बातचीत के चरण. व्यापारिक बातचीत और व्यापारिक वार्ताएँ
व्यवसाय में रचनात्मक संचार बनाना महत्वपूर्ण प्रतिस्पर्धी लाभों में से एक है। सफल व्यापारिक वार्ता के रहस्य क्या हैं? उनकी संरचना और उनके लिए तैयारी की विशेषताएं क्या हैं?
व्यापार वार्ता की परिभाषा
व्यापार वार्ता, रूसी विशेषज्ञों के बीच एक आम परिभाषा के अनुसार, वाणिज्यिक संगठनों, उद्यमियों या अधिकारियों की स्थिति वाले दो या दो से अधिक दलों की भागीदारी वाली एक प्रक्रिया है, जिसका उद्देश्य पहलू में बातचीत के वर्तमान या भविष्य के मुद्दों को हल करना है। साझेदारी का या किसी विवाद में समझौता खोजने का। संचार करते समय, कंपनियाँ या व्यवसायी कुछ संयुक्त निर्णय लेने का प्रयास करते हैं। यह माना जाता है कि प्रत्येक पक्ष के लिए इसे इष्टतम माना जाना चाहिए।
यदि किसी विवादास्पद मुद्दे को उपलब्ध तरीकों से हल नहीं किया जा सकता है तो व्यावसायिक बातचीत की जाती है। बदले में, यदि प्रबंधन, उदाहरण के लिए, विधायी स्रोतों या पहले से ही हस्ताक्षरित समझौतों का अध्ययन करके, किसी विवादास्पद स्थिति को पहले से ही हल करना शुरू कर देता है, तो उनके संगठन की आवश्यकता उत्पन्न नहीं होती है।
वार्ता का वर्गीकरण
रूसी विशेषज्ञ निम्नलिखित मुख्य प्रकार की व्यावसायिक वार्ताओं की पहचान करते हैं।
- सबसे पहले, ये संचार हैं जिनके भीतर मौजूदा शर्तों पर मौजूदा समझौतों के विस्तार से जुड़ी बारीकियों पर चर्चा की जाती है।
- दूसरे, ये बातचीत हैं, जिसके दौरान नई शर्तों पर सहयोग जारी रखने की शर्तों पर चर्चा होने की उम्मीद है.
- तीसरा, ये उन पार्टियों के बीच संचार हैं जिन्होंने पहले कोई समझौता नहीं किया है।
- चौथा, व्यापार वार्ता में पहले से मौजूद समझौतों का नवीनीकरण शामिल हो सकता है।
- पांचवां, प्रासंगिक संचार का विषय दोनों पक्षों को स्वीकार्य शर्तों पर मौजूदा समझौतों की समाप्ति से संबंधित हो सकता है।
बेशक, व्यापार वार्ता के प्रकारों को अन्य आधारों पर वर्गीकृत किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, कुछ विशेषज्ञों का मानना है कि इस प्रकार के संचार को मुख्य विषय के महत्व की डिग्री के आधार पर विभाजित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, बातचीत को रणनीतिक में वर्गीकृत किया जाता है, जहां संपूर्ण व्यवसाय के आगे के विकास को निर्धारित करने वाले मुद्दों को हल किया जाता है, और स्थितिजन्य, जहां अपनाए गए संयुक्त पाठ्यक्रम की व्यक्तिगत बारीकियों पर चर्चा की जाती है। कुछ विशेषज्ञ व्यक्तिगत और सामूहिक बातचीत के बीच अंतर करते हैं। पहले में व्यक्तिगत अधिकारियों के बीच संचार शामिल है (उदाहरण के लिए, सामान्य निदेशक), दूसरे के दौरान - कंपनी के कॉलेजियम प्रबंधन निकायों की भागीदारी के साथ या कर्मचारियों की भागीदारी के साथ संचार।
बातचीत के कार्य
विशेषज्ञ कई कार्यों की पहचान करते हैं जो व्यापार वार्ताएँ निष्पादित करती हैं। विशेष रूप से, सूचनात्मक, जिसका तात्पर्य किसी विशेष मुद्दे पर पार्टियों की राय का पारस्परिक अध्ययन है। संचार समारोह पर भी प्रकाश डाला गया है, जिसके अंतर्गत उद्यमी हितों के संपर्क के नए बिंदु ढूंढते हैं या, यदि यह उनकी पहली बैठक है, तो बातचीत के लिए सबसे स्पष्ट संभावनाओं की खोज करते हैं। एक समन्वय कार्य है, जिसमें मुख्य सहयोग रणनीति के संदर्भ में सहायक निर्णय लेना शामिल है। एक निगरानी नियंत्रण होता है, जिसके अंतर्गत पार्टियां यह पता लगाती हैं कि एक निश्चित समय पर साझेदारों द्वारा अपने दायित्वों को पूरा करने के मामले में चीजें कैसी चल रही हैं।
बातचीत के चरण
कई विशेषज्ञों का मानना है कि व्यापार वार्ता एक ऐसी प्रक्रिया है जिसमें शामिल हैं बड़ी मात्राघटक तत्व। यह माना जाता है कि व्यवसाय में संबंधित प्रकार का संचार कई चरणों में किया जाता है। रूसी विशेषज्ञ निम्नलिखित चरणों की पहचान करते हैं।
- सबसे पहले, यह प्रारंभिक चरण है। इसके भाग के रूप में, भागीदार आगामी बैठक पर सहमत होते हैं, उसका स्थान तय करते हैं और प्रतिभागियों की सूची बनाते हैं। मुख्य विषय निर्धारित और सहमत है। बातचीत केंद्रित होनी चाहिए.
- दूसरे, यह प्रोटोकॉल चरण है. इसकी शुरुआत तब होती है जब साझेदार ऐसी जगह मिलते हैं जिस पर वे पहले से सहमत होते हैं। एक नियम के रूप में, प्रोटोकॉल चरण में पार्टियों का आपसी अभिवादन और परिचय प्रक्रियाएं शामिल होती हैं (यदि भागीदार पहली बार मिले हों)। ऐसा लग सकता है कि यह चरण एक औपचारिकता है। लेकिन व्यवहार में, जैसा कि कई विशेषज्ञ ध्यान देते हैं, संचार के परिणाम काफी हद तक इस बात पर निर्भर करते हैं कि बातचीत करने वाले पक्षों के लिए प्रोटोकॉल की बारीकियाँ कितनी आरामदायक हैं।
- तीसरा, यह सूचना विनिमय का चरण है, या जैसा कि कुछ विशेषज्ञ इसे "सर्वेक्षण" कहते हैं। पार्टियाँ बारी-बारी से विषय से संबंधित प्रमुख बिंदुओं को व्यक्त करती हैं। किसी समझौते के समापन की संभावनाओं, वर्तमान अनुबंध की शर्तों में बदलाव आदि के संबंध में भागीदारों की वांछित स्थिति दर्ज की जाती है।
- चौथा, वास्तव में यह निर्णय लेना है। बातचीत का नतीजा सामने आ गया है. हम थोड़ी देर बाद देखेंगे कि यह क्या हो सकता है। सहयोग से जुड़े दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर संभव है।
व्यापार वार्ता के परिणामों के आधार पर, अनौपचारिक कार्यक्रम आयोजित किए जा सकते हैं - भोज, सैर। कुछ मामलों में, एक प्रेस कॉन्फ्रेंस की उम्मीद की जाती है।
जिस योजना पर हमने ऊपर विचार किया, जिसके अंतर्गत व्यापार वार्ता को चरणों में विभाजित किया गया है, वह काफी सामान्य है। व्यवसाय की उद्योग विशिष्टताओं और संचार की प्राथमिकता के आधार पर, उनमें से कई हो सकते हैं, और अतिरिक्त कार्यक्रम भी हो सकते हैं।
वार्ता के परिणाम
बातचीत, किसी न किसी तरीके से, किसी न किसी नतीजे पर पहुंचती है। वह कैसा हो सकता है? विशेषज्ञ तीन मुख्य प्रकार के बातचीत परिणामों की पहचान करते हैं:
- एक समझौता ढूँढना;
- असममित समझौतों का निष्कर्ष;
- सहमति का अभाव.
