार पर तैयार किया जाता है।
इसलिए, परिचय की विशेषता बहुत विविधतापूर्ण है। साथ ही, ऐसे कई शिष्टाचार वाक्यांश हैं जो लिखते समय सबसे अधिक उपयोग किए जाते हैं और रूढ़िवादी हैं। उन्हें जानने या उन्हें हाथ में रखने से संदेश लिखने का समय कम हो जाता है और कई मामलों में लिखने की संस्कृति में सुधार होता है। कुछ स्थिर शिष्टाचार सूत्रों के उदाहरण:
हमें आपका पत्र क्रमांक... इस वर्ष 1 नवंबर को प्राप्त हुआ, जिसे जानकर हमें खुशी हुई
(हमें यह जानकर ख़ुशी हुई) कि...
हमें इस वर्ष 15 मई को आपका पत्र प्राप्त हुआ। इसके साथ संलग्न दस्तावेज़ भी।
हम अपने अनुरोध पर त्वरित प्रतिक्रिया से प्रसन्न हैं।
पत्र के लिए धन्यवाद...या नहीं...जवाब में हम आपको सूचित करते हैं...
हम आपके पत्र की प्राप्ति की पुष्टि करते हैं...सभी संलग्नकों के साथ
हम इसके द्वारा पुष्टि करते हैं कि हमें आपका इस वर्ष 14 मार्च का पत्र प्राप्त हो गया है और आपको सूचित करते हैं कि...
हम आपके पत्र से अत्यंत आश्चर्यचकित हैं... जिसमें आपने रिपोर्ट दी है...
हमें आपके टेलीग्राम (टेलेक्स) से यह जानकर आश्चर्य हुआ कि...
इस वर्ष 12 फरवरी के हमारे पत्र के अतिरिक्त। हमने तुम्हें बताया कि...
मुझे आपको लिखने की अनुमति दें...
हमें आपको याद दिलाना होगा...
हम एक बार फिर याद दिलाते हैं (सूचित करते हैं)...-
हमें आपके इनकार (चुप्पी) पर खेद है (अफसोस व्यक्त करें)।
दुर्भाग्य से, हमें अभी भी हमारे पत्र का आपका जवाब नहीं मिला है... और हम आपको फिर से याद दिलाने (पूछने) के लिए मजबूर हैं।
आपके पत्र के संबंध में... हम आपको सूचित करते हैं कि, हमें खेद है...
आपके पत्र के जवाब में (उत्तर देते हुए, संदर्भ देते हुए) हम आपको सूचित करते हैं कि...
हमारे टेलीग्राम की पुष्टि में...हम आपको सूचित करते हैं कि...
इस वर्ष 5 जून को हुई हमारी टेलीफोन बातचीत की पुष्टि में, हम आपको सूचित करते हैं कि...
हम आपके पत्र का संज्ञान लेते हैं। और रिपोर्ट करें.
हम आपको यह सूचित करने के लिए बाध्य हैं।
हमने तुम्हें बताया कि...
हम आपको सूचित करना चाहते हैं...
कृपया सूचित किया है...
आपके अनुरोध पर, हम आपको भेज रहे हैं...
कृपया आपके पत्र का उत्तर देने में हुई देरी के लिए हमें क्षमा करें...
कृपया इसके लिए हमारी क्षमा याचना स्वीकार करें।
प्रदान की गई सेवा (सहायता, समर्थन) के लिए हम आपको धन्यवाद देते हैं (हम आपके आभारी हैं, हम अपना आभार व्यक्त करते हैं)।
पत्र की सामग्री उन समस्याओं और कार्यों पर निर्भर करती है जिन्हें पत्राचार के माध्यम से हल किया जाना है। व्यावसायिक पत्र लम्बा नहीं होना चाहिए। अक्सर सामग्री अनुरोध, सहमति या इनकार को व्यक्त करने वाले एक या कुछ वाक्यों तक सीमित होती है।
वाक्यांशों के उदाहरण जो छोटे अक्षरों का आधार बन सकते हैं:
हम आपसे अनुरोध करते हैं कि आप हमें डिलीवरी के समय के बारे में सूचित करें...
कृपया शिपिंग तेज़ करें...
कृपया हमें इसके बारे में बताएं.
