Планирование рабочего дня: как успевать все. Планирование рабочего дня: эффективные советы

Подчини себе время, или Как правильно спланировать рабочий день

Дел невпроворот? В такие моменты хочется, чтобы в сутках было не 24 часа, а как минимум 48. Но выход есть! В этой статье DW раскрывается секрет управления временем.

Вам знакома такая ситуация: телефон разрывается, электронный ящик пестрит сообщениями с пометкой "срочно", а к завтрашнему совещанию еще надо прочитать три отчета и подготовить свой собственный? И главное - непонятно с чего начинать, за что хвататься в первую очередь?! А тут еще коллега из соседнего отдела, который и кофе успевает попить, и всю работу переделать, и домой уходит вовремя.

Время на службе у человека

Цейтнот на работе - явление, в принципе, обычное, - в конце года, на завершающей стадии проекта, в период отпусков… Но если состояние аврала становится нормой, то есть повод задуматься. Ведь часто цейтнот возникает из-за неправильного планирования рабочего времени и неверной расстановки приоритетов: вместо того, чтобы сконцентрироваться на главном, мы размениваемся по мелочам.

С чего начать? Расставьте приоритеты! "Время - деньги", говорят в народе. Посыл ясен: расходуйте свое время так же бережно, как и содержимое своего кошелька. Вы же не потратите последние деньги на новый DVD, если у вас пусто в холодильнике? Правильно распорядиться 8 часами рабочего времени поможет тайм-менеджмент (от английского time-management) - совокупность приемов и методов, позволяющих более эффективно использовать наши временные ресурсы.

Теория "управления временем" - именно так чаще всего переводится слово "time-management" на русский язык - появилась в 60-х годах прошлого века в западных странах как следствие экономического прогресса. Объем работы менеджеров увеличился настолько, что они начали испытывать хроническую нехватку времени - не только в профессиональной, но и в личной жизни. Для борьбы с цейтнотом был разработан ряд методов по организации времени и повышению эффективности его использования.

Начни с себя

Впрочем, не все согласны с понятием "управление временем". "В распоряжении у каждого из нас - 24 часа в сутки, ни больше, ни меньше. Поэтому управлять и организовывать нам приходится в первую очередь не время, а самих себя", - говорит психолог-консультант по вопросам карьеры из Берлина Хелен Ханнерфельдт (Helen Hannerfeldt).

И тут же приводит еще один аргумент. "О технологиях управления временем написаны десятки книг. При желании можно посетить семинары на эту тему. Но вот о том, чтобы действительно применять новые знания на практике, каждый должен позаботиться самостоятельно, - говорит она. - Поэтому более корректным, чем "управление временем", на мой взгляд, является понятие "самоорганизация" - от английского "self-management".

Составьте список дел, тогда вы точно ничего не забудете! Итак, начинать надо с себя. Хелен Ханнерфельдт рекомендует понаблюдать за собой, чтобы определить, в какие часы вы работаете наиболее эффективно, и уже в зависимости от этого планировать рабочий день. Для планирования лучше всего использовать список дел (to-do-list), составлять который рекомендуется не на компьютере, а от руки. Вообще списки заданий - это один из самых известных инструментов тайм-менеджмента. Считается, что они не только позволяют лучше организовать себя, но и дают положительный психологический эффект. Закончив дело и вычеркнув его из списка, мы мотивируем себя "продолжать в том же духе".

Кроме того, по одному из методов тайм-менеджмента рекомендуется не только записывать все запланированные на день мероприятия, но и приблизительно рассчитывать время, которое вы планируете на них потратить. "Надо научиться оценивать, сколько времени у вас уйдет на выполнение того или иного задания, и в соответствии с этим составлять свой рабочий график. А в конце дня желательно делать небольшую ревизию и смотреть, сколько вы успели, где просчитались, а где, наоборот, справились быстрее, чем ожидалось", - поясняет берлинский тренер по организации времени Хелен Ханнерфельдт.

Важно, неважно …

Очень часто, войдя в рабочий ритм, мы начинаем выполнять задания по мере их поступления, как говорится "на автомате". И нередко бывает так, что, потратив полдня на менее важные вещи, к концу работы мы вдруг осознаем, что отчет, который к завтрашнему утру ждет шеф, писать уже некогда. Чтобы верно расставить приоритеты и не хвататься за все подряд, эксперты рекомендуют использовать так называемый метод Эйзенхауэра.