पहले परिदृश्य में, यह माना जाता है कि व्यापार वार्ता से सहयोग की शर्तों का निर्धारण हुआ और इससे दोनों पक्ष संतुष्ट हुए। एक राय है कि एक समझौते को ऐसी स्थिति के रूप में भी वर्गीकृत किया जा सकता है जहां किया गया निर्णय किसी भी पक्ष को समान सीमा तक पसंद नहीं आया, लेकिन कम से कम किसी प्रकार के अनुबंध को समाप्त करने की आवश्यकता के कारण, वार्ताकार आपसी असहमति पर सहमत हुए। आरामदायक स्थितियाँ. यह संभव है, उदाहरण के लिए, उस स्थिति में जब किसी निश्चित उत्पाद का आपूर्तिकर्ता इसके लिए ऐसी और ऐसी राशि प्राप्त करना चाहता है, जिस पर व्यवसाय स्पष्ट रूप से लाभदायक होगा, लेकिन खरीदार केवल आधा ही भुगतान कर सकता है।
व्यावसायिक बातचीत से ऐसे निर्णय लिए जा सकते हैं जिन्हें कुछ विशेषज्ञ असममित मानते हैं। इसका मतलब क्या है? तथ्य यह है कि एक पक्ष, किसी कारण से, दूसरे को उन शर्तों पर एक समझौते पर हस्ताक्षर करने के लिए मनाने में कामयाब रहा जो उसके लिए कम आरामदायक थीं। यदि ऊपर चर्चा किए गए उदाहरण में, विक्रेता और खरीदार ने आदर्श नहीं पाया, लेकिन फिर भी एक समझौता किया, तो एक असममित समाधान के ढांचे के भीतर परिदृश्य का अर्थ यह हो सकता है, उदाहरण के लिए, कि उत्पाद का आपूर्तिकर्ता मौलिक रूप से इनकार कर देगा। इसे प्रतिपक्ष को कम कीमत पर बेचें, और बदले में, यह उत्पाद बहुत आवश्यक है, और वह ऋण लेने का निर्णय लेते हुए, सौदे पर सहमत होता है।
एक अन्य संभावित परिदृश्य अनुपस्थिति है निर्णय लिया गयासंचार के परिणामों के आधार पर। कुछ विशेषज्ञ इसका श्रेय बातचीत के नतीजों को देने को इच्छुक नहीं हैं। हालाँकि, उनके विरोधियों का मानना है कि यह अभी भी मौजूद है, यदि केवल इसलिए कि अब साझेदार जानते हैं कि अगली वार्ता से क्या उम्मीद करनी है और समझें कि क्या वे बाद में आयोजित करने लायक हैं। विशेषज्ञों का मानना है कि इस प्रकार के परिणाम का सूचनात्मक महत्व हो सकता है। उदाहरण के लिए, किसी उत्पाद के खरीदार को उस न्यूनतम कीमत के बारे में पता होगा जिस पर वह यह या वह उत्पाद खरीद सकता है, उसकी खूबियों को जानेगा और कमजोर पक्षदेने वाला। व्यवसाय में, अक्सर ऐसा होता है कि बातचीत के दौरान किसी सौदे को अस्वीकार करने से अप्रत्यक्ष रूप से उद्यमी को बाद में सहयोग की अधिक आरामदायक शर्तें खोजने में मदद मिलती है। इस प्रकार, संचार परिणामों की औपचारिक अनुपस्थिति व्यवसाय के लिए पूरी तरह से सकारात्मक परिदृश्य हो सकती है।
बातचीत के नियम: सांस्कृतिक पहलू
व्यापार वार्ता के नियम क्या हैं? इस मामले पर कई सैद्धांतिक अवधारणाएँ हैं। उनकी विशिष्टता बड़ी संख्या में कारकों द्वारा निर्धारित की जा सकती है। उदाहरण के लिए, बहुत कुछ वार्ताकारों की मानसिकता पर निर्भर करता है, जो राष्ट्रीयता या नागरिकता से तय होती है। अर्थात्, जिन नियमों को स्वीकार किया जाता है उनके अनुसार एक व्यावसायिक बातचीत और व्यावसायिक वार्ता पश्चिमी देशों, हमेशा सुविधाओं के साथ संगत नहीं होते हैं, उदाहरण के लिए, एशियाई संस्कृतिव्यापार में संचार. रूसी उद्यमीकुछ विशेषज्ञों के अनुसार, मानसिकता में वे पूर्वी लोगों की तुलना में पश्चिमी सोच के लोगों के थोड़ा करीब हैं, हालांकि, उनकी मानसिकता दोनों मॉडलों के प्रति निकटता दिखाती है।
ऐसा होता है कि जो लोग व्यवहार के एक विशेष मॉडल के आदी होते हैं वे सफलतापूर्वक अपने साथी की मानसिकता को अपना लेते हैं। उदाहरण के लिए, रूस और तुर्की के प्रमुखों के बीच हालिया गैस वार्ता को लें - पार्टियां एक महत्वपूर्ण समझौते को समाप्त करने में कामयाब रहीं, हालांकि आम जमीन खोजने में मतभेद की संभावना थी। कुछ विशेषज्ञों के अनुसार, दोनों देशों की व्यापारिक मानसिकता में अंतर के कारण। हालाँकि इस मामले पर कोई आम सहमति नहीं है, लेकिन कई विश्लेषकों का मानना है कि रूसियों की व्यावसायिक संचार संस्कृति आम तौर पर तुर्की के साथ संगत है और, शायद, पश्चिमी के साथ भी अधिक।
इस प्रकार, व्यापार वार्ता के शिष्टाचार, उनके लिए तैयारी की विशेषता वाले पहलू और उनके संचालन की शर्तें, काफी हद तक पार्टियों की सांस्कृतिक विशिष्टताओं, कुछ परंपराओं द्वारा निर्धारित की जा सकती हैं। व्यावसायिक संपर्क. साथ ही, जैसा कि कुछ शोधकर्ता ध्यान देते हैं, व्यापार, विशेष रूप से दुनिया भर के देशों के लिए रणनीतिक महत्व के क्षेत्रों में, तेजी से वैश्विक होता जा रहा है, और इसे बड़े पैमाने पर विभिन्न देशों के भागीदारों के बीच सांस्कृतिक मतभेदों को मिटाने में देखा जा सकता है। शायद, कुछ क्षणों में, एक जापानी उद्यमी अमेरिकी सहयोगियों के साथ बातचीत में व्यवहार के "पश्चिमी" मॉडल को अपनाने में पूरी तरह से सहज नहीं होता है, लेकिन वह रचनात्मक संवाद बनाए रखने के लिए ऐसा करता है। बदले में, उसका साथी, संयुक्त राज्य अमेरिका का एक उद्यमी, निश्चित रूप से अपने जापानी सहयोगी के साथ संवाद करने में सावधानी बरतने की कोशिश करेगा और यदि संभव हो तो, जापान में अपनाए गए व्यावसायिक संचार के पारंपरिक नियमों का पालन करेगा।
बातचीत के नियम: समझौता परिदृश्य
कुछ रूसी विशेषज्ञ निम्नलिखित परिदृश्य का प्रस्ताव करते हैं, जिसके ढांचे के भीतर बहुमत के प्रासंगिक सिद्धांतों को अपनाने के अधीन व्यापार वार्ता संभव है। आधुनिक संस्कृतियाँ. यदि आप उनका अनुसरण करते हैं, तो संभावना है कि जर्मन या कोरियाई मूल के व्यावसायिक भागीदार की सुविधा में खलल नहीं पड़ेगा।
पहली बात जिस पर विशेषज्ञ ध्यान केंद्रित करने की सलाह देते हैं वह है हमेशा अपने वार्ताकार की बात सुनना। इसका कोरिया और रूस, अमेरिका और जर्मनी दोनों में स्वागत किया गया है। आपको अपने साथी के भाषण में बाधा नहीं डालनी चाहिए, विरोध नहीं करना चाहिए या टिप्पणी नहीं करनी चाहिए, भले ही आपको यकीन हो कि वक्ता से कुछ गलती हुई है।
अगला नियम समानता के सिद्धांत का अनुपालन है। किसी में भी नहीं आधुनिक देशएक वार्ताकार के लिए खुद को किसी भी तरह से दूसरे से ऊपर रखना आम बात नहीं है। भले ही हम उस बहुत ही विषम सौदे के समापन की स्पष्ट संभावना के बारे में बात कर रहे हों, जिसमें किसी एक पक्ष के पास कोई विकल्प नहीं हो सकता है, साझेदार को इस पर नज़र नहीं डालनी चाहिए।
व्यवसाय में बातचीत वार्ताकार के व्यक्तित्व पर निर्देशित मूल्यांकनात्मक थीसिस से बचकर की जानी चाहिए। इस नियम का पालन करने से किसी भी देश के भागीदार के लिए समान सुविधा सुनिश्चित होगी जिसके प्रतिनिधि के साथ व्यापार वार्ता आयोजित की जा रही है। उदाहरण: यह कहना अवांछनीय है: "आप इस मामले में पर्याप्त रूप से सक्षम नहीं हैं।"
व्यापार वार्ता में गलतियाँ
व्यापार वार्ता आयोजित करने के संबंध में विशेषज्ञों की कुछ बुनियादी सिफारिशों पर विचार करने के बाद, शोधकर्ताओं द्वारा उजागर की गई सिफारिशों का अध्ययन करना उपयोगी होगा सामान्य गलतियाँउद्यमी कभी-कभी संचार प्रक्रिया में ऐसा करते हैं। सबसे पहले, संभवतः यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि ये ऐसी कार्रवाइयां होंगी जो ऊपर वर्णित सिफारिशों के विपरीत हैं। हालाँकि, संचार की प्रमुख बारीकियों से जुड़ी त्रुटियों के सार को समझने के बाद, जिन्हें हमने नोट किया है, निम्नलिखित बिंदुओं पर भी ध्यान देना उपयोगी होगा।
जैसा कि विशेषज्ञों का मानना है, व्यापार वार्ता किसी ऐसे पक्ष की पहचान करने का साधन नहीं होनी चाहिए जो स्पष्ट रूप से सही दृष्टिकोण का वाहक हो सकता है। अगर सचमुच ऐसा है तो यह स्वाभाविक रूप से सामने आ जायेगा। कई उद्यमियों की गलती खुद को एक ऐसे विषय के रूप में स्थापित करना है जिसकी राय का कोई विकल्प नहीं हो सकता।
एक और गलती जो विशेषज्ञ उजागर करते हैं वह है जिद पर जोर देना। अनुनय तरीकों का उपयोग करके समझौता करना हमेशा संभव होता है, लेकिन ऐसी सीधी रणनीति का उपयोग करके ऐसा करना बहुत मुश्किल होता है।
विशेषज्ञों का कहना है कि व्यावसायिक संचार की सत्तावादी शैली अस्वीकार्य है। विशेष रूप से जब उन लेनदेन की बात आती है जिनके असममित होने की अत्यधिक संभावना है। ऐसा कम ही होता है कि एक आपूर्तिकर्ता लंबे समय तक केवल एक ही बना रहे। एक मुक्त बाज़ार में, वांछित उत्पाद प्राप्त करने के लिए वैकल्पिक चैनल ढूंढना आमतौर पर संभव होता है। और अगर किसी समय खरीदार को कम आरामदायक परिस्थितियों को स्वीकार करने के लिए मजबूर किया गया और साथ ही उसे अपने साथी के अधिनायकवाद का सामना करना पड़ा, तो वह दूसरी बार उससे कुछ भी नहीं खरीदना चाहेगा।
व्यापार वार्ता की सामान्य गलतियों में से एक है चर्चा के मुख्य विषय से बचना। उदाहरण के लिए, भले ही ऐसा संयोग से होता है, एक साथी ने दूसरे से यह पूछने का फैसला किया कि वह कहाँ यात्रा करना पसंद करता है, जिसके परिणामस्वरूप बातचीत का विषय पर्यटन की ओर स्थानांतरित हो गया। इस मामले में, ऐसी संभावना है कि एक पक्ष दूसरे पक्ष पर भ्रमित करने, गुमराह करने या विश्वास पैदा करने का इरादा रखने का संदेह करेगा। किसी न किसी तरह समय बर्बाद होगा. जब सामूहिक सौदेबाजी हो रही हो तो विषय से भटकना विशेष रूप से हानिकारक हो सकता है। ऐसे मामलों में, प्रत्येक संचार प्रतिभागी, चर्चा में जगह से बाहर महसूस न करने के लिए, किसी ऐसे विषय पर बोलना चाहेगा जो मुख्य से संबंधित नहीं है।
सफल वार्ता के रहस्य क्या हैं?
