इन्वेंटरी दस्तावेज़. एक सूची तैयार करना और उसके परिणाम रिकॉर्ड करना

गोदाम में इन्वेंटरी व्यवस्था बनाए रखने और शेष राशि के उचित लेखांकन के लिए एक आवश्यक प्रक्रिया है। इसकी मदद से आप न केवल बिक्री का प्रबंधन कर सकते हैं, बल्कि उत्पादन दक्षता का मूल्यांकन भी कर सकते हैं। ऐसे विशेष संगठन हैं जो आउटसोर्सिंग के माध्यम से स्पष्ट रूप से और अनावश्यक लालफीताशाही के बिना सूची तैयार कर सकते हैं। इसे स्वयं करना काफी संभव है, मुख्य बात इसके कार्यान्वयन के सामान्य नियमों को जानना है। लेख में गोदाम में इन्वेंट्री की प्रक्रिया और संचालन, कौन से दस्तावेज़ तैयार करने की आवश्यकता है और परिणामों का दस्तावेजीकरण कैसे किया जाए, इस पर चर्चा की गई है।

सामान्य इन्वेंटरी नियम

इन्वेंटरी एक श्रमसाध्य और महँगा उपक्रम है। इसे करते समय, कामकाजी और गैर-कामकाजी घंटों के दौरान होने वाली लागतों को ध्यान में रखना उचित है।

व्यावसायिक घंटों के दौरान: (विस्तार करने के लिए क्लिक करें)

• इसके कार्यान्वयन के दौरान, इसमें शामिल कर्मचारी अपने तत्काल कर्तव्यों को पूरा नहीं कर पाएंगे;
• ग्राहकों को माल की शिपमेंट और ऑर्डर में मौजूदा शेष राशि को पूरा करना निलंबित कर दिया जाएगा;
• गिनती की अवधि के दौरान, आपूर्तिकर्ताओं से सभी खरीद और रसीदें रोक दी जाती हैं।

बाहर काम के घंटे:

• जो कोई भी एक दिन की छुट्टी पर इन्वेंट्री करने के लिए बाहर जाता है उसे दोगुनी दर पर भुगतान किया जाएगा।

यही कारण है कि कोई भी वास्तव में अनिर्धारित निरीक्षण का उपयोग नहीं करता है। इस मामले में, शुरू में काम को इस तरह से स्थापित करना अधिक प्रभावी होगा कि स्वचालित रिकॉर्ड बनाए रखा जाए और कर्मचारी इन्वेंट्री आइटम प्राप्त करने और शिपिंग करने के मुद्दों में अधिकतम प्रशिक्षित और सक्षम हों।

सामान्य इन्वेंट्री नियम:

• सभी आयोग सदस्यों की उपस्थिति;
• इन्वेंट्री आइटम की वास्तविक गणना, न कि भौतिक रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों के शब्दों से;
• निरीक्षण की शुरुआत तक, माल और सामग्रियों की आवाजाही और वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों से प्राप्तियों पर सभी संलग्न दस्तावेजों के साथ कमोडिटी रिपोर्ट प्रदान की जानी चाहिए;
• इन्वेंटरी परिणाम इन्वेंट्री सूची और इन्वेंट्री रिपोर्ट में दर्ज किए जाते हैं।

इन्वेंटरी की समय सीमा

यह औचक निरीक्षण और नियोजित निरीक्षण दोनों के रूप में किया जाता है, जिसकी आवृत्ति संगठन की लेखा नीति में निर्धारित होती है। पूर्व और उत्तरार्द्ध के बीच अंतर यह है कि कर्मचारियों को इसके लिए तैयार करने के लिए कोई समय आवंटित नहीं किया जाता है; मुख्य लक्ष्य गोदामों में शेष राशि को समेटना नहीं है, बल्कि कर्मचारियों के काम और उनकी क्षमता की जांच करना है। इन्वेंट्री इन्वेंट्री की अनुशंसित आवृत्ति महीने में कम से कम एक बार होती है

अनिवार्य जाँचें की जाती हैं:

• वार्षिक रिपोर्ट जमा करने से पहले वर्ष में एक बार;
• संपत्ति बेचते, खरीदते या पट्टे पर लेते समय;
• उद्यम के पुनर्गठन के दौरान;
• फोरमैन या पूरी टीम सहित भौतिक रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों को बदलते समय;
• अप्रत्याशित घटना के कारण (आग, बाढ़, संपत्ति को नुकसान, चोरी का पता लगाना, आदि);
• ब्रिगेड में से एक की पहल (अनुरोध) पर।

एक गोदाम में इन्वेंट्री के चरण

इन्वेंट्री आयोजित करने की प्रक्रिया पर विस्तृत निर्देश संपत्ति और वित्तीय दायित्वों की इन्वेंट्री के लिए दिशानिर्देशों में निर्धारित हैं। इस प्रक्रिया को सही मायने में तभी मान्यता मिलेगी जब सभी नियमों का शत-प्रतिशत पालन किया जाएगा।

प्रक्रियाओं को 3 चरणों में विभाजित करना उचित है:

गोदाम सूची समिति में कौन है?

आयोग में श्रमिकों की निम्नलिखित श्रेणियां शामिल हैं: (विस्तार के लिए क्लिक करें)

• संगठन के प्रशासन के प्रतिनिधि;
• मुनीम;
• अर्थशास्त्री;
• यदि सही इन्वेंट्री (तकनीशियनों, इंजीनियरों) द्वारा आवश्यक हो तो अन्य विशिष्टताओं के कर्मचारी;
• आंतरिक लेखापरीक्षा कर्मचारी;
• आर्थिक रूप से जिम्मेदार व्यक्ति;
• स्वतंत्र लेखा परीक्षक (आउटसोर्सिंग)।

उद्यम के प्रबंधन के आदेश द्वारा अनुमोदित आयोग को संपूर्ण लेखापरीक्षा के दौरान उपस्थित रहना चाहिए। अन्यथा, इन्वेंट्री को अमान्य माना जाएगा.

गोदाम सूची परिणाम

इन्वेंट्री शुरू करने से पहले, यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि सभी दस्तावेज लेखा विभाग द्वारा किए गए हैं और उचित लेखा प्रणाली में दर्ज किए गए हैं। यदि ऑडिट की तैयारी के चरण में कोई विसंगति पाई जाती है, तो डेटा अकाउंटेंट के ध्यान में लाया जाता है। आर्थिक रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों का अंतिम कार्य यह संकेत देना है कि सब कुछ क्रम में है।

यदि उद्यम के पास एक बड़ा गोदाम या कई गोदाम हैं, तो कार्य की दक्षता सुनिश्चित करने के लिए प्रत्येक साइट पर गिनती (कार्य) आयोग बनाए जाते हैं। काम से पहले, इन आयोगों के सभी सदस्यों को किए जाने वाले काम पर विस्तृत निर्देशों से गुजरना होगा। यदि यादृच्छिक सूची हो रही है, तो यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि निरीक्षण किया जाने वाला सामान एक ही स्थान पर एकत्र किया गया है। सभी कार्यों के परिणाम एक पेन के साथ इन्वेंट्री रिकॉर्ड में दर्ज किए जाते हैं।

स्वचालित लेखा प्रणाली का उपयोग करके मानवीय कारक को कम किया जा सकता है: प्रत्येक उत्पाद को एक बारकोड सौंपा जाता है, इसे स्कैनर का उपयोग करके पढ़ने पर, आयोग तुरंत स्वचालित विश्लेषण देखता है। साथ ही, उत्पाद के अनुपालन और उसके बारकोड के अनुसार सिस्टम में प्रदर्शित नाम की सावधानीपूर्वक निगरानी करना महत्वपूर्ण है।

यदि क्षतिग्रस्त सामान पाया जाता है, तो उन्हें आगे बट्टे खाते में डालने और इन्वेंट्री परिणामों में शामिल न करने के लिए, उन्हें TORG-16 फॉर्म का उपयोग करके दर्ज किया जाता है।

थोक वस्तुओं की जांच आयामों को मापकर और वस्तुओं और सामग्रियों के आपूर्तिकर्ता से जुड़े दस्तावेजों में निर्दिष्ट समान जानकारी के साथ तुलना करके की जाती है।

यदि अछूती पैकेजिंग में सामान संग्रहीत है, तो मात्रा की गणना लेबलिंग के अनुसार की जाती है। नियंत्रण जाँच के रूप में, कई पैकेज खोलें और देखें कि उनमें मौजूद मात्रा लेबल पर दर्शाई गई मात्रा से मेल खाती है या नहीं।

इन्वेंट्री गिनती के दौरान गोदाम में माल की प्राप्ति और प्रस्थान

इन्वेंट्री के दौरान इन्वेंट्री वस्तुओं की आवाजाही अनिवार्य रूप से भ्रम पैदा करेगी। इसके अलावा, आंदोलन का मतलब न केवल गोदाम से माल की स्वीकृति और वितरण है, बल्कि गोदाम/गोदामों के भीतर इसकी आवाजाही भी है। वास्तव में, ऐसी स्थिति की कल्पना करना कठिन है जिसमें एक सामान्य प्रबंधक अपने व्यवसाय को एक दिन के लिए भी पूरी तरह से पंगु बनाना चाहेगा। विशेषकर यदि कार्यसूची सप्ताह में 7 दिन हो।