Его суть заключается в том, что все дела делятся на четыре категории - "срочные и важные", "срочные, но неважные", "важные, но несрочные", "неважные и несрочные" - и выполняются именно в такой последовательности. Считается, что такой подход к работе придумал и успешно применял американский президент Дуайт Эйзенхауэр, именем которого и назван метод.

"Конечно, есть опасность переборщить и поместить слишком много дел в категорию "срочные и важные", что опять-таки провоцирует стресс. Но в целом этот способ очень хорошо помогает сконцентрироваться на главном", - говорит психолог-консультант Хелен Ханнерфельдт. Кроме того, по ее словам, опыт показывает, что дела, попадающие в последнюю категорию - "неважные и несрочные" - очень часто решаются сами собой.

Обязанности и цели

Людям с развитым чувством ответственности любая работа кажется важной. Однако не стоит забывать и о том, что у вас, как у любого сотрудника, есть список заданий, четко прописанный в трудовом договоре. Поэтому все, что напрямую не входит в ваши обязанности, вы с легким сердцем можете оставлять "на потом" или вообще игнорировать.

Не стоит забывать и о личных целях. Эксперты рекомендуют сконцентрироваться на заданиях, которые обогащают ваш профессиональный опыт и помогают продвинуться по карьерной лестнице. Ну а рутинную работу - тот балласт, который волей-неволей приходится тащить с собой, следует по возможности оптимизировать или доверить другому исполнителю.

Как правильно распланировать свой день, чтобы все успевать? Каких правил нужно придерживаться, чтобы избежать стрессов и чувства неудовлетворенности? В этой статье вы узнаете, что нужно делать, чтобы повысить свою продуктивность и эффективность.

Если вы часто опаздываете, создаете завалы на работе, забываете о важных мероприятиях и нервничаете, что не успели сделать много дел, то эта статья для вас. С чего начать, чтобы научиться правильно планировать свое время?

Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте!

Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют набирающий популярность ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION - лучшее средство, теперь доступно всего за 99 руб!
Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию...

1. Заведите ежедневник. Не начинайте свой день, пока не запишите с утра, а еще лучше с вечера планы на будущий день. Составление списка дел – необходимое занятие, чтобы понимать, что нужно сделать и все успеть.
2. Ставьте себе напоминания о встречах, событиях на мобильном телефоне.
3. Если вы работаете на компьютере, заведите отдельный документ с списком дел.

Как правильно составлять список дел?

• Список дел необходимо писать каждый день, лучше с вечера.
• В списке пишите не более 7 приоритетных дел. Больше не стоит, так как за один день невозможно успеть больше.
• Записывайте все пункты в подробностях. Например: зайти в магазин и купить все, что нужно по списку. Запишите список необходимых товаров на отдельном листике. Тогда поход в магазин займет у вас намного меньше времени.
• Вы должны в списке дел поставить приблизительное время, которое вам потребуется на выполнение того или иного действия.
• Список дел должен быть всегда на виду. Если вы молодая мама, которую постоянно дергают дети и список теряется, тогда напишите несколько копий.
• Пишите список дел на неделю вперед, это поможет вам понять, какие дела особо срочные, а какие могут подождать.

Основные правила, как распланировать свой день, чтобы все успевать

1. Чтобы правильно распланировать свой день и все успевать, очень важно приучить себя просыпаться рано . Не важно, нужно вам идти на работу или нет. Организуйте нормальный режим сна. Чтобы чувствовать себя бодро, нужно спать 8 часов в сутки. Поэтому подумайте, во сколько вам нужно ложиться спать, чтобы и вставать рано и при этом высыпаться.
2. Очень важно слушать свои биологические часы . Вы лучше знаете, в какое время вы чувствуете себя полным сил и энергии, чтобы быстро сделать много дел. Если вы чувствуете прилив сил вечером, спланируйте день так, чтобы на вечер у вас остались особо важные дела. В остальное время займитесь менее важными, выделите время на отдых, саморазвитие, встречу с друзьями и т.д.
3. Очень важно при планировании дня расставить приоритеты . Сначала нужно делать те дела, которые по своей приоритетности самые значимые, и только потом приступать к второстепенным. Никогда не откладывайте важные дела на потом. Иначе, вы весь день будете о них думать и мыслями отвлекаться.
4. Не тратьте много сил и времени на дела, которые принесут вам незначительный результат . Затраты времени и конечный результат должны быть соизмеримы.
5. При планировании своего времени, вы должны продумать все возможные варианты, чтобы сделать свою жизнь проще . Например, если уборка в доме отбирает массу времени, подумайте, может, стоит нанять домработницу. Или выбросить давно ненужные вещи, разложить все по коробочкам, систематизировать. Тогда уборка будет забирать меньше времени.
6. При выполнении дел, проанализируйте, какие факторы чаще всего вас отвлекают и забирают ваше время . Возможно, вы часто отвлекаетесь на социальные сети, разговоры по телефону, мысли о других делах. Очень часто играют роль психологические факторы, например, страх не успеть сделать работу в срок, боязнь приняться за сложную задачу, лень.