हमने पार्टियों के व्यवहार पैटर्न की अनुकूलता सुनिश्चित करने के संदर्भ में व्यापार वार्ता की विशेषताओं की जांच की। अपने आप को कुछ सिद्धांतों से परिचित करना भी उपयोगी होगा जो उचित संचार के परिणामों के आधार पर वांछित परिणाम प्राप्त करने में मदद करेंगे। रूसी विशेषज्ञों द्वारा सफल व्यापार वार्ता के क्या रहस्य बताए गए हैं?
कई शोधकर्ता एक साथी के साथ दीर्घकालिक संबंधों पर संचार बनाने पर जोर देने की सलाह देते हैं। व्यवसाय में तत्काल परिणाम का अक्सर कोई मतलब नहीं होता। और एक पक्ष द्वारा की गई संभावित रियायतों की व्याख्या साझेदार द्वारा की जा सकती है, सबसे पहले, रणनीतिक संबंध बनाने की तत्परता के रूप में।
सफल वार्ता के लिए अगला कारक जिस पर विशेषज्ञ प्रकाश डालते हैं वह है संचार में खुलापन। यह न केवल बोलने के तरीके और शब्दों पर लागू होता है। इसका मतलब है, सबसे पहले, मामले के संबंध में, वार्ताकार के प्रति खुलापन, साथी को खुश न करने या लेन-देन की उद्देश्यपूर्ण रूप से असुविधाजनक शर्तों पर असंतोष व्यक्त करने के डर की अनुपस्थिति। अधिक रचनात्मक दृष्टिकोण वह है जिसमें पार्टी उन बिंदुओं को संवाद में व्यक्त किए जाने के तुरंत बाद व्यक्त करेगी जो पार्टी के लिए उपयुक्त नहीं हैं, बातचीत का विषय बदलने या बातचीत पूरी होने से पहले।
विशेषज्ञ सलाह देते हैं कि जब भी संभव हो, अपनी स्थिति पर नहीं, बल्कि अपने साथी के हितों पर अधिक ध्यान दें। यह उपयोगी होगा यदि एक भागीदार दूसरे को यह दिखाए कि वह न केवल अपनी कंपनी के लाभ में रुचि रखता है, जो स्पष्ट है, बल्कि यह सुनिश्चित करने में भी है कि इससे दूसरे पक्ष के व्यवसाय को लाभ हो।
शोधकर्ताओं का सुझाव है कि बातचीत करने वाले पक्ष, भागीदारों के लिए प्रस्ताव और थीसिस तैयार करते समय, उनकी सामग्री के बारे में पहले से सोचें ताकि भागीदार को कई विकल्पों में से एक को चुनने का अवसर मिले। इससे समझौता होने की संभावना बढ़ जाएगी. यह बहुत संभव है कि इनमें से कोई एक विकल्प आपके साथी को अधिक पसंद आएगा। इसे अंतिम निर्णय लेने के आधार के रूप में लिया जा सकता है।
बातचीत की तैयारी
आइए व्यापार वार्ता की तैयारी जैसे पहलू का अध्ययन करें। इसके क्रियान्वयन के दौरान आपको किस बात पर ध्यान देना चाहिए? कुछ विशेषज्ञ निम्नलिखित परिदृश्य पर बने रहने की सलाह देते हैं।
इस योजना के अंतर्गत, शोधकर्ता इस नियम को ध्यान में रखने की सलाह देते हैं कि बातचीत की तैयारी में बिताया गया समय उनकी अपेक्षित अवधि के अनुरूप होना चाहिए। मुद्दा यह है कि इस परिदृश्य का मुख्य पहलू प्रारंभिक संचार योजना है। इसे "पूर्वाभ्यास" करने की आवश्यकता है और इसलिए इसमें उस समय के बराबर समय लगेगा जिसके दौरान वास्तव में बातचीत होगी।
- विचाराधीन योजना का पहला बिंदु संचार के उद्देश्य को निर्धारित करना है। इस बात पर ध्यान दिए बिना कि दूसरा पक्ष किस परिदृश्य में बातचीत की तैयारी कर रहा है, हम पहले इस सवाल का जवाब देते हैं कि हम नियोजित बैठक के हिस्से के रूप में भागीदारों के साथ संवाद क्यों करने जा रहे हैं।
- हमारे परिदृश्य में अगला बिंदु वांछित परिणाम निर्धारित करना है।
- योजना के अनुसार अगला कदम उन संसाधनों की पहचान करना है जो इसी परिणाम को प्राप्त करने में मदद करेंगे। यह, उदाहरण के लिए, यह या वह ज्ञान, कंपनी के कुछ विशेषज्ञों की क्षमता हो सकती है। पहले मामले में, हमारा कार्य सूचना के आवश्यक स्रोतों को ढूंढना और प्रासंगिक तथ्यों से परिचित होना होगा। दूसरे में, हम सक्षम विशेषज्ञों को अपने साथ आमंत्रित करते हैं, आगामी वार्ता की प्रमुख बारीकियों पर उनके साथ पहले से सहमत होते हैं।
- साझेदारों के साथ संवाद करने की तैयारी का अगला घटक, जिस पर बैठक से पहले निर्णय लिया जाना चाहिए, उसे जानकारी देने का तरीका है। यह मुख्य रूप से मौखिक हो सकता है या इसमें शामिल हो सकता है, उदाहरण के लिए, प्रोजेक्टर पर प्रस्तुतिकरण, मुद्रित पाठ, वीडियो सामग्री आदि के साथ भागीदारों का परिचय। यह पहले से सुनिश्चित करना आवश्यक है कि जिम्मेदार पक्ष द्वारा व्यापार वार्ता के संगठन में उचित तकनीकी आपूर्ति शामिल होगी .