व्यवहार में, ऑडिट के दौरान ध्यान में रखे गए तैयार उत्पादों को ठेकेदारों को भेजना या उन्हें एक ऑर्डर में पूरा करना काफी स्वीकार्य है। यद्यपि यह इन्वेंट्री की शुद्धता पर एक निश्चित मात्रा में जोखिम डालता है, यह गोदाम में डाउनटाइम से आपके नुकसान को कम करता है। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि इन्वेंट्री आइटम का शिपमेंट केवल मुख्य लेखाकार की लिखित अनुमति से ही किया जाता है। माल के इस समूह के लिए एक इन्वेंट्री लेबल बनाया जाता है। यह शिपमेंट से पहले और बाद में इन्वेंट्री आइटम की मात्रा रिकॉर्ड करता है। जिसके बाद भेजे गए आइटम () के लिए एक इन्वेंट्री रिपोर्ट भरी जाती है। वस्तुओं एवं सामग्रियों की स्वीकृति भी होती है। यह ऑपरेशन INV-3 फॉर्म का उपयोग करके संपूर्ण इन्वेंट्री कमीशन द्वारा दर्ज किया जाता है।

इन्वेंट्री डेटा की रिकॉर्डिंग और मिलान

इन्वेंट्री के दौरान, निम्नलिखित दस्तावेज़ भरे जाते हैं:

यदि अंतिम तीन को गैर-मानक स्थिति के लिए जिम्मेदार ठहराया जाना है, तो इन्वेंट्री सूची INV-3 किसी भी ऑडिट का मुख्य दस्तावेज है। इसकी मदद से, न केवल गोदामों में शेष राशि की वास्तविक मात्रा दर्ज की जाती है, बल्कि पहले प्रस्तुत वित्तीय विवरणों के साथ विसंगतियों का तुलनात्मक विवरण भी तैयार किया जाता है।

ऑडिट पूरा होने पर, आयोग के सभी सदस्य इन्वेंट्री सूची में इसके परिणामों पर हस्ताक्षर करते हैं। इसे दो प्रतियों में संकलित किया गया है: एक एकाउंटेंट के लिए, दूसरा वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति के लिए। जब किसी दस्तावेज़ में कोई त्रुटि पाई जाती है, तो वह इसे अकाउंटेंट के ध्यान में लाता है और उसके बाद ही ऑडिट के परिणामों पर अपनी लिखित सहमति देता है।

यदि मिलान शीट को भरने के दौरान महत्वपूर्ण विसंगतियां पाई जाती हैं, तो सामान की दोबारा गिनती की जानी चाहिए। इसके अलावा, इसे आयोग के सदस्यों द्वारा नहीं, बल्कि इस उद्देश्य के लिए विशेष रूप से बनाए गए लोगों के समूह द्वारा किया जाना अधिक सही होगा। भरे हुए फॉर्म में कोई भी सुधार आयोग के सभी सदस्यों की सहमति से किया जाना चाहिए।

इन्वेंट्री परिणामों का पंजीकरण

संपूर्ण जांच के परिणामस्वरूप, एक इन्वेंट्री रिपोर्ट तैयार की जाती है, जो वास्तविक और मौद्रिक शर्तों में गोदाम में वास्तविक इन्वेंट्री शेष दिखाती है।

सभी उपलब्ध जानकारी प्रदर्शित करने के लिए, लेखाकार एक विवरण भरता है, जहां गलत ग्रेडिंग, अधिशेष और कमी पर डेटा विशिष्ट कॉलम में दर्ज किया जाता है। दस्तावेज़ पर आयोग के सभी सदस्यों द्वारा हस्ताक्षर किए गए हैं। इसके आधार पर आप बाद में आर्थिक रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों से नुकसान की भरपाई कर सकते हैं। गोदाम सूची के परिणाम उस महीने की रिपोर्टिंग में शामिल किए जाते हैं जिसमें इसे किया गया था (आमतौर पर महीने के अंत में किया जाता है)।

गोदाम में इन्वेंट्री के संचालन के बारे में अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों के उत्तर

प्रश्न क्रमांक 1.इन्वेंट्री के दौरान, इन्वेंट्री भरते समय एक गलती हो गई थी; क्या दस्तावेज़ को फिर से बनाना आवश्यक है?

नहीं, जरूरी नहीं. जिस पंक्ति में त्रुटि हुई थी उसे एक रेखा से काट दिया जाता है और उसके ऊपर सही संख्याएँ लिख दी जाती हैं। वे सभी दस्तावेज़ जहां किसी त्रुटि के कारण डेटा विकृत हो सकता था, समान सुधार के अधीन हैं।

प्रश्न संख्या 2.स्टाफ में केवल 3 लोग हैं, एक अकाउंटेंट, एक स्टोरकीपर और एक गोदाम निदेशक। यदि इन्वेंट्री कमीशन में ये तीन लोग शामिल हों तो क्या इन्वेंट्री परिणामों को कानूनी माना जाएगा?

नहीं, वे ऐसा नहीं करेंगे, क्योंकि वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति, जो इस मामले में स्टोरकीपर हैं, आयोग का हिस्सा नहीं हो सकते हैं।

प्रश्न क्रमांक 3.क्या इन्वेंट्री कमीशन पर लोगों की न्यूनतम आवश्यक संख्या नियमों द्वारा स्थापित की गई है?

इन्वेंट्री आयोजित करने की प्रक्रिया को विनियमित करने वाले दस्तावेजों में, अर्थात् रूसी संघ के वित्त मंत्रालय का आदेश दिनांक 29 जुलाई, 1998 एन 34एन ( ईडी। 12/24/2010 से) "रूसी संघ में लेखांकन और वित्तीय रिपोर्टिंग पर विनियमों के अनुमोदन पर" ( 27 अगस्त 1998 एन 1598 को रूसी संघ के न्याय मंत्रालय के साथ पंजीकृत) और रूसी संघ के वित्त मंत्रालय का आदेश दिनांक 13 जून 1995 एन 49 ( ईडी। 08.11.2010 से) "संपत्ति की सूची के लिए पद्धति संबंधी निर्देशों के अनुमोदन पर" केवल उन व्यक्तियों के संगठन में रखे गए पदों के लिए आवश्यकताओं को निर्धारित करता है जो आयोग के सदस्य हैं; संख्या के संबंध में कोई अन्य आवश्यकताएं नहीं हैं।

प्रश्न क्रमांक 4.इन्वेंट्री के दौरान, एक कमी का पता चला। वे इसकी प्रतिपूर्ति स्टोरकीपर से की गई कटौती के विरुद्ध करना चाहते हैं, जिसे निरीक्षण किए जाने की सूचना नहीं दी गई थी और वह उस समय व्यक्तिगत रूप से उपस्थित नहीं था। क्या ये कार्रवाइयां कानूनी हैं?

भौतिक रूप से जिम्मेदार व्यक्ति, इस मामले में एक स्टोरकीपर की उपस्थिति के बिना गोदाम की सूची को अमान्य माना जाता है, साथ ही इसके परिणाम भी। अपवाद ऑडिट में भाग लेने से व्यक्तिगत इनकार है।

प्रश्न संख्या 5.गोदाम कर्मचारी ने त्याग पत्र प्रस्तुत किया, लेकिन कोई आदेश जारी नहीं किया गया और इस स्थिति में आवश्यक ऑडिट नहीं किया गया, वितरण स्वीकृति प्रमाण पत्र तैयार नहीं किए गए, और कमी प्रमाण पत्र पर हस्ताक्षर नहीं किए गए। एक निश्चित समय के बाद, नियोक्ता इन्वेंट्री के दौरान पहचाने गए नुकसान के लिए मुआवजे की मांग करता है। क्या यह संभव है कि किसी पूर्व कर्मचारी को बकाया राशि का भुगतान करना पड़े?

चूंकि कर्मचारी अब इस संगठन में काम नहीं करता है, इसलिए वह आर्थिक रूप से जिम्मेदार व्यक्ति नहीं है। नियोक्ता अदालत जा सकता है, लेकिन केस जीतने की संभावना नगण्य है।

किसी उद्यम या छोटी फर्म में काम करने वाला प्रत्येक व्यक्ति बड़ी संख्या में वस्तुओं और चीज़ों से घिरा होता है। एक औद्योगिक उद्यम में, ये मशीनें या उपकरण हैं; एक कार्यालय में, ये कार्यालय उपकरण और कार्यालय आपूर्ति हैं। साथ ही, कुछ लोग सोचते हैं कि प्रत्येक आइटम उद्यम की लेखांकन वस्तुओं में शामिल है और इन्वेंट्री या इन्वेंट्री का प्रतिनिधित्व करता है।

आपको वस्तुओं और सामग्रियों की सूची की आवश्यकता क्यों है?

इन्वेंटरी संपत्तियों में किसी उद्यम या संगठन की सभी संपत्तियां शामिल होती हैं, जिसमें उपयोग किए गए कच्चे माल, सामग्री, सभी मशीनरी या उपकरण शामिल होते हैं जिनका उपयोग सामान बनाने या सेवाएं प्रदान करने के लिए किया जाता है। किसी उद्यम के पास जो कुछ भी स्टॉक में होता है उसे इन्वेंट्री कहा जाता है।

लेकिन प्रत्येक वस्तु, चूंकि इसे किसी कंपनी या उद्यम द्वारा अधिग्रहित किया गया था, लेखा विभाग के माध्यम से चला गया और संगठन की बैलेंस शीट पर है। इसके लिए लेखांकन डेटा के साथ भौतिक संपत्तियों की वास्तविक उपलब्धता की आवधिक सूची या मिलान की आवश्यकता होती है। एक सूची तैयार करने में न केवल मात्राओं का मिलान करना शामिल है, बल्कि लेखांकन दस्तावेजों में पाए गए डेटा के अनुसार किसी वस्तु या चीज़ का मूल्य निर्धारित करना भी शामिल है।

इन्वेंट्री आइटमों को समेटने की प्रक्रिया किसी संगठन की इन्वेंट्री और वित्तीय दायित्वों के संचालन के लिए पद्धति संबंधी सिफारिशों में परिलक्षित होती है, जो रूसी संघ के वित्त मंत्रालय के प्रासंगिक आदेश द्वारा अनुमोदित होती हैं। इन अनुशंसाओं में प्रासंगिक रिपोर्टिंग के प्रपत्र भी शामिल हैं, जिन्हें सुलह के परिणामों के आधार पर संकलित किया गया है।