Чего следует избегать, чтобы все успевать

1. Не тратьте время на просмотр телевизора . Любые новости, фильм вы можете посмотреть в интернете без рекламы. Это сэкономит ваше время.
2. Ограничьте время пребывания в социальных сетях, форумах и играх . Это пустая трата времени.
3. Постарайтесь избавиться от вредных привычек . Вы задумывались, сколько времени вы тратите на перекуры? Это не только забирает ваше время, но и здоровье. Вредные привычки не совместимы с успехом.
4. Научитесь перебарывать лень, несобранность и непунктуальность . Ставьте напоминания в телефоне, будильник заранее, чтобы не опаздывать. Устанавливайте ограничение по времени на выполнение всех дел.

Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе.
• В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода.
• Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены.
• Список «когда-нибудь».

Чтобы выполнять рабочие задания быстрее, нужно выполнять похожие дела подряд. Мозг привыкает к определенному типу работы и с каждым разом справляется все быстрее.

Если перед вами поставлена очень тяжелая задача или проект, необходимо разделить его на этапы. Тогда задание становится более понятным и реальным к выполнению. Используйте принцип «маленьких шагов».

Научитесь говорить «нет», не выполняйте работу за других, не становитесь инструментом для достижения чужих целей.

Все успешные бизнесмены, планируют самые важные дела в первой половине дня. Нельзя откладывать на потом то, что для вас находится в приоритете. Как говорится: «Сделал дело, гуляй смело».

Научиться выполнять все задания вовремя очень просто. Большинство людей сами создают себе проблемы и преграды в своей жизни. Стоит лишь приложить немного усилий и просто начать планировать свою жизнь. Вы должны понимать, что человек уставший и нездоровый не может работать продуктивно и полноценно проживать свою жизнь.

Поэтому, необходимо:

1. Высыпаться .
2. Правильно питаться. Употреблять как можно больше овощей и фруктов.
3. Занятия спортом повышают иммунитет , дают заряд бодрости и благотворно влияют на деятельность мозга. Улучшается память, концентрация, быстрее обновляются нейронные клетки.
4. Придерживайтесь списка дел . Пишите его на каждый день, на неделю и на год.
5. Не отвлекайтесь на ненужные вам дела , бесполезное общение. Не делайте работу за других.
6. При планировании своего дня, не набирайте обязанностей на себя больше, чем сможете выполнить . Адекватно оценивайте свое время и силы.
7. Поддерживайте порядок как дома, так и на рабочем месте . Каждая вещь должна иметь свое место, а каждое дело – свое время. Когда вы поддерживаете порядок, вы тратите намного меньше времени на выполнение дел. Пусть порядок и систематизация вещей войдет в вашу привычку.
8. Оптимизируйте свою работу . Старайтесь любое дело максимально упростить и сократить время на его выполнение.
9. Пользуйтесь современной техникой . Даже дома мультиварка, микроволновка, электромясорубка сэкономят вам массу времени на приготовление еды.
10. Всегда поощряйте себя за любой успех . Если справились вовремя с важным делом, позвольте себе 15 минут отдохнуть и скушать что-нибудь сладенькое или заглянуть на 10 минуток в одноклассники.
11. Не стремитесь к идеалу, его не существует . Если вы зацикливаетесь на том, чтобы все сделать еще и еще лучше, в итоге вы будете топтаться на месте и доведете себя до истерики.
12. Не накапливайте невыполненные дела . То, что вы запланировали сделать сегодня – сделайте!
13. Никогда не бойтесь попросить о помощи или распределить определенные задачи между сотрудниками.

Помимо составления списка дел, есть еще некоторые действенные методики планирования, которые широко используются в тайм – менеджменте. Это техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле.