राजनीतिक, उद्यमशीलता, वाणिज्यिक और गतिविधि के अन्य क्षेत्रों में महत्वपूर्ण भूमिकाबातचीत चल रही है. बातचीत प्रक्रियाओं की नैतिकता और मनोविज्ञान का अध्ययन न केवल व्यक्तिगत शोधकर्ताओं द्वारा किया जाता है, बल्कि यह भी किया जाता है विशेष केंद्र. बातचीत मौखिक रूप से की जाती है। इसके लिए संचार में भाग लेने वालों को न केवल साक्षर होने की आवश्यकता है, बल्कि मौखिक संचार की नैतिकता का पालन करने की भी आवश्यकता है। इसके अलावा, हम भाषण के साथ किन हावभावों और चेहरे के भावों से एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं ( अनकहा संचार). अन्य संस्कृतियों और धर्मों का प्रतिनिधित्व करने वाले विदेशी भागीदारों के साथ बातचीत प्रक्रियाओं का संचालन करते समय संचार के गैर-मौखिक पहलुओं का ज्ञान विशेष महत्व प्राप्त करता है। सबसे महत्वपूर्ण बात आपके वार्ताकार को सुनने की क्षमता है, लगातार उस पर ध्यान दें और उसे पुरस्कारों से पुरस्कृत करें, अर्थात। टिप्पणी सकारात्मक लक्षण, बातचीत करने वाले साथी की आत्म-पुष्टि में मदद करें।
तो बातचीत क्या है? बातचीत एक साधन है, लोगों के बीच एक रिश्ता है, जिसे एक समझौते पर पहुंचने के लिए डिज़ाइन किया गया है जब दोनों पक्षों के हित मेल खाते हों या विरोधी हों। बातचीत अधिक औपचारिक, विशिष्ट प्रकृति की होती है और, एक नियम के रूप में, इसमें पार्टियों के पारस्परिक दायित्वों (समझौते, अनुबंध, आदि) को परिभाषित करने वाले दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करना शामिल होता है।
बातचीत की सफलता पूरी तरह से इस बात पर निर्भर करती है कि आप उसके लिए कितनी अच्छी तैयारी करते हैं। बातचीत शुरू करने से पहले एक विकसित मॉडल का होना जरूरी है:
बातचीत के विषय और चर्चा की जा रही समस्या की स्पष्ट रूप से कल्पना करें। बातचीत में पहल वही करेगा जो समस्या को बेहतर जानता और समझता है;
बातचीत के दौरान एक मोटा कार्यक्रम और परिदृश्य तैयार करना सुनिश्चित करें। बातचीत की कठिनाई के आधार पर, कई परियोजनाएँ हो सकती हैं;
अपनी हठधर्मिता के क्षणों के साथ-साथ उन समस्याओं को भी रेखांकित करें जहां अप्रत्याशित रूप से बातचीत में गतिरोध उत्पन्न होने पर आप हार मान सकते हैं।
इस मॉडल का कार्यान्वयन संभव है यदि वार्ता की तैयारी के दौरान निम्नलिखित मुद्दों का अध्ययन किया जाए:
1) वार्ता का उद्देश्य;
2) वार्ता भागीदार;
3) बातचीत का विषय;
4) बातचीत की स्थिति और शर्तें;
5) वार्ता में उपस्थित लोग;
6) वार्ता का संगठन।
समस्या विश्लेषण और स्थिति निदान;
एक सामान्य दृष्टिकोण, मुख्य लक्ष्य और उद्देश्यों का गठन;
बातचीत की स्थिति का निर्धारण, समस्या के समाधान के लिए संभावित विकल्प और हितों में सामंजस्य स्थापित करना;
प्रस्तावों का निर्माण और उनका तर्क।
समस्या विश्लेषण और स्थिति निदान को हर चीज़ का एक प्रमुख तत्व माना जाना चाहिए प्रारंभिक चरण. बातचीत की तैयारी की प्रक्रिया में, वार्ताकारों के हितों की पहचान करना आवश्यक है, न केवल अपने, बल्कि बातचीत करने वाले भागीदार के हितों की भी। साझेदार के हितों की ग़लतफ़हमी अक्सर बातचीत प्रक्रिया में व्यवधान उत्पन्न करती है।
वार्ता के लिए संगठनात्मक तैयारी में शामिल हैं:
एक प्रतिनिधिमंडल का गठन;
बातचीत की तैयारी के तरीके.
प्रतिनिधिमंडल की मात्रात्मक और गुणात्मक संरचना चर्चा किए जाने वाले मुद्दों की संख्या, विशेषज्ञों को आकर्षित करने की आवश्यकता, कुछ मुद्दों की समानांतर चर्चा और प्रतिनिधित्व के स्तर से निर्धारित होती है। प्रतिनिधिमंडल बनाते समय, प्रत्येक वार्ताकार के मुख्य कार्य निर्धारित किए जाते हैं।
बातचीत की तैयारी की प्रक्रिया में बैठकें आयोजित की जाती हैं। इस तैयारी विधि को आम तौर पर स्वीकृत माना जा सकता है। बैठकें प्रतिभागियों की संख्या, उनके आयोजन की आवृत्ति और चर्चा की गई समस्याओं की संख्या में भिन्न होती हैं। बैठकों का उद्देश्य आगामी वार्ता के कार्यों और लक्ष्यों को निर्धारित करना है।
वार्ता की तैयारी की प्रक्रिया में, आगामी वार्ता में स्थितियों को पुन: प्रस्तुत करने के लिए व्यवसाय या सिमुलेशन गेम भी आयोजित किए जाते हैं। समानांतर व्यापार खेलबातचीत कौशल के विकास में योगदान करें।
क्या यह महत्वपूर्ण है सटीक परिभाषावार्ताकारों की स्थिति और पारस्परिक रूप से स्वीकार्य समाधान के संभावित विकल्प।
वार्ता के आयोजन और संचालन के नियमों पर उचित ध्यान देना आवश्यक है। मूल सिद्धांत समानता और आपसी सम्मान है। आमतौर पर बातचीत के समय और स्थान पर 3 से 5 दिन पहले ही सहमति बन जाती है। स्थल आमतौर पर प्रतिभागियों में से किसी एक का कार्यालय परिसर होता है, लेकिन तटस्थ क्षेत्र को बाहर नहीं रखा जाता है। जो अपने कार्यालय में बातचीत का संचालन करता है उसे "अपने क्षेत्र" का लाभ मिलता है, जो आंशिक रूप से समानता के सिद्धांत का उल्लंघन करता है। बातचीत की अवधि भी पहले से निर्धारित होती है और प्रत्येक पक्ष को नियमों का पालन करना चाहिए। लंबी बातचीत के दौरान 40-50 मिनट के बाद ब्रेक लेने की सलाह दी जाती है ताकि थकान के कारण काम की उत्पादकता कम न हो।
बातचीत में भाग लेने वालों की संरचना पर भी पहले से सहमति होती है और यह पार्टियों के हितों के संतुलन को दर्शाता है। बातचीत की विषयगत रूपरेखा और उसके मुख्य लक्ष्यों पर भी चर्चा की गई। बैठक में भाग लेने वालों का व्यवहार उनकी स्थिति के अनुसार शिष्टाचार के नियमों द्वारा नियंत्रित होता है। यदि बातचीत में भाग लेने वाले पहले एक-दूसरे को नहीं जानते थे, तो उनका आपसी परिचय बिजनेस कार्ड के आदान-प्रदान के साथ होता है।
बातचीत का संचालन करने में सामग्री की गोपनीयता शामिल होती है, इसलिए बातचीत के दौरान या चर्चा किए गए व्यक्तिगत प्रावधानों को रिकॉर्ड करना केवल आपसी सहमति से ही संभव है, यानी। इस मुद्दे पर विशेष चर्चा की आवश्यकता है. व्यावसायिक बातचीत के आयोजन और संचालन के नियम, जिनका उद्देश्य उनके सफल संचालन को सुविधाजनक बनाना है, ताकि संतुष्टि और अच्छी छवीबातचीत से प्रत्येक पक्ष के साथ बने रहे.
यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं जो आपको बातचीत में सफल होने में मदद करेंगे:
तथ्यों को विकृत मत करो. ईमानदारी और प्रत्यक्षता को हमेशा उसी तरह पुरस्कृत किया जाता है जिसके वे हकदार हैं।
निराधार धारणाएं न बनाएं. यह न मानें कि आप अपने साथी की मनोदशाओं और भावनाओं को अच्छी तरह से जानते हैं। हमेशा खुद को सवालों से परखें।
धैर्य रखें। बातचीत में देरी हमेशा निराशाजनक होती है, लेकिन फिर भी वे जल्दबाज़ी में लिए गए निर्णय से बेहतर हैं। जल्दबाजी में लिए गए निर्णयों से आपको या आपके साझेदारों को कोई लाभ नहीं होगा।
आप जो कुछ भी सुनते हैं उस पर विश्वास न करें। प्राप्त किसी भी जानकारी की सत्यता की जाँच करें।
मैं अन्य सुझाव दे सकता हूं:
हमेशा और अधिक मांगें. शुरुआती झटके की रणनीति काफी उचित है।
कभी भी पहले सहमत न हों या प्रतिप्रस्ताव करने वाले पहले न बनें।
यह न दिखाएं कि आप रियायतें देने के लिए तैयार हैं। जैसे ही आप वाक्यांश कहते हैं, "यह परक्राम्य है," अपने साथी को बैंक चेक लिखने पर विचार करें।
यदि आपको रियायत देनी ही है, तो इसे अनिच्छा से और धीरे-धीरे करें।
लापरवाह और कठोर बयानों से बचने की कोशिश करें। इससे आपका पार्टनर जिद्दी हो सकता है।
हास्य की भावना रखें. यदि आप कोई काम बहुत देर तक और बहुत तीव्रता से करते हैं, तो यह कष्टप्रद हो जाता है और परिणामस्वरूप, आपके साथी को लगेगा कि बातचीत उसके लिए एक नकारात्मक अनुभव बन गई है। आपको समय-समय पर माहौल को शांत करना चाहिए ताकि यह आपको निराश न करे।
यदि वार्ता की प्रगति सकारात्मक थी, तो अंतिम चरण में उन मुख्य बिंदुओं को संक्षेप में दोहराना आवश्यक है जिन्हें वार्ता के दौरान छुआ गया था, और, सबसे महत्वपूर्ण बात, उन सकारात्मक बिंदुओं की विशेषताएं जिन पर पार्टियां सहमत थीं। इससे यह विश्वास हासिल करना संभव हो जाएगा कि वार्ता में भाग लेने वाले सभी लोग भविष्य के समझौते के मुख्य प्रावधानों के सार को स्पष्ट रूप से समझते हैं, और हर कोई आश्वस्त है कि वार्ता के दौरान कुछ प्रगति हासिल हुई है। बातचीत के सकारात्मक परिणामों के आधार पर नई बैठकों की संभावना पर चर्चा करना भी उचित है।
यदि बातचीत का नतीजा नकारात्मक है, तो बातचीत करने वाले भागीदार के साथ व्यक्तिपरक संपर्क बनाए रखना आवश्यक है। ऐसे में ध्यान केंद्रित नहीं हो पाता है. बातचीत के विषय पर, लेकिन व्यक्तिगत पहलुओं पर, बातचीत जारी रखने से संबंधित प्रस्तावों की वैधता के सह-निर्धारण की अनुमति देना, और व्यक्तिगत पहलुओं पर, भविष्य में व्यावसायिक संपर्क बनाए रखने की अनुमति देना, यानी। उन अनुभागों के परिणामों का सारांश छोड़ना आवश्यक है जहां कोई सकारात्मक परिणाम प्राप्त नहीं हुए। ऐसा विषय ढूंढने की सलाह दी जाती है जो दोनों पक्षों के लिए रुचिकर हो, स्थिति को शांत करेगा और विदाई का एक दोस्ताना, आरामदायक माहौल बनाने में मदद करेगा।
इसलिए, बातचीत के बाद, जायजा लेने का समय आ गया है। बातचीत को पूरा माना जा सकता है यदि उनके परिणामों का सावधानीपूर्वक और जिम्मेदारी से विश्लेषण किया जाए, जब उनके कार्यान्वयन के लिए आवश्यक उपाय किए जाएं और अगली वार्ता की तैयारी के लिए कुछ निष्कर्ष निकाले जाएं। वार्ता के परिणामों के विश्लेषण के निम्नलिखित लक्ष्य हैं:
वार्ता के लक्ष्यों की उनके परिणामों से तुलना करना;
वार्ता के परिणामों से उत्पन्न होने वाले उपायों और कार्यों का निर्धारण;
भविष्य की बातचीत या मौजूदा बातचीत को जारी रखने के लिए व्यावसायिक, व्यक्तिगत और संगठनात्मक निष्कर्ष।
यह निम्नलिखित तीन दिशाओं में होना चाहिए:
1) वार्ता पूरी होने के तुरंत बाद विश्लेषण - एक विश्लेषण जो वार्ता की प्रगति और परिणामों का मूल्यांकन करने, छापों का आदान-प्रदान करने और वार्ता के परिणामों से संबंधित प्राथमिकता वाली गतिविधियों की पहचान करने में मदद करता है;
2) विश्लेषण चालू उच्चे स्तर कासंगठन का प्रबंधन;
3) व्यापार वार्ता का व्यक्तिगत विश्लेषण प्रत्येक भागीदार के अपने कार्यों और समग्र रूप से संगठन के प्रति जिम्मेदार रवैये का स्पष्टीकरण है। निगरानी और बातचीत से सीखने के अर्थ में यह महत्वपूर्ण आत्म-चिंतन है।
बातचीत मूलतः दो या दो से अधिक लोगों के बीच विचारों के आदान-प्रदान की एक प्रक्रिया है, जो एक विशिष्ट परिणाम प्राप्त करने के उद्देश्य से की जाती है। मोटे तौर पर, बातचीत हर व्यक्ति के जीवन में मौजूद होती है, क्योंकि... हम सभी को, किसी न किसी तरह, समय-समय पर किसी न किसी के साथ बातचीत करनी पड़ती है। नियुक्ति करते समय, एक महत्वपूर्ण अनुबंध समाप्त करते समय, संभावित व्यावसायिक भागीदारों के साथ बैठक करते समय, किसी ग्राहक को उत्पाद या सेवा बेचते समय, परिवार परिषद, आदि। और इसी तरह। - ये सब बातचीत है.
लेकिन यह समझना जरूरी है कि बातचीत, इस तथ्य के बावजूद कि वे मूल रूप से समान हैं, लगभग हमेशा होती रहती हैं अलग-अलग स्थितियाँ, अर्थात। उदाहरण के लिए, दो व्यावसायिक साझेदारों के बीच बातचीत शर्तों के एक सेट के अनुरूप होती है, एक अधीनस्थ और एक प्रबंधक के बीच बातचीत - अन्य, राज्य के प्रमुखों के बीच बातचीत - अन्य, आदि।
हालाँकि, बातचीत की प्रक्रिया में हमेशा तीन मूलभूत चरण होते हैं:
- वार्ता की तैयारी
- बातचीत की प्रक्रिया
- समझौते पर पहुंचना
चरण एक - बातचीत की तैयारी
बातचीत की तैयारी एक अत्यंत महत्वपूर्ण चरण है, क्योंकि इसी पर संपूर्ण आगामी प्रक्रिया की नींव रखी जाती है। प्रत्येक तैयारी तत्व में है बडा महत्वऔर निर्धारित लक्ष्यों की प्राप्ति को प्रभावित कर सकता है। भले ही एक मध्यवर्ती चरण (बातचीत की तैयारी के चरणों में से एक) पर उचित ध्यान नहीं दिया गया, तैयारी को प्रभावी ढंग से पूरा नहीं किया जा सकता है।
वार्ता की तैयारी में शामिल हैं:
- बातचीत उपकरण की परिभाषाएँ
- प्रतिभागियों के बीच संपर्क स्थापित करना
- बातचीत के लिए आवश्यक डेटा का संग्रह और विश्लेषण
- एक वार्ता योजना तैयार करना
- आपसी विश्वास का माहौल बनाना
बातचीत के उपकरण का निर्धारण
बातचीत के साधनों को निर्धारित करने के चरण की विशेषता इस तथ्य से है कि इसमें विभिन्न दृष्टिकोणों और/या बातचीत प्रक्रियाओं और उनके कार्यान्वयन के लिए उपयोग किए जाने वाले साधनों के एक सेट की पहचान शामिल है। इसके अलावा, ऐसे तत्वों की पहचान की जाती है जो वर्तमान समस्या को हल करने में मदद करने की क्षमता रखते हैं, जैसे, उदाहरण के लिए, अदालत, मध्यस्थता, मध्यस्थ, आदि। बातचीत के साधन प्रक्रिया में सभी प्रतिभागियों द्वारा अपने और/या सामान्य विचारों के आधार पर निर्धारित किए जाते हैं।
अधिक जानकारी:आपको यह समझना चाहिए कि आप जो परिणाम चाहते हैं वह किस माध्यम से प्राप्त किया जा सकता है: बातचीत की रणनीति निर्धारित करने के अलावा (हम इस बारे में अगले पाठ में बात करेंगे), यह कोई भी हो सकता है सहायक समान, उपकरण, आदि साथ ही, अतिरिक्त विशेषज्ञ भी अक्सर शामिल होते हैं, उदाहरण के लिए, सांख्यिकीविद्, किसी विशेष क्षेत्र के पेशेवर, सलाहकार, न्यायाधीश आदि।