भौतिक संपत्तियों के समाधान की प्रक्रिया की आवृत्ति कंपनी की लेखा नीति में स्थापित की जाती है या प्रबंधक द्वारा आवश्यक या अन्य कारणों से निर्धारित की जाती है।

कानून एक इन्वेंट्री आयोजित करने के अनिवार्य मामलों को परिभाषित करता है, जो लेखांकन और रिपोर्टिंग पर विनियमों के खंड 27 में निहित हैं। अनिवार्य सुलह के मामलों में से हैं:

• वार्षिक वित्तीय विवरण तैयार करने की आवश्यकता;
• नए वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों की बर्खास्तगी और नियुक्ति, जिसमें मुख्य रूप से स्टोरकीपर और कैशियर शामिल हैं;
• संपत्ति या उपकरण का किराया;
• संपत्ति और इन्वेंट्री की चोरी या क्षति का पता लगाने के मामले;
• प्राकृतिक आपदाओं या आपात स्थितियों के परिणामस्वरूप संगठन की संपत्ति को नुकसान;
• किसी कंपनी या उद्यम का परिसमापन।

मुख्य उद्देश्य जिसके लिए इन्वेंट्री समाधान करना आवश्यक है, किसी कंपनी या उद्यम की संपत्ति को संरक्षित करने के उपाय करना है, साथ ही करों और व्यावसायिक अनुबंधों के भुगतान के लिए समय पर प्रक्रिया का संगठन करना है।

वस्तुओं और सामग्रियों की सूची बनाना और संसाधित करना

इन्वेंट्री इन्वेंट्री की प्रक्रिया कई चरणों में होती है, जिनमें से प्रत्येक का अपना फोकस, लक्ष्य और अंतिम परिणाम होता है।

स्टेप 1

पहला चरण संगठन के प्रमुख से एक आदेश के रूप में एक उचित आदेश तैयार करना है, जो सुलह प्रक्रिया के समय और जाँच किए जाने वाले मूल्यों की एक सूची निर्दिष्ट करता है।

साथ ही, पहले चरण के दौरान, उद्यम को एक आयोग बनाना होगा, जिसमें कम से कम दो लोग शामिल होने चाहिए। आयोग की संरचना को भी प्रमुख के प्रासंगिक आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि आयोग में वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों को शामिल नहीं किया जाना चाहिए।

पहले चरण का अगला चरण वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों के हस्ताक्षरों का संग्रह है जो पुष्टि करते हैं कि सुलह की शुरुआत तक उन्होंने सभी प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज जमा कर दिए थे। साथ ही, एकत्रित हस्ताक्षर सभी प्राप्त वस्तुओं और सामग्रियों की प्राप्ति और अप्रचलित वस्तुओं को बट्टे खाते में डालने की पुष्टि करते हैं।

चरण दो

दूसरे चरण में इन्वेंट्री आइटम की सीधी जांच और संबंधित इन्वेंट्री की तैयारी शामिल है। एक इन्वेंट्री का संचालन करना उद्यम की बैलेंस शीट पर मौजूद हर चीज का पूर्ण पुनर्लेखन, पुनर्गणना और वजन करना है। निरीक्षण स्वयं निरंतर पास विधि का उपयोग करके किया जा सकता है, जब कमरे में मौजूद हर चीज का वर्णन किया जाता है। इस मामले में, इन्वेंट्री प्रक्रिया के दौरान वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति की उपस्थिति आवश्यक है।

एक कमरे में स्थित कीमती सामानों का मिलान पूरा करने के बाद, इन्वेंट्री प्रक्रिया पूरी होने तक इसे सील कर दिया जाता है। आपात्कालीन स्थिति में प्रबंधक की सीधी लिखित अनुमति से ही इस परिसर में प्रवेश की अनुमति है।

यदि, इन्वेंट्री प्रक्रिया के दौरान, आर्थिक संपत्तियां जो उनके इच्छित उद्देश्य के लिए प्रत्यक्ष उपयोग के लिए जारी की गई थीं, लेखांकन के अधीन हैं, तो उन्हें उनके वास्तविक स्थान के स्थान पर वर्णित किया जाना चाहिए।

निरीक्षण प्रक्रिया के दौरान, सभी डेटा को सूची में दर्ज किया जाता है, जिसे मैन्युअल रूप से या कंप्यूटर का उपयोग करके संकलित किया जा सकता है। साथ ही, उन्हें भरने के लिए आवश्यकताएं भी हैं: सभी शिलालेख सुपाठ्य लिखावट में होने चाहिए; दाग, सुधार या मिटाने की अनुमति नहीं है।

यदि संकलित इन्वेंट्री विवरण में त्रुटियां पाई जाती हैं, तो आयोग के अध्यक्ष को तुरंत इस बारे में सूचित किया जाना चाहिए ताकि संबंधित परिसर से सील हटाने से पहले स्थिति को ठीक करने का अवसर मिल सके। इस मामले में, किए गए सुधारों पर आयोग के सभी सदस्यों और वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों के साथ सहमति होनी चाहिए।

इन्वेंट्री के परिणामों के आधार पर संकलित इन्वेंट्री को संगठन के लेखा विभाग में स्थानांतरित कर दिया जाता है।

चरण 3

इन्वेंट्री समाधान प्रक्रिया का तीसरा चरण लेखांकन डेटा के साथ लेखा विभाग द्वारा प्राप्त इन्वेंट्री का सत्यापन है। यदि विसंगतियों की पहचान की जाती है या कमी का पता चलता है, तो मिलान वाले विवरण तैयार किए जाने चाहिए।

मिलान विवरण दो प्रतियों में तैयार किया जाता है, जिनमें से एक को लेखा विभाग में जमा किया जाना चाहिए, दूसरी प्रति वित्तीय रूप से जिम्मेदार कर्मचारी के पास रखनी होगी।

यदि कोई कमी पाई जाती है, तो भौतिक संपत्ति की लागत प्राथमिक रसीद दस्तावेजों के अनुसार इंगित की जाती है, और अधिशेष का मूल्यांकन उपकरण या चीज़ के बाजार मूल्य के अनुसार किया जाना चाहिए।

यदि किसी उद्यम के पास मूल्यवान वस्तुएं हैं जो संगठन के प्रचलन में हैं, लेकिन किसी भी तरह से लेखांकन विवरणों पर दिखाई नहीं देती हैं, तो उनके लिए अलग-अलग मिलान विवरण तैयार किए जाने चाहिए।

लेखांकन समाधान प्रक्रिया के बाद, सभी परिणाम इन्वेंट्री कमीशन को भेजे जाते हैं, जिन्हें प्राप्त परिणामों का गहन विश्लेषण करना चाहिए और अधिशेष या कमी की घटना के कारणों की पहचान करनी चाहिए। आयोग की बैठक के परिणामों को अंतिम प्रोटोकॉल के रूप में प्रलेखित किया जाना चाहिए।

इन्वेंट्री प्रक्रिया के अंतिम शब्द में संगठन का प्रमुख होता है, जो परिणामों और सुलह के परिणामों को मंजूरी देने वाले आदेश पर हस्ताक्षर करता है।

इन्वेंट्री इन्वेंट्री का परिणाम, लेखांकन में पंजीकरण

वस्तुओं और सामग्रियों की एक सूची आयोजित करने का अंतिम चरण उपलब्ध लेखांकन डेटा के अनुसार प्राप्त परिणामों को लाना है। इसका मतलब यह है कि इस विभाग को परिणामी अधिशेष को पूंजीकृत करने या कमी को बट्टे खाते में डालने की आवश्यकता होगी। यह निम्नलिखित लेखों और पोस्टिंग के अनुसार होता है:

• डेबिट खाता 41, क्रेडिट 91, उपखाता "अन्य आय"। ये कॉलम पहचाने गए अधिशेष के आगमन को ध्यान में रखते हैं। कमी को खाता 94 में लिखा जा सकता है, जिसे "संपत्ति की हानि या क्षति से कमी" कहा जाता है;
• डेबिट खाता 94, क्रेडिट 41। इस मामले में, इस पोस्टिंग के साथ क़ीमती सामानों की कमी को प्रतिबिंबित करना आवश्यक है। ऐसे में विचारोपरांत खाता 94 बंद कर देना चाहिए।

इस मामले में, कमी को तीन वस्तुओं के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है:

• उन लागतों के लिए जो उद्यम में अपनाए गए प्राकृतिक नुकसान के मानदंडों के अनुसार योजनाबद्ध हैं। इस मामले में, डेबिट 20 और क्रेडिट 94 का उपयोग किया जाता है, जिसमें पहचानी गई कमी के राइट-ऑफ को प्रतिबिंबित किया जाना चाहिए, इसे स्वीकृत प्राकृतिक नुकसान के मानदंडों में दर्ज किया जाना चाहिए;
• अपराधियों पर. इस मामले में, राइट-ऑफ खाते 73 डेबिट और 94 क्रेडिट पर किया जाता है, जहां तीसरे पक्ष की गलती के कारण कमी के कारण राइट-ऑफ परिलक्षित होता है। इसके अलावा, धन की पहचानी गई कमी की राशि को दोषी व्यक्ति को देय भुगतान से रोक दिया जाना चाहिए;
• वित्तीय परिणाम। एक अन्य वस्तु जिसके द्वारा कमी को बट्टे खाते में डाला जा सकता है वह है डेबिट खाता 91 और क्रेडिट 94, जहां यह प्राकृतिक हानि के मानदंडों से अधिक होने के परिणामस्वरूप होने वाली कमी को दर्शाता है। यदि अपराधी को निर्धारित करना असंभव है या परिणामी कमी प्राकृतिक हानि के मानदंडों में फिट नहीं होती है तो इसी तरह की विधि का उपयोग किया जा सकता है।

इन्वेंट्री के प्रकार

यह कई प्रकार की इन्वेंट्री समाधान प्रक्रियाओं के बीच अंतर करने की प्रथा है।

• पूर्ण, जिसमें कंपनी की बैलेंस शीट पर सभी संपत्तियों और वित्तीय दायित्वों की जांच शामिल है। वार्षिक वित्तीय विवरण तैयार करते समय इस प्रकार का उपयोग किया जाता है;
• आंशिक, जिसमें किसी संगठन या उद्यम द्वारा रखे गए केवल एक प्रकार के धन की जाँच की जाती है;
• चयनात्मक, जिसमें रियायती वस्तुओं या उपकरणों का लेखांकन शामिल है जिन्हें अप्रचलित या आगे उपयोग के लिए अनुपयुक्त माना जाता है।

साथ ही, समय की विशेषताओं के आधार पर इन्वेंट्री का प्रकार के आधार पर विभाजन किया जाता है। इस मामले में, अनुसूचित निरीक्षणों के बीच अंतर किया जाता है, जो पूर्व निर्धारित कार्यक्रम के अनुसार किए जाते हैं, या अनिर्धारित, असाधारण मामलों में नियुक्त किए जाते हैं, उदाहरण के लिए, यदि भौतिक संपत्ति के नुकसान का संदेह है या यदि कोई है वित्तीय विवरण में प्रमुख कमी.