Основные методики планирования

1. Правило Парето или принцип «80 на 20» . Лишь 20% ваших мыслей, разговоров и действий приводят к 80% процентам ваших результатов. И 80% других действий приводят к 20% результату. Поэтому не пытайтесь делать все и сразу, а делайте первоначально те дела, которые принесут вам максимальный результат.
2. Метод хронометража заключается в том, что вам нужно записывать все свое время, на что и куда вы его тратите. Анализ этих записей покажет вам, от каких действий стоит отказаться, что вас отвлекает, и какие процессы необходимо ускорить.
3. АВС планирование заключается в том, что вам необходимо распределить дела по степени важности по буквам. Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20% всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.

Если вы хотите научиться правильно распланировать свой день, быть хозяином своей жизни, для этого нужно немного. Всего лишь иметь желание этому научиться, приложить некоторые усилия и начать работать над собой. Вы просто должны ввести в привычку планировать свою жизнь, писать список дел на каждый день, вырабатывать в себе ответственность, усидчивость, пунктуальность. Обучение правильному планированию – это один из способов самосовершенствования, который способен в корне изменить вашу жизнь к лучшему. Вы научитесь расставлять приоритеты, определять главные ценности, ставить цели и достигать их в четко установленный срок.

Вы наверняка обращали внимание на то, что у одних специалистов карьера идёт в гору, а другие, что называется, плетутся в хвосте офисной жизни. Кто-то успевает решать и текущие, и стратегические задачи, а кто-то вечно срывает дедлайн. Как утверждают специалисты, дело не только в быстроте реакции и общем профессионализме. Успешная карьера – это в первую очередь результат эффективного планирования рабочего времени.

Как же научиться использовать каждую рабочую минуту себе во благо? Читайте советы рекрутингового портала .

Управляем своим временем
Свежим и настроенным на продуктивную работу Вы приходите в офис, включаете компьютер, проверяете почту, попутно вспоминая, что Вам предстоит сегодня сделать. Но пока Вы отвечаете на письма, начальник отвлекает вас мелким, но требующим времени поручением, а коллега эмоционально рассказывает о вчерашнем совещании у директора. Тем временем Вам приходит ещё два письма с пометкой «срочно». Когда Вы, наконец, вспоминаете, что именно сегодня с утра должны были заняться подготовкой важной презентации, день уже перевалил за середину. Скорее всего, Вам опять придётся задержаться в офисе...

Знакомая картина? А ведь всего этого можно было избежать, накануне потратив пять минут на планирование дня. Конечно, это не избавило бы Вас от срочных писем, но всё же день был бы заметно более организованным.

По данным Исследовательского центра рекрутингового портала сайт, 23% экономически активных россиян не умеют планировать свой день. Между тем, по мнению специалистов по тайм-менеджменту, грамотное планирование – залог жизненного благополучия и, конечно, успешной карьеры. Составляя план дел на день, неделю, месяц, мы становимся организованнее, учимся ценить время и расставлять приоритеты. Человек, планирующий своё время, сам управляет им, в отличие от тех, кто плывёт по течению.

Что нужно включать в план?
Как должен планировать своё рабочее время специалист, нацеленный на карьерный успех? Стратегический план на год или полгода должен каждый день превращаться в тактический план на день. Ежедневное планирование – секрет личной эффективности многих успешных людей.

Составляя план на день, запишите всё, что нужно сделать – от участия в совещании до поздравлений коллег или партнёров по электронной почте. И помните, для успешной карьеры нужно всегда делать немного больше или лучше, нежели от Вас ожидают. К примеру, если руководитель поручил Вам систематизировать архивы отдела, сделайте это так, чтобы пользоваться результатами Вашего труда было не только удобно, но и приятно. Кроме того, приучите себя вносить в план на день не только те задания, выполнения которых ждёт шеф, но и те, которые будут работать на Ваш личный имидж, принося Вам дополнительные «очки» в ежедневных офисных делах.

Составлять список дел можно в обычном бумажном ежедневнике или в специальной программе на компьютере – это не имеет особенного значения. Главное – привести в порядок мысли и не забыть ни одного дела, которое требует Вашего внимания.

Расставляем приоритеты
Итак, список дел на день составлен. Теперь нужно расставить приоритеты – определить, что из написанного первостепенно важно (такие задачи обозначьте в плане буквой А), что важно, но не срочно (Б), и что желательно, но необязательно (В).