प्रतिभागियों के बीच संपर्क स्थापित करना
- प्रतिभागियों के बीच ईमेल, फैक्स या टेलीफोन के माध्यम से संपर्क स्थापित करना
- वार्ता में भाग लेने के लिए पार्टियों की इच्छा की पहचान करना और समस्या को हल करने के लिए विशिष्ट दृष्टिकोण की पहचान करना (उन्हें समन्वयित करना)
- ऐसा रिश्ता स्थापित करना जिसमें समान लक्ष्यों को प्राप्त करने की भावना हो, आपसी सम्मान और विश्वास (अक्सर आपसी सहानुभूति), सहमति हो; इसके अलावा, प्रतिभागियों के बीच संपर्क स्थापित करने की प्रक्रिया में, बातचीत की बातचीत विकसित होती है
- एक समझौते पर पहुंचना कि बातचीत अनिवार्य है
- एक समझौते पर पहुंचना कि सभी इच्छुक पक्ष (साझेदार, प्रबंधन/अधीनस्थ, बाहरी संगठन, तीसरे पक्ष, आदि) बातचीत में शामिल हो सकते हैं
अधिक जानकारी:इस मध्यवर्ती चरण का नाम स्वयं ही बोलता है। एक स्वतंत्र प्रतिनिधि (या एक पार्टी का प्रतिनिधि) को यह पता लगाने के लिए विरोधी पार्टियों के प्रतिनिधियों (या दूसरी पार्टी के प्रतिनिधि) से संपर्क करना चाहिए कि क्या पार्टियां बातचीत के लिए तैयार हैं, वे अपने सामने आने वाले मुद्दों को हल करने की योजना कैसे बनाते हैं, यह निर्धारित करें बातचीत की शर्तें, और यह भी तय करें कि क्या प्रतिभागियों में अतिरिक्त हितधारक/संगठन शामिल होंगे, और ये व्यक्ति/संगठन कौन होंगे।
बातचीत के लिए आवश्यक डेटा का संग्रह और विश्लेषण
वार्ता की तैयारी के प्रस्तुत चरण में शामिल हैं:
- परिभाषा, संग्रह और विश्लेषण आवश्यक जानकारीव्यक्तियों, संगठनों और सभी विवरणों के बारे में जिनका बातचीत के विषय से कोई संबंध है
- मिली जानकारी की प्रासंगिकता और वास्तविक मामलों की स्थिति के अनुपालन की जाँच करना
- अनुपलब्ध या अविश्वसनीय जानकारी से नकारात्मक प्रभाव की संभावना को अधिकतम करें
- प्रत्येक वार्ताकार के मुख्य हितों का निर्धारण करना
अधिक जानकारी:में बातचीत की तैयारी के चरण में अनिवार्यकिसके साथ बातचीत होगी, कौन से इच्छुक पक्ष/संगठन उनमें भाग ले सकते हैं या लेंगे, इसके बारे में सभी संभावित डेटा एकत्र करना आवश्यक है। व्यापक मात्रा में डेटा एकत्र करना बहुत महत्वपूर्ण है ताकि बातचीत प्रक्रिया के दौरान अप्रत्याशित स्थिति और भ्रम पैदा न हो। अन्य बातों के अलावा, बातचीत की प्रभावशीलता और परिणाम काफी हद तक इस बात पर निर्भर करता है कि क्या पक्ष एक-दूसरे की आवश्यकताओं के साथ-साथ अपनी आवश्यकताओं को भी समझते हैं।
एक वार्ता योजना तैयार करना
वार्ता की तैयारी के प्रस्तुत चरण में शामिल हैं:
- रणनीति और रणनीतियों का निर्धारण करना जो लक्ष्य प्राप्त करने में मदद कर सकते हैं - वार्ताकारों को एक समझौते पर लाना
- ऐसी रणनीति का निर्धारण करना जो स्थिति के लिए सबसे उपयुक्त हो और बातचीत के दौरान उठाए जाने वाले सबसे अस्पष्ट (विवादास्पद) मुद्दों की विशेषताओं का निर्धारण करना।
- आवश्यक वस्तुनिष्ठ परिणामों की गणना
अधिक जानकारी:निस्संदेह, हर चीज़ की योजना बनाना संभव नहीं है, लेकिन यह संभव है वार्ता इसमें, फिर से, एक ऐसी रणनीति को परिभाषित करना शामिल है जो अनुमति देगी (प्रतिद्वंद्वी/विरोधियों के बारे में एकत्र की गई जानकारी के आधार पर), सामरिक बारीकियाँ जो, यदि आवश्यक हो, रणनीति में समायोजन, उठाए जाने वाले संभावित मुद्दों और वार्ता के स्थान, प्रतिभागियों की सटीक संख्या जैसे बिंदुओं के निर्धारण की अनुमति देती हैं। , वार्ता का प्रारंभ और समाप्ति समय, आदि। डी।, यानी। सभी संगठनात्मक बारीकियाँ। परिणामस्वरूप, आपके पास आगामी घटना की एक अनुमानित तस्वीर होनी चाहिए।
आपसी विश्वास का माहौल बनाना
वार्ता की तैयारी के प्रस्तुत चरण में शामिल हैं:
- वार्ता प्रक्रिया में भाग लेने के लिए वार्ताकारों को मनोवैज्ञानिक रूप से तैयार करने के उपाय करना (मुख्य विवादास्पद मुद्दों को ध्यान में रखा गया है)
- सूचना की धारणा और समझ के लिए परिस्थितियाँ तैयार करने और रूढ़िवादिता के प्रभाव को कम करने के उपाय करना
- वार्ताकारों द्वारा मान्यता का माहौल बनाने के लिए उपाय करना कि विवाद में मुद्दे वैध हैं
- प्रभावी बातचीत के लिए अनुकूल भरोसेमंद माहौल बनाने के लिए कदम उठाना
अधिक जानकारी:सबसे प्रभावी बातचीत हमेशा मैत्रीपूर्ण माहौल में होती है, जब सभी भागीदार एक-दूसरे से मिलने, विरोधी राय सुनने, अन्य लोगों की इच्छाओं और जरूरतों को ध्यान में रखने आदि के लिए तैयार होते हैं। यह इस उद्देश्य के लिए है कि मनोवैज्ञानिक प्रशिक्षण (अक्सर इस क्षेत्र में विशेषज्ञों की भागीदारी के माध्यम से), बातचीत के संचालन के लिए आरामदायक स्थिति बनाना, तीसरे पक्ष के विशेषज्ञों को आकर्षित करना आवश्यक है, जो सबसे पहले, सभी शर्तों को स्थापित कर सकें। बातचीत कानूनी है और इसका अनुपालन किया जाता है, और दूसरी बात, वे बातचीत प्रक्रिया को विनियमित करेंगे, प्रतिभागियों को स्थापित नियमों का उल्लंघन करने से रोकेंगे।
चरण दो - बातचीत
बातचीत का दूसरा चरण सबसे महत्वपूर्ण है, क्योंकि यहां बातचीत प्रक्रिया में भाग लेने वालों के बीच सीधा संवाद होता है। जैसा कि ऊपर चर्चा किए गए मामले में, बातचीत के चरण के सभी तत्व एक बड़ी भूमिका निभाते हैं। नीचे प्रस्तावित योजना को सबसे इष्टतम माना जाता है, इस कारण से मध्यवर्ती चरणों की अदला-बदली नहीं की जानी चाहिए।
तो, दूसरे चरण में निम्न शामिल हैं:
- बातचीत की प्रक्रिया की शुरुआत
- विवादास्पद मुद्दों की पहचान करना और एजेंडा निर्धारित करना
- प्रतिभागियों के मौलिक हितों का निर्धारण
- प्रस्ताव विकल्पों का विकास जिस पर कोई समझौता आधारित हो सकता है
बातचीत की प्रक्रिया की शुरुआत
- वार्ताकारों का एक दूसरे से परिचय (परिचित होना)।
- प्रतिभागी विचारों का आदान-प्रदान करते हैं, दूसरे पक्ष के विचारों को स्वीकार करने की इच्छा प्रदर्शित करते हैं, विचार साझा करते हैं, खुले तौर पर उभरते विचारों की पेशकश करते हैं, शांतिपूर्ण वातावरण में समझौते की इच्छा और तत्परता प्रदर्शित करते हैं
- व्यवहार की एक सामान्य रेखा को परिभाषित करना और उसका निर्माण करना
- बातचीत प्रक्रिया से आपसी अपेक्षाओं का निर्धारण करना
- प्रतिभागियों के पदों का गठन
अधिक जानकारी:प्रारंभिक चरण में, जिम्मेदार व्यक्ति को वार्ता में भाग लेने वाले सभी लोगों को उपस्थित लोगों से परिचित कराना होगा और प्रक्रिया शुरू करने का संकेत देना होगा। प्रतिभागियों को बातचीत प्रक्रिया के विषय पर अपने विचार व्यक्त करने, अपनी स्थिति व्यक्त करने, समायोजन और परिवर्धन करने का अधिकार है। इस जानकारी को ध्यान में रखते हुए भविष्य में बातचीत की प्रक्रिया को आगे बढ़ाया जाएगा।
विवादास्पद मुद्दों की पहचान करना और एजेंडा निर्धारित करना
वार्ता के प्रस्तुत चरण में शामिल हैं:
- बातचीत के क्षेत्र का निर्धारण जिसमें प्रतिभागियों के हित शामिल हों
- विवादास्पद मुद्दों का निर्धारण अनिवार्य चर्चा के अधीन है
- अनिवार्य चर्चा के अधीन विवादास्पद मुद्दों का निरूपण