वस्तुओं और सामग्रियों की सूची एक अनिवार्य प्रक्रिया है जिसे लेखांकन विभाग में बड़ी कमी या "छेद" के गठन को रोकने के लिए नियमित अंतराल पर किया जाना चाहिए जो लेखांकन की कमी और आने वाले मूल्यों और उपलब्ध मूल्यों के सामंजस्य के कारण उत्पन्न होती हैं। .

के साथ संपर्क में

संघीय कानून संख्या 129-एफजेड, साथ ही रूसी संघ में लेखांकन और वित्तीय रिपोर्टिंग पर विनियम, यह स्थापित करते हैं कि संगठनों को इसकी एक सूची बनाने की आवश्यकता है:

अनुच्छेद 12. संपत्ति और देनदारियों की सूची.

1. लेखांकन डेटा और वित्तीय विवरणों की विश्वसनीयता सुनिश्चित करने के लिए, संगठनों को संपत्ति और देनदारियों की एक सूची आयोजित करने की आवश्यकता होती है, जिसके दौरान उनकी उपस्थिति, स्थिति और मूल्यांकन की जांच और दस्तावेजीकरण किया जाता है।
इन्वेंट्री की प्रक्रिया और समय संगठन के प्रमुख द्वारा निर्धारित किया जाता है, उन मामलों को छोड़कर जब इन्वेंट्री अनिवार्य है।

2. एक सूची बनाना अनिवार्य है:
किराए, मोचन, बिक्री के लिए संपत्ति हस्तांतरित करते समय, साथ ही किसी राज्य या नगरपालिका एकात्मक उद्यम के परिवर्तन के दौरान;
वार्षिक वित्तीय विवरण तैयार करने से पहले;
वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों को बदलते समय;
जब चोरी, दुर्व्यवहार या संपत्ति को नुकसान के तथ्य सामने आते हैं;
प्राकृतिक आपदा, आग या चरम स्थितियों के कारण होने वाली अन्य आपातकालीन स्थितियों की स्थिति में;
संगठन के पुनर्गठन या परिसमापन के दौरान;
रूसी संघ के कानून द्वारा प्रदान किए गए अन्य मामलों में।

3. संपत्ति की वास्तविक उपलब्धता और लेखांकन डेटा के बीच सूची के दौरान पहचानी गई विसंगतियां निम्नलिखित क्रम में लेखांकन खातों में परिलक्षित होती हैं:
ए) अधिशेष संपत्ति का हिसाब लगाया जाता है, और संबंधित राशि संगठन के वित्तीय परिणामों में जमा की जाती है, और एक बजटीय संगठन के लिए - वित्तपोषण (धन) बढ़ाने के लिए;
बी) संपत्ति की कमी और प्राकृतिक हानि मानदंडों की सीमा के भीतर इसकी क्षति को दोषी व्यक्तियों के खाते में, मानदंडों से अधिक उत्पादन या संचलन की लागत के लिए जिम्मेदार ठहराया जाता है। यदि अपराधियों की पहचान नहीं की जाती है या अदालत उनसे हर्जाना वसूलने से इनकार कर देती है, तो संपत्ति की कमी और उसके नुकसान से होने वाले नुकसान को संगठन के वित्तीय परिणामों में और एक बजटीय संगठन के लिए - फंडिंग (धन) में कमी के लिए लिखा जाता है। ).

वस्तुओं और सामग्रियों की सूची भौतिक रूप से उनकी वास्तविक उपलब्धता की जाँच है। लेखांकन डेटा के अनुपालन के लिए माल की वास्तविक मात्रात्मक और लागत शेष की जांच करने के लिए इन्वेंटरी की जाती है। इन्वेंट्री के परिणाम इन्वेंट्री सूची में दर्शाए गए माल के वास्तविक शेष की इन्वेंट्री के समय लेखांकन डेटा के अनुसार शेष राशि के साथ तुलना करके प्रकट किए जाते हैं।
इन्वेंट्री के दौरान, इन्वेंट्री आइटम की उपस्थिति, बिक्री तल पर खुदरा कीमतों के अनुपालन की जांच की जाती है और दस्तावेजीकरण किया जाता है, प्रस्तुति, पैकेजिंग और मूल्य टैग और लेबल की उपस्थिति का मूल्यांकन किया जाता है। इन्वेंटरी को माल के सभी समूहों (पूर्ण इन्वेंट्री) या माल के चयनित समूहों (चयनात्मक इन्वेंट्री) से लिया जा सकता है। कंपनी के प्रमुख के निर्देशानुसार या योजना के अनुसार पूरी सूची तैयार की जाती है। चयनात्मक इन्वेंट्री स्टोर निदेशक के निर्णय और आदेश द्वारा की जाती है। सामूहिक दायित्व पर एक समझौते के अनुसार, इन्वेंट्री चलाने की पहल स्टोर के कार्यबल के कर्मचारियों से हो सकती है। वित्तीय रूप से जिम्मेदार कर्मचारी माल की पहचानी गई कमी, अधिशेष और हानि को हल करने की प्रक्रिया पर प्रस्ताव देते हैं।

इन्वेंट्री आयोजित करने के लिए आवश्यक शर्तें:
माल की स्वीकृति या प्राप्ति के दौरान सभी त्रुटियों की पहचान की गई;
वास्तव में, जांच की जा रही वस्तुओं में न्यूनतम शेष राशि है;
इन्वेंट्री के दौरान, बिक्री क्षेत्र में न्यूनतम संख्या में ग्राहक मौजूद होते हैं;
आवश्यक शिफ्ट पर काम करने वाले प्रशिक्षित कर्मचारी हैं;
सूची में रखे जाने वाले माल के समूह के लिए एक प्रबंधक का होना वांछनीय है;
इन्वेंट्री के समय, कंप्यूटर हार्डवेयर और उपकरण अच्छे कार्य क्रम में हैं;
इन्वेंटरी उस समय और समय सीमा पर की जाती है जब कंपनी की सामग्री लागत न्यूनतम होती है।
लेखांकन कार्यक्रम डेटाबेस के साथ कोई कार्य नहीं किया जाता है;

इन्वेंट्री प्रक्रिया में कई चरण होते हैं।

पहला चरण - तैयारी।

- इन्वेंट्री के लिए सामान तैयार करना;
- सूची के संचालन के लिए आवश्यक दस्तावेजों की तैयारी;
- इन्वेंट्री के लिए कर्मचारियों की एक सूची बनाना;
- इन्वेंट्री माल के समय और प्रकार का निर्धारण;
इन्वेंट्री से पहले वाले दिन, स्टोर कर्मचारी इन्वेंट्री के अधीन उत्पाद समूहों को क्रम में रखते हैं। टीएसडी को स्कैन करने के लिए, उत्पादों में बारकोड लेबल होना चाहिए। बिक्री क्षेत्र और भंडारण क्षेत्रों में, सामानों को वर्गीकरण के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है। विभागों से बिक्री रिपोर्ट पूरी करने के बाद, स्टोर निदेशक प्रत्येक समूह या समेकित के लिए अलग से लेखांकन कार्यक्रम में "इन्वेंटरी सूची" दस्तावेज़ बनाता है। (इन्वेंटरी सूची प्रपत्र INV-3 दिनांक 18 अगस्त, 1998 में) माल के समूह के लिए एक अनुभवी विक्रेता या प्रबंधक को इन्वेंट्री करने वाले विभाग को सौंपा गया है। इन्वेंट्री का संचालन करने वाले स्टोर कर्मचारियों की पहचान की जाती है। स्टोर निदेशक डेटाबेस की जाँच करता है कि जाँच किए जा रहे उत्पाद समूह या किसी विशिष्ट उत्पाद से संबंधित सभी प्राप्तियाँ और व्यय दस्तावेज़ बंद हैं या नहीं।

दूसरा चरण - माल की वास्तविक उपलब्धता की पहचान करना और जाँच करना, साथ ही सूची तैयार करना।