कृपया हमें इस मुद्दे पर अपने निर्णय के बारे में बताएं... हम आपसे भेजने के लिए कहते हैं... हमें इसके बारे में अतिरिक्त जानकारी चाहिए...
कृपया हमें बताएं कि क्या हमारा प्रस्ताव आपको स्वीकार्य है। कृपया निष्पादन के लिए हमारे आदेश की स्वीकृति की पुष्टि करें। आपका अनुरोध... स्वीकार कर लिया गया है।
आपके पत्र के जवाब में... हम आपको सूचित करते हैं कि डिलीवरी के लिए आपके अनुरोध... का सकारात्मक समाधान हो गया है।
हम आपको सूचित करते हैं कि आपका अनुरोध (आदेश, प्रस्ताव) हमारे द्वारा स्वीकार कर लिया गया है। आपकी मांगों के जवाब में... हम आपको सूचित करते हैं कि हमने निम्नलिखित उपाय किए हैं... आपके अनुरोध (आदेश) के जवाब में, हमें आपको यह बताते हुए खेद है (हमें आपको सूचित करना होगा, हम आपको सूचित करने के लिए मजबूर हैं) कि हम ( हमारे पास इसे (इसे) पूरा करने का अवसर नहीं है)। दुर्भाग्य से, हम आपके प्रस्ताव को अस्वीकार करने के लिए मजबूर हैं। दुर्भाग्यवश, निम्नलिखित कारणों से आपका अनुरोध स्वीकार नहीं किया जा सकता...
आपका अनुरोध (प्रस्ताव) विचाराधीन है. समीक्षा के परिणाम प्राप्त होने पर, हम आपको तुरंत सूचित करेंगे।
यदि आप इसमें निम्नलिखित परिवर्तन करने के लिए सहमत हैं तो आपका प्रस्ताव सहर्ष (आभार) स्वीकार कर लिया जाएगा...
आपका ऑर्डर इस शर्त पर पूरा किया जाएगा (उदाहरण के लिए, यदि आप अपनी ज़रूरत के सामान के लिए बाद की डिलीवरी तिथि पर सहमत हैं। शिपमेंट तिथि हमें स्वीकार्य है।)
किसी पत्र का मुख्य पाठ लिखते समय निम्नलिखित वाक्यांशों का उपयोग किया जाता है:
आपके अनुरोध के संबंध में (तदनुसार)... उपरोक्त के संबंध में... एक ही समय में... सबसे पहले... दूसरे... आदि। सबसे पहले...
इसके अलावा... इसके अलावा... इसके अलावा... फिर भी... इसके बावजूद... आगे हम मजबूर हैं... यह कहने की जरूरत नहीं है...
हम इसे आवश्यक (महत्वपूर्ण, आवश्यक, उचित) मानते हैं।
आपके अनुरोध (संलग्न दस्तावेज़) के अनुसार।
हमें पूरा यकीन है.
हम अपना विश्वास व्यक्त करते हैं...
यह आपके अनुरोध (सुझाव) से संबंधित है...
तथ्य यह है कि।
वरना हम मजबूर हैं. वर्तमान स्थिति में... हमारी राय में...
हम निम्नलिखित कारणों से आपके दृष्टिकोण से सहमत नहीं हैं... आपके इनकार (भुगतान न करने) की स्थिति में। आगे आप लिखिए. अलावा।
उपरोक्त (ऊपर, ऊपर उल्लेखित) के अतिरिक्त, हम आपको सूचित करते हैं...
यह आवश्यक है (आवश्यक, आवश्यक, चाहिए, चाहिए, आवश्यक समझें) जोड़ा जाना (चिह्नित, ध्यान दिया गया)।
उपरोक्त (ऊपर कहा गया है) को ध्यान में रखते हुए, यह इस प्रकार है (हम चाहते हैं, हमें चाहिए, हमें चाहिए)।
संक्षेपण (निष्कर्ष निकालना, संक्षेप करना, संक्षेप करना)। इस प्रकार (निष्कर्ष में)। देरी से बचने के लिए... यह स्वीकार करना आवश्यक (आवश्यक, चाहिए) है कि... हमें कठिनाई हो रही है। वास्तव में...