Расставляя приоритеты, не забывайте: то, что работает на Вашу карьеру (Ваши инициативы, проекты, за которые Вы отвечаете лично и т. д.), должно иметь первостепенную важность, то есть помечаться буквой А.

Определившись с главным, подумайте, когда Вам будет удобнее всего выполнить то или иное дело. Работу, требующую сосредоточенности и погружённости, лучше всего планировать на то время, когда Вас не слишком часто отвлекают звонки и чрезмерно коммуникабельные коллеги. Многие успешные люди давно взяли себе за правило делать что-то сложное или важное ранним утром, в тишине и спокойствии, пока рабочий день ещё не в самом разгаре.

И, наоборот, задачи, решение которые требует контакта с коллегами, клиентами или партнёрами, будет легче выполнить в середине рабочего дня, когда все доступны для общения и настроены на деловой лад.

Тайм-менеджмент на службе карьеры
Довольно эффективное правило личного тайм-менеджмента, помогающее не держать в голове много мелких задач одновременно, звучит так: если дело занимает меньше трёх минут, его нужно сделать сразу, не откладывая. Возникла необходимость позвонить клиенту, чтобы уточнить время встречи? Не раздумывайте, в какое время дня это лучше сделать – берите телефон и звоните. Следование этому принципу освободит Ваш ежедневник от лишних записей, а голову – от ненужных раздумий и планов.

Ещё одна весьма полезная заповедь – не делать несколько дел одновременно. И даже если лавры Юлия Цезаря не дают Вам покоя, не пытайтесь обсуждать по телефону условия контракта и в то же время вносить изменения в таблицу на мониторе компьютера. Так Вы рискуете ошибиться в таблице и упустить что-то важное в телефонном разговоре. Иными словами, делайте важные дела последовательно, а не параллельно.

Гибкость или твёрдость?
План готов, приоритеты определены, и теперь Ваша задача – не сбиться с курса. Почти наверняка уже с самого утра у Вас найдётся масса других дел, важных и не очень. Руководитель может поручить Вам ответственные переговоры с клиентом, а коллеги – привлечь к составлению важного документа.

Что из этого важнее для жизненного и карьерного успеха, решать Вам. С одной стороны, нужно уметь не только составлять план на день, но и корректировать его по мере необходимости. С другой стороны, чтобы не утонуть во второстепенных делах, Вам рано или поздно придётся научиться говорить людям «нет».

Главная ценность
Ежедневное планирование учит нас ценить время. Человек, имеющий план на день, неделю, месяц или даже год, едва ли позволит себе ежедневно терять час, к примеру, добираясь на работу в метро. Скорее всего, это время он потратит на чтение профессиональных журналов или прослушивание подкастов на английском. Ведь час в день – это двадцать (или больше) часов в месяц и как минимум 240 часов в год! Масса времени, которое можно и нужно провести с пользой для себя и своего профессионального развития.

Помимо всего прочего, ради успешного продвижения по карьерной лестнице Вам придётся научиться забывать о соблазнах интернета, таких как социальные сети, форумы, чаты и онлайн-игры. Исключение могут составлять лишь специалисты, ежедневная деятельность которых плотно связана с продвижением родной компании в виртуальном пространстве. Остальным же мы настоятельно рекомендуем пользоваться социальными интернет-ресурсами дома, в свободное от работы время.

Успехов Вам в планировании рабочего времени!

Время чтения: 9 минут

Любая работа выполняется за определенный промежуток времени, и если вы готовы потратить весь день на выполнение не сложной задачи, то провозитесь с ней весь день. Но если на выполнение данной задачи вы ограничите время, то выполните ее быстрее. Так было всегда, именно поэтому успешные люди занимаются правильным планированием рабочего дня, чтобы их работа проходила быстрее и эффективнее.

20 пунктов планирования рабочего дня

Мы предлагаем вам 20 пунктов, которые помогут вам с правильным планированием рабочего дня и максимальной продуктивностью. Не обязательно следовать каждому совету, но попробовать каждый из пунктов необходимо. Так вы сможете понять, что вам подходит, и сможете научиться планировать свой рабочий день.

1. Позитивный настрой

Каждое утро должно начинаться с позитива. С хорошим настроением у вас появляется желание действовать. Позитивный настрой создается ежедневно. Для этого, выполняя ежедневные работы для достижения цели, должен быть виден результат ваших трудов, отдых и поощрение за ваши достижения.