विक्रेताओं को माल की इकाइयों की संख्या मैन्युअल रूप से या टीएसडी पर स्कैन करके गिनने का काम सौंपा जाता है। लेखांकन कार्यक्रम के साथ काम करने वाला एक कर्मचारी टीएसडी या मैन्युअल रूप से भरे गए "उपलब्धता समाधान" दस्तावेज़ पर उत्पाद के बारे में जानकारी प्राप्त करता है और लेखांकन कार्यक्रम में वास्तविक शेष डेटा दर्ज करता है।
इन्वेंट्री के दौरान, इन्वेंट्री समूह के लिए माल की प्राप्ति और रिहाई के सभी कार्यों को रोक दिया जाना चाहिए। जो सामान वास्तव में इन्वेंट्री शुरू होने के बाद प्राप्त हुए थे, उन्हें इन्वेंट्री तिथि के बाद पूंजीकृत किया जाता है।
गिने गए सामान गिनती शुरू होने के क्षण से लेकर स्टोर निदेशक की विशेष अनुमति तक बिक्री के अधीन नहीं हैं।
इन्वेंट्री के दौरान, लेखांकन कार्यक्रम में "इन्वेंटरी सूची" दस्तावेज़ तैयार किए जाते हैं, जिसमें शेष माल की वास्तविक उपलब्धता और वास्तविकता के बारे में जानकारी होती है। इन्वेंटरी सूची दस्तावेज़ लेखांकन के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ हैं। इसलिए, इस स्तर पर कर्मचारियों का कार्य डेटा को यथासंभव पूर्ण और सटीक रूप से दर्ज करना है, और फिर इन्वेंट्री सामग्री को सही ढंग से और समय पर पूरा करना है। इन्वेंटरी सूचियाँ हाथ से या कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग करके भरी जा सकती हैं। किसी भी स्थिति में, उनमें दाग या दाग नहीं होने चाहिए। इन्वेंट्री के अंतिम पृष्ठ पर, इस जाँच को करने वाले व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षरित परिणामों की कीमतों, मात्रा और गणना की जाँच के बारे में एक नोट बनाया जाना चाहिए, जिसके बाद विभाग के सभी वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति हस्ताक्षर करते हैं। इसके अलावा, इन्वेंट्री के अंत में, वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति अपनी उपस्थिति में माल के निरीक्षण, दावों की अनुपस्थिति और सुरक्षित रखने के लिए इन्वेंट्री में सूचीबद्ध माल की स्वीकृति की पुष्टि करते हुए एक रसीद देते हैं। यदि संपत्ति की सूची वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों में बदलाव के संबंध में होती है, तो जिस कर्मचारी ने संपत्ति स्वीकार की है वह प्राप्ति के लिए संकेत देता है, और जिस कर्मचारी ने इस संपत्ति को सौंप दिया है वह इसकी डिलीवरी के लिए संकेत देता है।

तीसरा चरण लेखांकन डेटा के साथ इन्वेंट्री डेटा की तुलना है:

वास्तविक शेष राशि के साथ लेखांकन कार्यक्रम में विसंगतियों की पहचान की जाती है। स्टोर निदेशक, इन्वेंट्री करने वाले कर्मचारियों के साथ मिलकर, विसंगतियों के कारणों को निर्धारित करता है, और यदि आवश्यक हो, तो पिछली इन्वेंट्री के बाद की अवधि के लिए इन्वेंट्री आइटम की आवाजाही की जांच करता है।

चौथा चरण - इन्वेंट्री परिणामों का पंजीकरण।

इस स्तर पर, लेखांकन डेटा को इन्वेंट्री परिणामों के अनुरूप लाया जाता है। संपत्ति के गलत लेखांकन के दोषी व्यक्तियों को प्रशासनिक जिम्मेदारी में लाया जाता है, वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों को वित्तीय जिम्मेदारी पर सामूहिक समझौते के अनुसार उत्तरदायी ठहराया जाता है।
इन्वेंटरी परिणाम:
2 प्रतियाँ - "उपलब्धता जांच", जिसमें विक्रेता सामान की संख्या गिनते हैं। टीएसडी (डेटा संग्रह टर्मिनल) का उपयोग करके गिनती करते समय, दस्तावेज़ जारी नहीं किया जाता है। सूची बनाने वाले कर्मचारियों के हस्ताक्षरों द्वारा प्रमाणित। मूल लेखा विभाग को जाता है। दुकान में फोटोकॉपी.
2 प्रतियाँ - वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों के हस्ताक्षर के साथ अंतिम दस्तावेज़ "इन्वेंटरी सूची"। सूची बनाने वाले कर्मचारियों के हस्ताक्षरों द्वारा प्रमाणित।
2 प्रतियाँ - दस्तावेज़ "इन्वेंट्री आइटम का बट्टे खाते में डालना"। "इन्वेंटरी सूची" से संलग्न। सूची बनाने वाले कर्मचारियों के हस्ताक्षरों द्वारा प्रमाणित।
2 प्रतियाँ - दस्तावेज़ "इन्वेंटरी और सामग्रियों का पूंजीकरण"। "इन्वेंटरी सूची" के साथ संलग्न, इन्वेंट्री करने वाले कर्मचारियों के हस्ताक्षरों द्वारा प्रमाणित।
2 प्रतियाँ - परिशिष्ट: दस्तावेजों का रजिस्टर "इन्वेंटरी सूची", "माल और सामग्रियों का पूंजीकरण", "माल और सामग्रियों का बट्टे खाते में डालना"। संपूर्ण सूची के मामले में संकलित।

अंतिम चरण - लेखांकन डेटा के साथ इन्वेंट्री डेटा की तुलना

तुलना पत्रक में अधिशेष वस्तुओं की पहचान की गई मात्रा और इन्वेंट्री वस्तुओं की कमी को इन्वेंट्री तिथि पर प्रचलित खुदरा कीमतों पर मात्रात्मक और मौद्रिक शर्तों में दर्शाया गया है। इन्वेंट्री आइटमों के बट्टे खाते में डालने और शेष राशि दर्ज करने के लिए दस्तावेज़ तैयार करते समय, इन्वेंट्री आइटमों की रीग्रेडिंग के साथ-साथ रीग्रेडिंग से उत्पन्न राशि के अंतर को भी ध्यान में रखना आवश्यक है। लेखांकन वस्तुओं की लागत में अंतर को ध्यान में रखता है और सामूहिक दायित्व पर समझौते के अनुसार वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों से वसूली करता है।

टिप्पणियाँ:

इन्वेंट्री का समय और अवधि. उत्पाद समूहों की मात्रा, इन्वेंट्री में भाग लेने वाले कर्मचारियों की संख्या और स्टोर के कामकाजी घंटों में इन्वेंट्री आयोजित करने की संभावना के आधार पर निर्धारित किया जाता है।

जाँच करने के लिए वर्गीकरण. संपूर्ण वर्गीकरण या उसके भाग की एक सूची बनाना माल की वस्तुओं की संख्या, सूची में शामिल कर्मियों की संख्या और इस प्रक्रिया के स्वचालन की डिग्री पर निर्भर करता है।

इन्वेंट्री की तैयारी. वर्गीकरण खरीदारों से अलग है। यदि संभव हो, तो गोदाम जाँच की जा रही सीमा के माल की शिपिंग बंद कर देता है। यादृच्छिक सूची बनाते समय, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि बिक्री क्षेत्र के अन्य हिस्सों में, जहां दोष संग्रहीत हो सकते हैं, किसी भी वर्गीकरण की जांच नहीं की जा रही है। कंपनी के गोदाम से माल की संभावित "अंडर-डिलीवरी" को ध्यान में रखा जाना चाहिए। सभी कर्मियों को इन्वेंट्री प्रक्रिया के दौरान उत्पन्न होने वाली संभावित समस्याओं से अवगत कराया जाना चाहिए।

गिनती करना। सभी वस्तुओं को गिना जाना चाहिए (एक-एक करके)। लापता इकाइयों की खोज में आइटम द्वारा गिनना सख्त मना है। एक गोदाम में (एक उपयोगिता कक्ष में), कुछ सामानों के लिए भंडारण क्षेत्रों को सख्ती से आवंटित करने की सिफारिश की जाती है। इससे प्रशासनिक त्रुटियाँ कम हो जाती हैं।

यदि इन्वेंट्री व्यावसायिक घंटों के दौरान की जाती है, तो गिना गया सामान तुरंत बिक्री पर जा सकता है।

निरीक्षकों के बीच कार्य का वितरण. प्रत्येक कर्मचारी के लिए उत्पाद समूहों की संख्या निर्धारित करें। सभी ज़ोन आइटम को स्कैन और सत्यापित किया जाना चाहिए।
इन्वेंटरी नियंत्रण और पुष्टि। सुनिश्चित करें कि आइटमों की कुल संख्या सत्यापित संख्या से मेल खाती है। वे। सुनिश्चित करें कि सभी आइटम इन्वेंट्री में शामिल हैं। कृपया सुनिश्चित करें कि सभी वस्तुओं को स्कैन कर लिया गया है और गिनती सही ढंग से की गई है - सभी वस्तुओं की गिनती केवल एक बार की गई है। कुल इन्वेंट्री की पुष्टि करें.