आपके अनुरोध (टिप्पणी) के संबंध में, हम इस तथ्य की ओर ध्यान आकर्षित करते हैं
क्या...
हम खेद (संदेह, हैरानी, ​​संतुष्टि) व्यक्त करते हैं। हमे अफसोस है...
अपने बचाव में, हम आपको सूचित करना चाहेंगे... आपकी भर्त्सना के उत्तर में, हम आपको सूचित करना चाहेंगे। हम मानते हैं... हम भी आपसे खरीदेंगे...
डिलीवरी की जाएगी (निष्पादित की जाएगी)।
हम रसीद की पुष्टि करते हैं...
अपना ध्यान इस ओर आकर्षित करें...
आप निस्संदेह (स्पष्ट रूप से) जानते हैं।
व्यावसायिक पत्र के अंत में लिखने या सूचित करने के अनुरोध के साथ-साथ शुभकामनाएं, आगे सहयोग की आशा, ऑर्डर प्राप्त करना आदि भी होते हैं। यहां क्षमा याचना और धन्यवाद भी हो सकता है.
पत्र एक विनम्रता सूत्र के साथ समाप्त होता है जिसमें पत्र पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति, उपनाम और प्रारंभिक अक्षर का संकेत होता है, और कुछ मामलों में एक मुहर लगाई जाती है।
व्यावसायिक पत्र के अन्य संरचनात्मक तत्वों की तरह, अंत में स्थिर अभिव्यक्तियों का उपयोग किया जाता है, उदाहरण के लिए:
कृपया अपनी सहमति बताएं. ईमानदारी से। कृपया अपने निर्णय के बारे में लिखें. ईमानदारी से।
हम आपसे अपने आदेश की प्राप्ति की पुष्टि करने और उस पर उचित ध्यान देने के लिए कहते हैं। ईमानदारी से...
हमें शीघ्र प्रतिक्रिया की आशा है. ईमानदारी से।
हम आपसे अनुरोध करते हैं कि आप अपनी प्रतिक्रिया में देरी न करें। सादर। कृपया हमें बताएं। ईमानदारी से। हम आपसे आपके द्वारा उठाए गए कदमों के बारे में हमें सूचित करने के लिए कहते हैं। ईमानदारी से। हमें आने वाले दिनों में आपकी प्रतिक्रिया की उम्मीद है। ईमानदारी से। हम आपकी त्वरित प्रतिक्रिया की सराहना करेंगे. ईमानदारी से। हमें आशा है कि निकट भविष्य में हमें प्रतिक्रिया मिलेगी और हम आपको अग्रिम धन्यवाद देंगे। ईमानदारी से...
अनुकूल प्रतिक्रिया की आशा है. ईमानदारी से। हमें उम्मीद है कि आप हमारा अनुरोध पूरा करेंगे. ईमानदारी से। हम आपके आदेश (अनुमोदन, सहमति, पुष्टि) की प्रतीक्षा कर रहे हैं। ईमानदारी से। आगे सहयोग के लिए सम्मान और आशा के साथ... प्रदान की गई सेवा के लिए अग्रिम धन्यवाद। साभार... समस्या के सकारात्मक समाधान की आशा में। सादर। यदि आपको सहायता (सहायता) की आवश्यकता हो तो कृपया हमसे संपर्क करें। ईमानदारी से...
सार्थक सहयोग की आशा है. ईमानदारी से। पत्र प्राप्त होने पर, हम आपसे लिखित (टेलीग्राफ, फैक्स) में पुष्टि करने के लिए कहते हैं। ईमानदारी से। हम आपको आश्वस्त करते हैं कि... सादर।
यदि दस्तावेज़, चित्र आदि पत्र के साथ संलग्न हैं, तो अंत में एक अनुलग्नक की उपस्थिति का संकेत दिया जाता है, उदाहरण के लिए:
"संलग्नक: नहीं से..."
आधिकारिक शिष्टाचार के अनुसार, प्रतिक्रिया पत्र पर समान (या उच्चतर) पद के कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। इसलिए, यदि पहल पत्र पर निदेशक (अध्यक्ष, अध्यक्ष) द्वारा हस्ताक्षर किए गए थे, तो इसके जवाब पर भी उसी निदेशक, या, चरम मामलों में, उनके डिप्टी द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।
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3.11. 5.