- विवादास्पद मुद्दों पर सहमति विकसित करने की प्रतिभागियों की इच्छा का प्रदर्शन (चर्चा उन विवादास्पद मुद्दों से शुरू होनी चाहिए जिन पर कम से कम असहमति हो, यानी उन मुद्दों पर जिन पर सहमति बनने की अधिक संभावना है)
- अतिरिक्त जानकारी प्राप्त करने सहित विवादास्पद मुद्दों के लिए तकनीकों का उपयोग
अधिक जानकारी:प्रतिभागियों को आपस में यह तय करना होगा कि वे एक ही समस्या का समाधान ढूंढ रहे हैं, और एक-दूसरे के हितों को भी समझें। गति निर्धारित है: अतिरिक्त मुद्दों पर चर्चा की जाती है जिन पर पार्टियों की स्पष्ट राय नहीं है, प्रत्येक पार्टी सक्रिय रूप से सुनने, जानकारी दर्ज करने, अतिरिक्त प्रश्नों की सूची संकलित करने और आवाज उठाने के माध्यम से अतिरिक्त जानकारी एकत्र करती है।
प्रतिभागियों के मौलिक हितों का निर्धारण
वार्ता के प्रस्तुत चरण में शामिल हैं:
- बातचीत प्रक्रिया में प्रतिभागियों की जरूरतों, हितों और मौलिक पदों को निर्धारित करने के लिए विवादास्पद मुद्दों का विस्तृत अध्ययन (शुरुआत में अलग से, और फिर व्यापक रूप से)
- प्रतिभागी एक-दूसरे को अपने हितों के बारे में विस्तार से बताते हैं, जिसकी बदौलत अन्य लोगों के हितों को भी अपना माना जा सकता है
अधिक जानकारी:इस मध्यवर्ती चरण में, प्रतिभागी संयुक्त रूप से प्रत्येक पक्ष के विवादास्पद मुद्दों के अध्ययन में गहराई से उतरते हैं, उनके विवरण स्पष्ट करते हैं, एक-दूसरे से अतिरिक्त प्रश्न पूछते हैं, और हितों और जरूरतों को स्पष्ट करते हैं। यह सब बातचीत प्रक्रिया के दौरान गलतफहमी को कम करने, सभी प्रतिभागियों के लिए समस्या के सबसे उपयुक्त समाधान की खोज को आसान बनाने और एक समझौते पर पहुंचने के लिए किया जाता है। आधार के रूप में प्राप्त जानकारी का उपयोग करके, प्रतिभागी न केवल एक-दूसरे के गहरे हितों को समझ सकते हैं, बल्कि आगे की कार्रवाई के लिए संपर्क के नए बिंदु और रचनात्मक विकल्प भी ढूंढ सकते हैं।
प्रस्ताव विकल्पों का विकास जिस पर कोई समझौता आधारित हो सकता है
वार्ता के प्रस्तुत चरण में शामिल हैं:
- उपलब्ध सरणी में से किसी समझौते के लिए सबसे उपयुक्त विकल्प चुनने की प्रतिभागियों की इच्छा (यदि ऐसा कोई विकल्प नहीं है, तो नए विकल्पों की पहचान करना आवश्यक है)
- प्रत्येक भागीदार की ज़रूरतों की समीक्षा (समीक्षा का उद्देश्य सभी विवादास्पद मुद्दों को एक आम सहमति पर लाना है)
- समझौते की चर्चा को नियंत्रित करने वाले मानदंड तैयार करना या पहले से मौजूद नियमों का प्रस्ताव करना
- समझौते के सिद्धांतों का निर्माण
- विवादास्पद मुद्दों का लगातार समाधान (जटिल विवादास्पद मुद्दों को छोटे-छोटे मुद्दों में विभाजित किया गया है - जिनका उत्तर प्रतिभागी अधिक तेज़ी से और आसानी से दे सकते हैं)
- समस्या का समाधान चुनना (विकल्प या तो प्रत्येक भागीदार द्वारा व्यक्तिगत रूप से प्रस्तावित किए जा सकते हैं या बातचीत के दौरान संयुक्त रूप से विकसित किए जा सकते हैं)
अधिक जानकारी:पिछले चरणों में प्राप्त सभी आंकड़ों के आधार पर, सभी विवरणों और सूक्ष्मताओं पर चर्चा की गई मुख्य समस्या, वार्ताकार समझौते की शर्तों के लिए कई विकल्प निर्धारित करते हैं, शुरू में उनमें से किसी को आधार के रूप में लिए बिना और उनमें से किसी पर ध्यान केंद्रित किए बिना। यदि आवश्यक हो, तो प्रत्येक पक्ष की आवश्यकताओं और किसी समझौते पर पहुंचने के लिए ध्यान में रखे जाने वाले मानदंडों का सारांश तैयार किया जाता है, और समान सिद्धांत तैयार किए जाते हैं जो बिना किसी अपवाद के सभी प्रतिभागियों का मार्गदर्शन करें। यदि कुछ प्रश्नों का अच्छी तरह से विश्लेषण नहीं किया गया है, तो उनका दोबारा विश्लेषण किया जाता है (यदि आवश्यक हो, तो जटिल प्रश्नों को सरल प्रश्नों में विभाजित किया जाता है)। इस प्रकार, समस्या को हल करने के लिए विकल्पों की एक श्रृंखला बनाई जाती है, जिसमें से बाद में एक का चयन किया जाएगा जो सभी शर्तों को पूरा करेगा और वार्ता में सभी प्रतिभागियों के लिए उपयुक्त होगा (जब तक कि निश्चित रूप से, हम कठिन वार्ता के बारे में बात नहीं कर रहे हैं - हम बात करेंगे) उन्हें एक अलग अध्याय में)।
चरण तीन - सहमति पर पहुंचना
सर्वसम्मति का चरण ऊपर चर्चा की गई हर चीज़ का परिणाम है। इस स्तर पर, बातचीत प्रक्रिया में भाग लेने वाले एक विशिष्ट समझौते पर आते हैं जो उनके हितों को संतुष्ट करता है।
इस चरण में कई मध्यवर्ती चरण भी शामिल हैं, या यों कहें:
- अनुबंध विकल्प परिभाषाएँ
- समस्या के समाधान के लिए विकल्पों की अंतिम चर्चा
- औपचारिक सहमति प्राप्त करना
अनुबंध विकल्पों को परिभाषित करना
- प्रतिभागियों के हितों पर विस्तृत विचार
- प्रतिभागियों के हितों और पाई गई समस्या के समाधान के बीच संबंध स्थापित करना
- समस्या के प्रत्येक समाधान की प्रभावशीलता का आकलन करना
अधिक जानकारी:समस्या को हल करने और पिछले चरण के दौरान प्राप्त समझौते पर पहुंचने के विकल्पों को संक्षेप में प्रस्तुत किया जाता है और फिर प्रत्येक पक्ष के हितों के साथ तुलना की जाती है। फिर प्रभावशीलता के लिए इन विकल्पों की जांच की जाती है। प्रत्येक विकल्प के लिए, ऐसे प्रश्न पूछे जाते हैं: "क्या यह विकल्प पार्टी ए/पार्टी बी को संतुष्ट करता है?", "क्या यह विकल्प पार्टी ए/पार्टी बी के हितों को पूरा करता है?", "समस्या को हल करने में यह विकल्प कितना प्रभावी है?" वगैरह। फिर प्रत्येक विकल्प के लिए एक संक्षिप्त सारांश लिखा जाता है।
समस्या के समाधान पर अंतिम चर्चा
समझौते पर पहुंचने के प्रस्तुत चरण में शामिल हैं:
- समस्या के समाधान के लिए उपलब्ध विकल्पों में से एक विकल्प का चयन करना (वार्ताकार एक-दूसरे को रियायतें देते हैं)
- चयनित के आधार पर सबसे प्रभावी और उत्तम विकल्प बनाना
- सूत्रीकरण अंतिम निर्णय
- मुख्य समझौते को औपचारिक बनाने के लिए एक प्रक्रिया का विकास
अधिक जानकारी:सबसे प्रभावी विकल्प समस्या को हल करने और किसी समझौते पर पहुंचने का वह विकल्प माना जाता है जो सभी पक्षों के हितों को सर्वोत्तम रूप से संतुष्ट करता हो। यह विकल्प सामान्य सरणी से चुना गया है. यदि इसमें ऐसी कमियाँ हैं जिनमें सुधार की आवश्यकता है, तो इसके आधार पर एक नया संस्करण बनाया जाता है, ऐसी कमियों को दूर किया जाता है (इसके माध्यम से इसे लागू किया जा सकता है)। , फोकस समूह, आदि)। जैसे ही अंतिम संस्करण तैयार हो जाता है, पार्टियां (या जिम्मेदार व्यक्ति) मुख्य समझौते को तैयार करने के लिए एक प्रक्रिया विकसित करना शुरू कर देती हैं: इसका रूप, निष्कर्ष की प्रक्रिया, शामिल व्यक्तियों/संगठनों की सूची (यदि आवश्यक हो), आदि। निर्धारित किए गए है।
औपचारिक समझौते पर पहुंचना
समझौते पर पहुंचने के प्रस्तुत चरण में शामिल हैं:
- समझौते पर पहुंचना (सहमति या तो मौखिक या दस्तावेजी हो सकती है, जिसमें कानूनी रूप से भी शामिल है, उदाहरण के लिए, अनुबंध, समझौते, समझौते आदि के रूप में)
- प्रतिभागी अपने दायित्वों को पूरा करने की प्रक्रिया पर चर्चा करते हैं