विसंगतियों का समाधान. पुनर्गणना पूरी होने के बाद, स्टोर सामान्य रूप से संचालित होता है और लेखांकन चरण शुरू होता है, यानी, मिलान शीट का उपयोग करके वास्तविक और लेखांकन मात्रा के बीच विसंगतियों की एक सूची संकलित की जाती है। जब भी संभव हो विसंगतियां दूर की जाती हैं।
यदि सूची चयनात्मक है, तो इसे तब तक दोहराया जाता है जब तक कि संपूर्ण वर्गीकरण की जाँच नहीं हो जाती। फिर एक पूरी "इन्वेंटरी सूची" संकलित की जाती है। इस प्रकार, स्टोर में सामान की स्थिति की पूरी तस्वीर प्राप्त की जाती है। इसके बाद उन पदों की पुनर्गणना करना आवश्यक है जिनके लिए विसंगतियों की पहचान की गई है।

जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, चयनात्मक सूची की एक श्रृंखला उच्च स्तर पर इन्वेंट्री लेखांकन बनाए रखने की अनुमति देती है। हालाँकि, एक संपूर्ण सूची आवश्यक है, क्योंकि व्यक्तिगत त्रुटियाँ अज्ञात रह सकती हैं।

TiS V7.7 में अनुप्रयोग की विशिष्टता

इन्वेंट्री आयोजित करने की प्रक्रिया कंपनी के प्रमुख द्वारा अनुमोदित की जाती है। यह इन्वेंट्री में शामिल सभी कर्मचारियों को सूचित किया जाता है। इसमें स्टोर निदेशक, सेल्सपर्सन और अकाउंटिंग शामिल हैं।
विधि का लाभ यह है कि कार्य के प्रत्येक चरण में कर्मचारियों के कार्यों का समन्वय किया जाता है।
हर कोई जानता है कि वे क्या कर रहे हैं और क्या के लिए जिम्मेदार हैं। यह पद्धति नमूना सूची के संचालन की प्रक्रिया भी निर्धारित करती है, जो मूल्य में अंतर वाले सामानों की गलत ग्रेडिंग को खत्म करने के लिए आवश्यक है।
दस्तावेज़ प्रपत्र मानक हैं. चौथे चरण में दिया गया.
हमारी कंपनी में इस पद्धति के उपयोग ने हमें बिक्री स्तर को बंद किए बिना 6,500 वस्तुओं के वर्गीकरण के साथ एक स्टोर की पूरी सूची तैयार करने की अनुमति दी। बिक्री रद्द होने के डेढ़ घंटे बाद हर दिन उत्पाद समूहों द्वारा इन्वेंटरी की जाती थी।
टिप्पणी। इन्वेंट्री समय और माल के इन्वेंट्री समूहों की योजना बनाने के लिए, शेष राशि को समूह द्वारा (टुकड़ों में) मुद्रित किया गया था, और एक इन्वेंट्री शेड्यूल तैयार किया गया था। उदाहरण देखें.

इन्वेंट्री शेड्यूल बनाने के लिए टेम्प्लेट

प्रत्येक संगठन को भौतिक संपत्तियों और विभिन्न देनदारियों का समय-समय पर निरीक्षण करना चाहिए, यानी उपस्थिति दर्ज करना और स्थिति का विश्लेषण करना चाहिए। मूर्त संपत्तियों की वास्तविक मात्रा, मूल्य और स्थिति लेखांकन रिकॉर्ड में दर्ज आंकड़ों के अनुरूप होनी चाहिए। संपत्ति निधि, सामान और अन्य परिसंपत्तियों की सूची सभी व्यवसाय मालिकों के लिए एक अनिवार्य प्रक्रिया है।

हम नीचे बताएंगे कि यह ऑपरेशन किन नियमों के अनुसार किया जाता है और इसके दस्तावेज़ीकरण के लिए कौन सी बारीकियाँ विशिष्ट हैं।

इन्वेंटरी और उसका वस्तुनिष्ठ महत्व

व्यक्तिगत जांच के बाद प्राप्त वास्तविक वस्तुनिष्ठ जानकारी की तुलना लेखांकन में परिलक्षित जानकारी से करके भौतिक संपत्तियों का आवधिक लेखांकन कहलाता है भंडार.

वास्तविक और प्रलेखित स्थिति या इन्वेंट्री परिसंपत्तियों की संख्या के बीच विसंगति कई कारणों से संभव है:

• कुछ भौतिक संपत्तियों पर प्राकृतिक प्रभाव जो उनकी मात्रा, वजन, मात्रा, अवशिष्ट मूल्य (संकोचन, परिवहन के दौरान नुकसान, भंडारण, वाष्पीकरण, आदि के कारण क्षति) में परिवर्तन को प्रभावित कर सकते हैं;
• भौतिक संसाधनों के लेखांकन में दुरुपयोग की पहचान (गलत माप, बॉडी किट का भत्ता, चोरी, आदि);
• लेखांकन दस्तावेज़ में प्रविष्टियाँ करते समय उत्पन्न होने वाली समस्याएँ (पर्चियाँ, त्रुटियाँ, धब्बा, सुधार, अशुद्धियाँ और अन्य अस्पष्टताएँ)।

इसलिए, किसी भी उद्यम के लिए नियमित इन्वेंट्री लेना अत्यंत महत्वपूर्ण है।

इन्वेंट्री के व्यावहारिक कार्य

1. यह आपको माल के गोदाम भंडारण की शर्तों के अनुपालन का निष्पक्ष मूल्यांकन करने की अनुमति देता है।
2. इसका उपयोग करके, आप प्राथमिक और लेखांकन दस्तावेज़ीकरण को बनाए रखने की प्रक्रिया का निष्पक्ष रूप से न्याय कर सकते हैं।
3. भण्डारण प्रथाओं को दर्शाता है.
4. लेखांकन की पूर्णता और विश्वसनीयता की डिग्री को इंगित करता है।
5. अपराध एवं दुर्व्यवहार की रोकथाम.

कानून को चाहिए

इस प्रक्रिया की अनिवार्य प्रकृति हमारे देश के संघीय कानून द्वारा अनुमोदित है। उद्यमियों को नियमित रूप से दो नियामक दस्तावेजों द्वारा अपनी स्वयं की, संग्रहीत या पट्टे पर दी गई संपत्ति और उनके वित्तीय दायित्वों की सूची लेने की आवश्यकता होती है:

• 6 दिसंबर 2011 का संघीय कानून संख्या 402-एफजेड "लेखांकन पर";
• संपत्ति और वित्तीय दायित्वों की सूची के लिए पद्धति संबंधी सिफारिशें (रूस के वित्त मंत्रालय के आदेश दिनांक 13 जून, 1995 संख्या 49 द्वारा अनुमोदित)।

इन्वेंट्री आवंटित करने के कारण

विधायी दस्तावेजों के अनुसार, निम्नलिखित परिस्थितियों में, स्वामित्व के प्रकार की परवाह किए बिना, संगठनों द्वारा एक सूची तैयार की जानी चाहिए:

• मूर्त संपत्ति बेचते, खरीदते या पट्टे पर लेते समय;
• यदि संगठन को पुनर्गठित किया गया है या आधिकारिक तौर पर समाप्त कर दिया गया है;
• जब वित्तीय जिम्मेदारी वहन करने वाला व्यक्ति किसी विशेष क्षेत्र में परिवर्तन करता है;
• ऐसे मामलों में जहां एक नगरपालिका संगठन या राज्य के स्वामित्व वाला उद्यम स्वामित्व के दूसरे रूप में परिवर्तित हो जाता है;
• चोरी (चोरी), भंडारण की शर्तों का उल्लंघन, माल की आवाजाही और रिहाई, दुरुपयोग की पहचान आदि के तथ्य स्थापित करते समय;
• अचानक चरम स्थितियों की समाप्ति के बाद - दुर्घटनाएँ, प्राकृतिक आपदाएँ, आपदाएँ और अन्य आपातकालीन स्थितियाँ;
• किसी भी परिस्थिति में, वार्षिक लेखा रिपोर्ट तैयार करने से पहले वर्ष में कम से कम एक बार (यदि इन्वेंट्री चालू वर्ष के 1 अक्टूबर के बाद की गई थी, तो यह पर्याप्त है)।

आपकी जानकारी के लिए!यदि वित्तीय जिम्मेदारी किसी व्यक्ति द्वारा नहीं, बल्कि एक समूह द्वारा वहन की जाती है, उदाहरण के लिए, एक ब्रिगेड, तो इन्वेंट्री का कारण इस समूह के नेता (फोरमैन) या इसकी आधे से अधिक संरचना में बदलाव हो सकता है, या ए समूह के किसी भी सदस्य से अनुरोध.

प्रक्रिया कौन निर्धारित करता है?

पद्धति संबंधी अनुशंसाओं में निर्धारित कानूनी आवश्यकताओं के अलावा, इन्वेंट्री की अन्य सभी बारीकियां संगठन के प्रबंधन की जिम्मेदारी हैं। स्वाभाविक रूप से, उन्हें उद्यम के स्थानीय दस्तावेज़ीकरण में दर्ज किया जाना चाहिए। निदेशालय को निम्नलिखित मुद्दों को स्पष्ट करने की आवश्यकता है:

• कार्य वर्ष के दौरान कितनी सूची तैयार करने की आवश्यकता है;
• यह किस समय किया जाना चाहिए;
• निरीक्षण के अधीन परिसंपत्तियों के प्रकारों की सूची बनाना;
• इन्वेंट्री आयोग के प्रमुख और सदस्यों की नियुक्ति;
• चयनात्मक (अचानक) इन्वेंट्री की संभावना।

वास्तव में क्या जाँच की जा रही है?