Каждый день находите ответы на вопросы:

— как сохранять ежедневный позитивный настрой?

— как много я сегодня сделал для достижения цели?

— какое поощрение сделать сегодня за выполненную работу?

2. Правильный сон и завтрак

От того, как вы выспались, и какой у вас был завтрак, зависит весь дальнейший день. Важно следить за своим сном, выбрать правильное время для отбоя и подъема, определив количество часов для сна. Сон должен длиться около 6-8 часов.

Завтра должен быть легким и питательным, содержащим максимальное количество протеина. За 5 минут до завтрака выпейте стакан воды, организм должен пробудиться перед приемом пищи. Уделяйте большое значение своему завтраку.

3. Душ для пробуждения

Чтобы лучше пробудиться приучите организм к холодному душу. Приучать нужно именно к холодной воде для пробуждения, а не нарабатывать привычку принимать только душ по утрам. Душ можно заменить простым умыванием холодной водой.

4. Время рабочего дня

Если организм способствует к дрессировке (в хорошем смысле слова), то можно постараться приучить его начинать рабочий день в определенное время с точностью до минуты. В ином случае старайтесь выполнять работу после выполнения первых трех пунктов.

5. Перепланировка рабочего дня

Составлять список задач желательно с вечера. Утром же уделяйте 10 минут на перепланировку. Каждому делу уделяется свое время. Между задачами идет отдых, физические упражнения, прием пищи и другие дела, разгружающие мозг. Лучше потратить 10 минут в начале дня и расписать распорядок своих задач, чем проигнорировать данный пункт и потратить весь день, выполняя одну задачу.

6. Приступайте к работе мгновенно

Приучите себя после перепланировки рабочего дня сразу приступать к работе. Если начать работу с зависания в социальных сетях, на развлекательных сайтах или делать что-то отдаленное от рабочих задач, то вы начнете терять свое время и потеряете самоконтроль, самодисциплину и пунктуальность к своим задачам.

7. Начинайте работу с самых важных дел

Как правило, самые важные и самые сложные задачи решаются в первую очередь. Во первых, с начала рабочего дня у вас много времени и вы точно успеете выполнить эти задачи, во вторых, проще перенастроить себя на более легкие дела, нежели выполнять сначала легкие задачи, а уже потом переходить к более трудным, требующим больше времени и усилий.

8. Удаляйте отвлекающие факторы

Те же самые социальные сети, почта, друзья и родственники, кот, телефон и прочее. Все, что может нарушить вашу производительность и отвлечь от работы должно быть исключено. Если вас начнут отвлекать, производительность будет значительно снижаться, вы упустите временную нить, вдохновение и желание к рабочему дню.

9. Рабочее пространство

Подготовьте к работе свой рабочий стол. Порядок на рабочем столе – порядок в голове. Уберите все лишние бумаги со стола и предметы. Если предметы интерьера вам никак не мотивируют – уберите и их. МФУ, папки и бумаги должны находиться рядом с рабочим столом, но не на нем. Убедитесь в чистоте и удобстве.

10. Не забывайте про отдых

Об этом уже упоминалось. Отдых должен быть постоянным и своевременным. Как только ваши глаза устают, дайте им отдых. Как только вы засиделись – встаньте и пройдитесь. Отдых должен быть во время любой деятельности; он не должен отвлекать, но и отказ от отдыха сказывается на здоровье и работоспособности.

11. Сокращайте сроки работы

Выделенный срок на выполнение работы должен быть больше, чем срок самой работы. Если на задачу выделяется 2 часа, постарайтесь сделать ее немного быстрее, не теряя при этом качества работы. Так у вас останется больше времени на отдых перед выполнением следующей задачи.

12. Одноразовые задачи

Задача, которую можно выполнить менее чем за 10-15 минут должны соединяться с аналогичными и выполняться за один общий промежуток времени. Чтобы не приступать к каждому мелкому заданию по отдельности, затрачивая на подготовку дополнительные минуты, выполняйте их одновременно. Написать письмо, позвонить, выполнить другую работу – на все это определяется отдельный час времени и выполняется одно действие за другим без перерывов. Разнообразие мелких работ не утомит вас, зато сэкономит время.

13. Завершайте начатое

Этот пункт невозможно игнорировать, иначе какой смысл придерживаться всего вышеперечисленного, планировать свой рабочий день и не завершать начатые задачи. Все, что требует завершения, должно быть завершено в срок сегодня же. Если задача большая, то разделите ее на части и постарайтесь выполнить за один рабочий день.