इन्वेंट्री सूची में कौन सी संपत्तियां शामिल हैं, इसके आधार पर, एक या दूसरे रूप को प्रतिष्ठित किया जाता है:

• सतत सूची- कंपनी के संपत्ति अधिकारों से संबंधित संपूर्ण संपत्ति निधि, पट्टे पर दी गई और/या सुरक्षित रखने के लिए ली गई भौतिक संपत्ति, साथ ही संपत्ति और व्यावसायिक देनदारियों के लिए संभावित बेहिसाब;
• चयनात्मक (अचानक) सूची- संपत्ति का एक निर्दिष्ट हिस्सा पुन: छूट के अधीन है (उदाहरण के लिए, केवल वित्तीय जिम्मेदारी वाले किसी विशिष्ट व्यक्ति के नियंत्रण में संपत्ति, या क्षेत्रीय रूप से एकजुट संपत्ति)।

भौतिक संपत्तियों और वाणिज्यिक दायित्वों के निम्नलिखित समूहों को एक या दूसरे संयोजन में इन्वेंट्री ऑब्जेक्ट के रूप में पहचाना जाता है।

1. कंपनी की अचल संपत्ति.
2. चीज़ें।
3. अमूर्त संपत्ति.
4. नकद निवेश.
5. अधूरा उत्पादन.
6. नियोजित व्यय.
7. नकद, मूल्यवान दस्तावेज़, सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म।
8. गणना.
9. आरक्षित.
10. पशु, पौधे, बीज, आदि। (उद्यमिता के प्रासंगिक क्षेत्र में)।

निरीक्षण एवं लेखांकन करने वाली संस्था

चूंकि इन्वेंट्री को कानून द्वारा एक अनिवार्य और नियमित कार्रवाई के रूप में मान्यता दी गई है, इसलिए उद्यम में एक स्थायी इन्वेंट्री कमीशन रखने की सलाह दी जाती है, जिसकी निम्नलिखित जिम्मेदारियां हैं:

• भौतिक संपत्तियों को संरक्षित करने के उद्देश्य से निवारक उपाय;
• भंडारण मुद्दों के प्रबंधन और संपत्ति निधि को संभावित नुकसान से संबंधित समस्याओं को हल करने में भागीदारी;
• भौतिक संपत्तियों की गतिशीलता के दस्तावेजी समर्थन का नियंत्रण;
• इन्वेंट्री प्रक्रिया को उसके सभी पहलुओं में सुनिश्चित करना (आयोग के सदस्यों को निर्देश देना, स्वयं निरीक्षण करना, प्रासंगिक दस्तावेज तैयार करना);
• इन्वेंट्री परिणामों का पंजीकरण।

आयोग की संरचना को संगठन के प्रबंधन द्वारा अनुमोदित किया जाता है, आदेश द्वारा पंजीकृत किया जाता है और इन्वेंट्री आयोजित करने पर आदेशों (आदेशों, निर्देशों) के कार्यान्वयन की निगरानी के लिए लॉगबुक में दर्ज किया जाता है। इसमें शामिल हो सकते हैं:

• प्रशासनिक कर्मचारी;
• लेखा कर्मचारी;
• आंतरिक लेखा परीक्षक या स्वतंत्र विशेषज्ञ;
• उद्यम में काम करने वाले किसी भी विशेषता के प्रतिनिधि।

यदि संपत्ति परिसंपत्तियों की मात्रा छोटी है, तो इन्वेंट्री कमीशन का कार्य ऑडिट कमीशन को उन मामलों में सौंपा जा सकता है जहां यह उद्यम में संचालित होता है।

महत्वपूर्ण! यदि वास्तविक निरीक्षण के दौरान आयोग के एक भी सदस्य की अनुपस्थिति दर्ज की जाती है, तो सूची वैध नहीं मानी जाती है।

उद्यम में चरण दर चरण सूची

आइए इन्वेंट्री आयोजित करने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया देखें। प्रक्रिया को किसी भी तरह से उपर्युक्त पद्धति संबंधी निर्देशों का खंडन नहीं करना चाहिए।

1. तैयारी।इन्वेंट्री शुरू करने से पहले, आपको कई अनिवार्य उपाय करने होंगे:
   • उद्यम में एक सूची आयोजित करने के आदेश के प्रबंधक द्वारा निष्पादन;
   • इन्वेंट्री कमीशन की तैयारी की निगरानी करना (या इसकी प्राथमिक नियुक्ति, यदि इन्वेंट्री पहली बार की जा रही है);
   • निरीक्षण तिथियां निर्धारित करना;
   • सूचीबद्ध निधियों की सूची का अनुमोदन;
   • वित्तीय जिम्मेदारी वाले व्यक्तियों से प्राप्तियों के रूप में, संपत्ति परिसंपत्तियों के लेखांकन से संबंधित नवीनतम डेटा की सूची आयोग को प्रस्तुति।
2. वास्तविक निरीक्षण.इन्वेंट्री कमीशन की पूर्ण सदस्यता संपत्ति संपत्तियों और/या वाणिज्यिक समझौतों की वास्तविक उपस्थिति, मात्रात्मक अभिव्यक्ति और स्थिति की जांच (माप, पहचान, विश्लेषण) करती है। इसके लिए, आयोग सभी आवश्यक शर्तें बनाता है (उद्यम के काम को 3 दिनों तक निलंबित करने की अनुमति है, प्रबंधक मापने, वजन और अन्य निरीक्षण विधियों के लिए सभी आवश्यक उपकरण, उपकरण और कंटेनर प्रदान करने के लिए बाध्य है, और, यदि आवश्यक हो, तो व्यावहारिक सहायता के लिए श्रम प्रदान करें, उदाहरण के लिए, संपत्ति को स्थानांतरित करने में)। इस क्षेत्र के लिए वित्तीय रूप से जिम्मेदार कर्मचारी को प्रक्रिया के दौरान उपस्थित रहना होगा। यदि निरीक्षण कई दिनों तक चलता है, तो इन्वेंट्री साइट छोड़ने पर, आयोग इसे सील करने के लिए बाध्य है।
3. भंडार।प्राप्त परिणामों को इन्वेंट्री कृत्यों में दर्ज करना (वे कई प्रतियों में संकलित हैं, कम से कम 2)। स्वयं की, पट्टे पर दी गई या संग्रहित संपत्ति के परिणाम अलग से दर्ज किए जाते हैं।
4. दस्तावेजी विश्लेषण.लेखांकन रिकॉर्ड में उपलब्ध दस्तावेजी जानकारी के साथ तुलना करना। पत्राचार को ठीक करना या विसंगतियों को स्थापित करना। जब विसंगतियों की पहचान की जाती है, तो विसंगति का कारण बताते हुए एक तुलना पत्रक भरा जाता है।
5. परिणामों की प्रस्तुति.नियंत्रण जाँच के परिणामों के आधार पर, लेखांकन डेटा को वास्तविक डेटा के साथ पूर्ण पहचान में लाया जाना चाहिए। इसके लिए विभिन्न तंत्र प्रदान किए गए हैं:
   • निधियों की भरपाई (ऑफ़सेट);
   • हानि का बट्टे खाते में डालना;
   • अधिशेष का पूंजीकरण;
   • अपराधियों को जिम्मेदार ठहराना.

प्राथमिक दस्तावेज़ों के लिए आवश्यकताएँ 1) आर्थिक जीवन के पूरा होने के दौरान या उसके पूरा होने के बाद एक दस्तावेज़ तैयार करना 2) दस्तावेज़ों में अनिवार्य विवरणों की उपस्थिति 3) दस्तावेज़ की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए प्रविष्टियाँ स्पष्ट और साफ-सुथरी होनी चाहिए 4) धब्बा और मिटाना दस्तावेज़ प्रवाह के अंतर्गत बैंक और नकदी में प्राथमिक दस्तावेज़ों की अनुमति नहीं है। इसका अर्थ है किसी दस्तावेज़ के जारी होने से लेकर उसे संग्रह में रखे जाने तक की गति। प्रत्येक उद्यम को एक टर्नओवर शेड्यूल तैयार करना होगा, जिस पर प्रबंधक हस्ताक्षर करता है, और लेखाकार अनुसूची के अनुपालन की निगरानी करता है। दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले लोग दस्तावेज़ की समयबद्धता और गुणवत्ता के लिए ज़िम्मेदार हैं। अपने आंदोलन के पथ के साथ, प्राथमिक दस्तावेज़ निम्नलिखित चरणों से गुजरते हैं: 1. ऑपरेशन के समय एक दस्तावेज़ तैयार करना 2. लेखा विभाग में दस्तावेज़ प्राप्त करना और जाँचना 3. इन दस्तावेज़ों को सिस्टम में संसाधित करना और प्रतिबिंबित करना 4. स्थानांतरित करना पुरालेख के लिए दस्तावेज़

11. सूचीइसमें एक निश्चित तिथि पर संपत्तियों और देनदारियों की वास्तविक उपस्थिति की पहचान करना और लेखांकन डेटा के साथ उनकी तुलना करना शामिल है।

निशान हैं. इन्वेंट्री के प्रकार:

1) धारण के आधार पर

ए) नियोजित (पूर्व-अनुमोदित कार्यक्रम के अनुसार एक निश्चित समय सीमा के भीतर किया गया)

बी) अनियोजित (आवश्यकतानुसार किया गया)

2) निरीक्षण के दायरे से

ए) पूर्ण (सभी संपत्तियों और देनदारियों की जांच की जाती है)

बी) अपूर्ण (1 लेखांकन वस्तु की जाँच की गई है)

3) कवरेज की पूर्णता के संदर्भ में

ए) निरंतर (एक विशिष्ट लेखांकन वस्तु की सभी किस्मों को शामिल करता है)

बी) चयनात्मक (एक अलग लेखांकन वस्तु को शामिल करता है)

संचालन के लिए आवश्यकताएँ:

1) कमीशन

2) आश्चर्य

3) वैधता (अर्थात आयोग को गिनती, वजन और माप द्वारा वास्तविक उपलब्धता को सत्यापित करना होगा)

4) निरंतरता (अर्थात यदि इन्वेंट्री एक दिन के भीतर समाप्त नहीं होती है, तो यह अगले दिन जारी रहती है)

12. इन्वेंट्री परिणामों के संचालन और रिकॉर्डिंग की प्रक्रिया

एक इन्वेंट्री आयोजित करने और उसके परिणामों को रिकॉर्ड करने की प्रक्रिया को संपत्ति और वित्तीय देनदारियों की सूची के लिए पद्धति संबंधी दिशानिर्देशों द्वारा विनियमित किया जाता है, जिसे रूसी संघ के वित्त मंत्रालय के आदेश दिनांक 13 जून, 1995 संख्या 49 द्वारा अनुमोदित किया गया है। संपत्ति और वित्तीय देनदारियों की सूची के लिए पद्धति संबंधी दिशानिर्देश।