14. Время рабочего дня

Составив список задач, выделив время на их выполнение, вы должны весь свой рабочий день провести с максимальной отдачей и выполнить как можно больше из списка. Но бывает и такое, что остается свободное время во время рабочего дня. Постарайтесь использовать и это время, выполнив какую-нибудь работу.

15. Принцип Парето

В нем говориться о 80% решений, которые выполняются за 20% времени и усилий. Чем меньше времени вы уделяете поставленным задачам, тем лучше и быстрее получите результат. Сокращать сроки необходимо в пределах разумного.

16. Окончание рабочего дня

Важно заканчивать рабочий день вовремя либо с небольшим временным преимуществом. Главное, чтобы не осталось незавершенных дел. Если время осталось, выполните еще 1-2 короткометражных задач. Обязательно поощряйте себя за проделанную работу и настраивайте себя на следующий рабочий день.

17. Контролируйте свои результаты

Самодисциплина и самоконтроль одни из основополагающих ценностей любого человека. Выполняйте весь план в сроки, придерживайтесь советов из данной статьи, которые помогут правильно составить ваш рабочий день и добиться максимального результата. Каждая из выполненных задач должна приближать вас к цели и мотивировать по утрам начинать новый рабочий день с позитива.

18. Составляйте список задач на завтра

И так по кругу. Конец рабочего дня заключается в том, чтобы проанализировать свою работу и подготовить список задач на завтра.

19. Отдыхайте и наслаждайтесь жизнью

Обязательно ежедневно делайте то, что принесет вам наслаждение. Вечер с любимым человеком, прогулка, ресторан, книги, фильмы, поездка. Вознаградите себя.

20. Разгрузка

Хотя бы раз в неделю у вас должна быть умственная и физическая разгрузка. Забудьте на сутки о делах, отдохните душой или телом. Обязательно давайте себе подобный отдых. Ваша голова требует отдыха, тело требует отдыха. Следите за здоровьем ежедневно, занимайтесь физическими упражнениями или спортом с минимальной самоотдачей. Забудьте о делах.

Каждый из 20 пунктов поможет, как запланировать рабочий день, так и повысить продуктивность вашей деятельности, быстрее ведя вас к поставленной цели. Подстраивайтесь под себя, каждый пункт должен улучшить ваши показатели. Если такового не происходит, отказывайтесь от него и ищите что-то свое, возможно, противоположное. Планируйте рабочий день, составляйте список дел и идите к своей цели ежедневно, не останавливаясь на достигнутом результате.

Вконтакте

Кто из нас не задавался вопросом, что же является наибольшей ценностью? Довольно часто мнения по этому поводу расходятся. Одни считают, что информация, другие — время. Несмотря на то, что современное общество имеет достаточно возможностей для экономии времени, почему то именно времени как раз и не хватает. И сразу же в голову приходят мысли: «Почему технический прогресс играет злую шутку?», «Как успеть сделать все да еще и хорошо?», «Как распределять и планировать свой день, чтобы хоть частично себя разгрузить?». Все очень просто. Нужно всего лишь научиться правильно планировать время.

Правила, которых следует придерживаться, если есть желание все успевать

Чтобы все успевать и иметь время на отдых, следует:

• разработать определенный план;
• первоочередно разбирать мелкие по важности дела, не оставляя их на потом;
• не тратить рабочее время впустую на ненужные дела;
• ежедневно анализировать выполненные задачи;
• в зависимости от важности правильно распределять приоритеты;
• следить за порядком;
• выработать в себе силу воли следовать новым привычкам.

Как научиться планировать свой день: этапы планирования времени руководителя

Вроде бы правильно распределить рабочее время, определить последовательность повседневной работы не составляет особого труда, однако, не всем это под силу. Если в голову приходят мысли о том, как своевременно сделать важные дела и не устать, важно научиться правильно планировать и распределять время. Немаловажную роль здесь играет правильно составленный план распорядка дня.

Не стоит забывать о таком важном факторе, как ограниченность времени. Время нельзя остановить, изменить, вернуть, а значит то же самое касается и работы, и дел, и нашей жизни в целом.

Существуют такие этапы планирования рабочего времени:

• выработка дисциплинированности (научиться контролировать свой день – важная задача успешного руководителя);
• определение степени важности дел (допускается планировать не более 3 срочных дел в день);
• рациональное распределение дел на важные, срочные, легкие, простые, незначимые;
• составление поэтапного плана выполнения работ;
• избавление от простых, мелких, легких дел, выполнение которых занимает менее 10 минут (разгрузка последующих дней);
• отказ руководителя от занятий, которые «воруют» время (просмотр сериалов, многочасовое общение в соцсетях, посиделки с друзьями);
• определение каждой вещи в доме и на работе своего места;
• избавление от рабочего хлама (достаточно 10 минут в день, чтобы перебрать документы и выбросить ненужное);
• выбор хобби для досуга.

Чтобы не терять друзей и правильно экономить время, необходимо следовать правилу: посещать страницы в соцсетях 2 раза в неделю, выделять для встречи с друзьями выходные дни, планировать заранее личные встречи, сокращать время «пустых» телефонных разговоров до 15 мин в день.

Как составить план работы

Плодотворное планирование возможно, если придерживаться следующей последовательности в работе:

1. Определить цели и задачи, на основании которых разработать план работы. Он может быть краткосрочным (на неделю) либо долгосрочным (на месяц, квартал, год).

Внимание: Успешному руководителю нельзя отступать ни на шаг от плана. Можно вносить в него корректировки, например, менять местами дела, дни важных встреч, планировать на другое время мероприятия, но кардинально изменять нельзя ни в коем случае.

1. Распределить задачи и определить сроки их исполнения. Важно научиться в первую очередь выполнять дела, которые имеют ограниченные сроки и те, которые требуют применения больших усилий. Далее можно планировать среднесрочные задачи и работу, требующую выполнения стандартных функций. В последнюю очередь следует выполнять малозначимую работу.

1. Обязательная отметка срочных дел, возникших накануне исполнения, в своем ежедневнике или календаре (дает возможность руководителю успевать делать все вовремя, не упуская важных моментов).

1. Анализ всех дел, сокращение списка задач (по мере возможности).

Чтобы разгрузить свой день, важно:

1. Следовать ограничению выполнения дел: не более 3-х срочных, не более 10-ти в общем за день.
2. В планировании придерживаться выполнения сложных задач в более удачное время, желательно в первой половине дня, легких – в конце рабочей смены.
3. Не выполнять следующую работу, не завершив предыдущую (важно поэтапно планировать задачи, выполнив оговоренные ранее).
4. Не оставлять незавершенные дела, не переносить их на следующий рабочий день.
5. Если все же имеются невыполненные задачи, рекомендуется делать о них отметку в календаре важных дел, где особо отмечать их. В случае, если одно и то же дело стабильно «живет» в ежедневнике несколько дней подряд, стоит подумать, как от него отказаться либо просто передать его другому исполняющему лицу.

Секреты рационального планирования

Правильно планировать день позволят:

• оценка плана работы, корректировка заданий, составление распорядка дня;
• контроль за выполнением дел, устранение одновременного выполнения нескольких задач (в противном случае существует риск низкой результативности в работе);
• завершение начатых дел;
• устранение препятствий, которые мешают руководителю выполнять поставленные задачи, отвлекают внимание, влияют на планы;
• чередование работы с отдыхом;
• анализ планирования времени;
• постоянное улучшение своих результатов работы.

Секреты экономии времени руководителя

1. Важно объединять похожие задачи, например, совмещать переговоры, разбирать корреспонденцию, отвечать на электронные письма.
2. Не менее важно создание спокойной обстановки. Это необходимо для того, чтобы ничто не отвлекало от работы.
3. Ограничение своего рабочего времени позволит избежать малопродуктивного результата от деловых встреч.
4. Умение распределять приоритеты – важный показатель рациональности и последовательности дел, который влияет на достижение поставленных целей.
5. Выполнение исключительно важных дел позволяет руководителю добиться высоких показателей в своей работе.
6. Значительную часть времени поможет сэкономить распределение задач между сотрудниками.
7. Не менее важна поэтапность в работе. Двигаться к цели намного легче, если подниматься по лестнице, начиная с мелочей и достигая высот.
8. Ведение ежедневника важных дел поможет устранить накладку одних задач на другие, скопление дел в конце месяца.
9. Важные решения лучше принимать с утра. Таким образом можно создать ощущение успешности на весь рабочий день.
10. Составляя планы, графики дел, важно учитывать истинный уровень трудоспособности, поскольку именно он влияет на конечный результат работы.