इन्वेंट्री का दस्तावेजीकरण करने और संगठन के लेखांकन रिकॉर्ड में इसके परिणामों को प्रतिबिंबित करने के लिए, प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के मानक एकीकृत रूपों का उपयोग किया जाता है, जिसे रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के दिनांक 18 अगस्त, 1998 नंबर 88 के संकल्प द्वारा अनुमोदित किया गया है "एकीकृत रूपों के अनुमोदन पर" नकद लेनदेन को रिकॉर्ड करने और इन्वेंट्री परिणामों के लिए लेखांकन के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण।

एक इन्वेंट्री को अंजाम देने के लिए, संगठन का प्रमुख एक इन्वेंट्री (फॉर्म नंबर INV-22) के संचालन पर एक आदेश (संकल्प, आदेश) जारी करता है, जो एक लिखित कार्य है जो विशिष्ट सामग्री, मात्रा, प्रक्रिया और समय को इंगित करता है। वस्तु की सूची, साथ ही इन्वेंट्री आयोग की व्यक्तिगत संरचना। प्रबंधक द्वारा हस्ताक्षर करने के बाद, ऑर्डर इन्वेंट्री कमीशन के अध्यक्ष को सौंप दिया जाता है।

यह आदेश जर्नल ऑफ अकाउंटिंग एंड मॉनिटरिंग द इंप्लीमेंटेशन ऑफ इन्वेंटरी ऑर्डर्स (एकीकृत फॉर्म नंबर INV-23) में पंजीकृत है। एक इन्वेंट्री आयोजित करने का आदेश, एक नियम के रूप में, इन्वेंट्री की नियत तारीख से कम से कम 10 दिन पहले तैयार किया जाता है।

इन्वेंट्री आयोजित करने से पहले, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि संगठन के पास स्पष्ट रूप से व्यवस्थित गोदाम और पहुंच नियंत्रण प्रणाली है। ऐसा करने के लिए, इन्वेंट्री कमीशन को निम्नलिखित तथ्यों की जाँच करने की अनुशंसा की जाती है:

1) क्या संगठन का क्षेत्र सुरक्षित है, क्या परिसर आग और सुरक्षा अलार्म से सुसज्जित है;

2) क्या पूर्ण व्यक्तिगत या टीम वित्तीय जिम्मेदारी पर समझौते वास्तव में उन कर्मचारियों के साथ संपन्न और सही ढंग से तैयार किए गए हैं जिन्हें संरक्षण और उपयोग के लिए मूल्य हस्तांतरित किए गए हैं;

3) क्या वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों के पद उन कर्मचारियों द्वारा प्रतिस्थापित और किए गए पदों और कार्यों की अनुमोदित सूची के अनुरूप हैं जिनके साथ संगठन पूर्ण वित्तीय जिम्मेदारी पर लिखित समझौते का निष्कर्ष निकाल सकता है;

4) क्या भौतिक संपत्तियों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों के लिए स्थितियां बनाई गई हैं, क्या कीमती सामान भंडारण के लिए लॉक करने योग्य गोदाम, अलमारियाँ, तिजोरियां, कंटेनर हैं;

5) आवश्यक माप उपकरणों से सुसज्जित भौतिक संपत्तियों के भंडारण क्षेत्र हैं;

6) क्या संगठन से क़ीमती सामान निकालने और उन्हें प्राप्त करने के लिए अटॉर्नी की शक्तियां जारी करने की प्रक्रिया पर नियंत्रण है;

7) क्या तीसरे पक्ष से संबंधित इन्वेंट्री आइटम अलग से संग्रहीत किए जाते हैं;

8) क्या प्रबंधक के आदेश से भौतिक संपत्तियों की सुरक्षा की जांच के लिए एक स्थायी आयोग नियुक्त किया गया है।

संगठन के प्रमुख को स्थापित समय सीमा के भीतर संपत्ति की वास्तविक उपलब्धता के पूर्ण और सटीक सत्यापन के लिए शर्तें प्रदान करनी होंगी; मापने, तौलने, माल ले जाने, मापने और नियंत्रण उपकरणों के लिए श्रमिक, मापने वाले कंटेनर और उपकरण प्रदान करें।

लेखा विभाग उन वस्तुओं और संरचनात्मक प्रभागों के लिए "लेखांकन डेटा के अनुसार" कॉलम को भरे बिना इन्वेंट्री सूचियां प्रिंट करता है जो कम से कम दो प्रतियों की मात्रा में इन्वेंट्री के अधीन हैं। तैयार की गई इन्वेंट्री सूचियां सभी वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों को "वास्तविक उपलब्धता" कॉलम भरने के लिए वितरित की जाती हैं, जो पूरा होने की समय सीमा दर्शाती हैं।

एक सूची आयोजित करने से पहले, वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति को सभी भौतिक संपत्तियां तैयार करनी होंगी (उन्हें क्रमबद्ध करना होगा) और सभी आने वाले और बाहर जाने वाले दस्तावेजों को तैयार करना होगा।

भौतिक संपत्तियों के संतुलन की गणना करने से पहले आयोग प्रारंभिक कार्य करता है:

भौतिक संपत्तियों वाले परिसर को सील करता है;

तराजू की जांच करता है, कंटेनरों को मापता है;

वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों से इन्वेंट्री आइटम की आवाजाही की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों के साथ एक रिपोर्ट प्राप्त होती है, साथ ही एक रसीद भी मिलती है जिसमें कहा गया है कि इन्वेंट्री की शुरुआत तक, इन्वेंट्री आइटम के लिए सभी व्यय और रसीद दस्तावेज लेखा विभाग को प्रस्तुत किए गए थे और सभी इन्वेंट्री आइटम प्राप्त हुए थे। उनकी ज़िम्मेदारी को पूंजीकृत किया जाता है, और जो सेवानिवृत्त हो जाते हैं उन्हें खर्च के रूप में बट्टे खाते में डाल दिया जाता है।

सभी आवश्यक प्रारंभिक उपाय किए जाने के बाद, संपत्ति और देनदारियों की एक सूची बनाई जाती है, यानी उनका भौतिक और दस्तावेजी सत्यापन किया जाता है।

भौतिक संपत्तियों की वास्तविक उपलब्धता की जांच करने के बाद, इन्वेंट्री अधिनियम और इन्वेंट्री तैयार की जाती हैं। इसके अलावा, भौतिक इन्वेंट्री के परिणामों को रिकॉर्ड करने के लिए प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण का मुख्य रूप एक इन्वेंट्री सूची है, और एक दस्तावेजी इन्वेंट्री को रिकॉर्ड करने के लिए - एक इन्वेंट्री अधिनियम है।

इन्वेंट्री रिकॉर्ड और इन्वेंट्री अधिनियमों के रूपों को विशेष रूप से रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के 18 अगस्त, 1998 नंबर 88 के डिक्री द्वारा अनुमोदित किया गया था:

इन्वेंट्री मिलान विवरण तैयार करना:

यदि इन्वेंट्री प्रक्रिया के दौरान प्राप्त वास्तविक डेटा और लेखांकन डेटा के बीच विसंगतियों की पहचान की जाती है, तो एक तुलना शीट "इन्वेंट्री इन्वेंट्री परिणामों की तुलना शीट" तैयार की जाती है (फॉर्म नंबर INV-19)। रिपोर्टिंग वर्ष के अंत में, सभी पूर्ण इन्वेंट्री के परिणामों को इन्वेंट्री द्वारा पहचाने गए परिणामों के विवरण में संक्षेपित किया जाता है (फॉर्म संख्या INV-26)।

मिलान विवरणों को संकलित करने और इन्वेंट्री के परिणाम निर्धारित करने से पहले, संगठन के लेखा विभाग को इन्वेंट्री सूचियों में दी गई सभी गणनाओं की शुद्धता की सावधानीपूर्वक जांच करनी चाहिए। फिर प्राप्त जानकारी को तुलनात्मक शीट में दर्ज किया जाता है, जिसमें वास्तविक जानकारी की तुलना लेखांकन दस्तावेजों में डेटा के साथ की जाती है। पाई गई विसंगतियों को ड्राफ्ट इन्वेंट्री रिपोर्ट में दर्ज किया गया है, जिसमें एक लेखांकन प्रमाण पत्र संलग्न है जो पहचानी गई कमियों को बट्टे खाते में डालने के संभावित क्षेत्रों को दर्शाता है: चोरी, प्राकृतिक आपदाएं, अपराधियों की लापरवाही के कारण भंडारण के दौरान क्षति।

मिलान विवरणों को संकलित करते समय, इन्वेंट्री आइटम की गलत ग्रेडिंग (दूसरे वर्ग के हिस्से के रूप में एक प्रकार के सामान का गलत लेखांकन) और गलत ग्रेडिंग के परिणामस्वरूप होने वाली राशि के अंतर को ध्यान में रखना आवश्यक है। प्राकृतिक हानि की सीमा के भीतर हानि को बट्टे खाते में डालना भी आवश्यक है। मिलान विवरण में इन्वेंट्री आइटम की अधिशेष और कमी की मात्रा लेखांकन में उनके मूल्यांकन के अनुसार इंगित की जाती है। इन्वेंट्री परिणामों को दस्तावेज करने के लिए, एकीकृत रजिस्टरों का उपयोग किया जा सकता है, जो इन्वेंट्री सूचियों और सुलह शीट के संकेतकों को जोड़ते हैं। उन मूल्यों के लिए जो संगठन से संबंधित नहीं हैं, लेकिन लेखांकन रिकॉर्ड में सूचीबद्ध हैं (जो सुरक्षित रखे गए हैं, किराए पर हैं, प्रसंस्करण के लिए प्राप्त किए गए हैं), अलग-अलग मिलान विवरण संकलित किए जाते हैं। क़ीमती सामानों के मालिकों को इन्वेंट्री सूची की एक प्रति के साथ इन्वेंट्री परिणामों का प्रमाण पत्र प्रदान किया जाता है। मिलान विवरण को कंप्यूटर और अन्य कार्यालय उपकरण का उपयोग करके या मैन्युअल रूप से संकलित किया जा सकता है।