- प्रतिभागियों द्वारा विकास संभावित तरीकेअपने दायित्वों को पूरा करने की प्रक्रिया में उत्पन्न होने वाली कठिनाइयों पर काबू पाना
- प्रतिभागियों द्वारा अपने दायित्वों की पूर्ति की निगरानी के लिए एक प्रक्रिया का विकास
- समझौते का औपचारिकरण
- प्रवर्तन तंत्र और दायित्वों का विकास (निष्पक्षता, निष्पक्षता, गारंटी, आदि)
अधिक जानकारी:उपर्युक्त सभी मुख्य और मध्यवर्ती चरणों का परिणाम यह होना चाहिए कि पार्टियाँ औपचारिक समझौते पर पहुँचें। वार्ताकार मौखिक या प्रलेखित (प्रासंगिक विशेषज्ञों की भागीदारी सहित) एक समझौते में प्रवेश करते हैं, अधिकारों और जिम्मेदारियों को वितरित करते हैं, अपने दायित्वों को पूरा करने के लिए समय सीमा निर्धारित करते हैं (यह सब विशेष प्रश्नावली, चेकलिस्ट इत्यादि के रूप में तैयार किया जा सकता है), चर्चा करें अतिरिक्त मुद्दे, नियोजित कार्यों को लागू करने के लिए एक योजना तैयार करना आदि। इसके अलावा, प्रतिभागियों को किसी भी तरह से अपने दायित्वों को पूरा करने या समझौते की शर्तों के उल्लंघन के लिए अपने पार्टियों (दोनों पक्षों) में से किसी एक की विफलता के लिए सजा (जुर्माना या अन्य रूप) की प्रक्रिया निर्धारित करनी होगी।
ये मूलतः बातचीत प्रक्रिया के मुख्य चरण हैं।
जैसा कि हमने पहले ही उल्लेख किया है, बातचीत में सफलता प्राप्त करने की संभावना को अधिकतम करने के लिए, हमारे द्वारा विचार किए गए एल्गोरिदम का पालन करने का प्रयास करना आवश्यक है, इसके चरणों को बाहर किए बिना या बदले बिना। निःसंदेह, आपको अपने स्वयं के परिवर्धन और समायोजन करने का पूरा अधिकार है, क्योंकि कुछ वार्ताएं कभी भी पूरी तरह से दूसरों के समान नहीं होंगी, और इसलिए उनकी अपनी विशिष्टता और विशिष्टता होगी। इसे कुछ अलग तरीके से कहें तो, आप बातचीत के माध्यम से जो परिणाम प्राप्त करने की योजना बना रहे हैं, उसके लिए एक असाधारण दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है, जो न केवल तथ्यों, तर्कों और उपलब्ध जानकारी के कुशल प्रबंधन में व्यक्त होता है, बल्कि आवेदन में भी व्यक्त होता है।
और पहले पाठ के अंत में, हम आपको कुछ और सिफारिशें देना चाहेंगे - आपको प्रभावी बातचीत करने के लिए कुछ नियमों और बातचीत करने वाले भागीदारों को मनाने के लिए कुछ नियमों से परिचित कराने के लिए।
प्रभावी वार्ता आयोजित करने के लिए कई नियम
बातचीत के ये कुछ नियम आपको सबसे आम गलतियों से बचने की अनुमति देंगे (हम छठे पाठ में गलतियों के बारे में अधिक विस्तार से बात करेंगे) और प्रत्येक पक्ष के लिए सबसे इष्टतम और आरामदायक तरीके से बातचीत का संचालन करेंगे।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी बातचीत हमेशा प्रभावी रहे, इन दिशानिर्देशों का पालन करें:
- ऐसे बयानों से बचें जो अन्य प्रतिभागियों के व्यक्तित्व को कमजोर कर सकते हैं। शिष्टाचार के नियमों का पालन करने का प्रयास करें, विनम्र रहें और सभ्य तरीके से संवाद करें। ऐसे मामलों में जहां जुनून इतना अधिक बढ़ रहा है कि आप नियंत्रण खोने के करीब हैं (विशेषकर कठिन बातचीत), तो ब्रेक लेना उचित है।
- अपने प्रतिद्वंद्वी के विचारों को पहले से ही "पढ़ने" का प्रयास करें ताकि आप उसके विचारों के अनुरूप बयान देने में सक्षम हो सकें। हालाँकि, यहाँ यह बहुत महत्वपूर्ण है कि आप अपने प्रतिद्वंद्वी की भावनाओं को ठेस न पहुँचाएँ।
- अपने वार्ताकार की राय को कभी भी नज़रअंदाज या उपेक्षा न करें - वह जो कहता है उसे ध्यान में रखें
- अक्सर ऐसा होता है कि एक वार्ताकार, अपने लक्ष्यों को बताए बिना, कुछ पता लगाने की कोशिश में दूसरे पर सवालों से हमला करता है। व्यवहार की यह रेखा प्रभावी नहीं है, क्योंकि उत्तर देने वाला प्रतिभागी दबाव महसूस करता है। बातचीत सुचारू रूप से चलने के लिए, आपको शुरुआत में ही एक-दूसरे के लक्ष्यों और उद्देश्यों को परिभाषित करना चाहिए।
- यदि आप पहली बार बातचीत में मुख्य बात निर्धारित करने में असमर्थ रहे, और परिणामस्वरूप आप मुख्य विषय से दूर जाने लगे, तो आपके प्रतिद्वंद्वी को आपको सही करने या आपके भाषण को पूरक करने का अधिकार है; आपको इसे यथासंभव शांति से लेना चाहिए और भविष्य में ऐसी गलतियाँ न करने का प्रयास करना चाहिए
- आपके प्रतिद्वंद्वी ने जो कहा है, उसकी व्याख्या करने से बचें, अन्यथा इससे एक नई प्राथमिकता, जिसे प्रतिद्वंद्वी महत्वपूर्ण नहीं मानता है उसकी पुनरावृत्ति, या सामान्यीकरण हो सकता है; इससे आख़िरकार ग़लतफ़हमियाँ पैदा हो सकती हैं और जुनून बढ़ सकता है
- विचार विकसित करें - यदि किसी कारण से आपके प्रतिद्वंद्वी ने यह नहीं बताया कि उसका सीधा मतलब क्या है, तो उसके शब्दों से स्वयं परिणाम निकालें। अपना विचार विकसित करते समय, अपने प्रतिद्वंद्वी द्वारा निर्धारित रूपरेखा का उपयोग करें, अन्यथा वह सोच सकता है कि आप उसे अनदेखा कर रहे हैं। यदि आप अपने प्रतिद्वंद्वी द्वारा कही गई कोई बात नहीं समझते हैं, तो उसे स्पष्ट करना सुनिश्चित करें।
- यदि बातचीत के किसी चरण में आपको लगता है कि आप भावनाओं के आगे झुकने लगे हैं, तो यह काफी सामान्य होगा यदि आप इसे व्यक्त करते हैं, लेकिन इसे भावनात्मक रूप से नहीं, बल्कि शांति और आसानी से व्यक्त करें। फिर से याद रखें: बातचीत करने में असमर्थता से कुछ भी अच्छा नहीं होगा।
- यदि किसी स्तर पर आपको लगे कि आपका प्रतिद्वंद्वी भावनाओं के वशीभूत होने लगा है, तो यह काफी स्वीकार्य होगा यदि आप बताएं कि उसके बारे में कैसा महसूस किया जा रहा है। इस पलआप उसकी हालत
- जब आप बातचीत करते हैं और व्यक्तिगत विषयों पर चर्चा करते हैं, तो अंतरिम परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत करें - यह आपसी समझ को बढ़ावा देगा, और एक संकेत के रूप में भी काम करेगा जो जब भी और यदि बातचीत मुख्य विषय से भटकती है तो संकेत देगा
प्रभावी बातचीत के लिए ये बस कुछ नियम हैं। जब आप यह पाठ्यक्रम लेंगे तो निश्चित रूप से आप दूसरों से मिलेंगे।
अपने वार्ताकार को मनाने के लिए कई नियम
अनुनय के कई नियम, जिनके बारे में अब हम आपको बताएंगे, किसी भी स्थिति में आपकी अच्छी सेवा कर सकते हैं जब आपको अपने साथी को यह विश्वास दिलाने की आवश्यकता होती है कि आप सही हैं या आपके तर्कों का वजन है।
बातचीत प्रक्रिया को यथासंभव प्रेरक बनाने के लिए, निम्नलिखित अनुशंसाओं पर विचार करें:
- उस क्रम पर विशेष ध्यान दें जिसमें आप अपने तर्क प्रस्तुत करते हैं - उनका क्रम सीधे आपकी प्रेरक क्षमता को प्रभावित करता है। तर्क-वितर्क का सबसे इष्टतम क्रम निम्नलिखित है: मजबूत तर्क - मध्यम शक्ति के तर्क - सबसे मजबूत तर्क (जिसे आमतौर पर "ट्रम्प कार्ड" कहा जाता है)
- किसी प्रश्न का सही उत्तर पाने के लिए जो आपके लिए महत्वपूर्ण है, सुनिश्चित करें कि यह प्रश्न तीसरे स्थान पर आता है - शुरू में दो सरल प्रश्न पूछें जिनका उत्तर देना आपके प्रतिद्वंद्वी के लिए न केवल आसान होगा बल्कि सुखद भी होगा, और फिर मुख्य प्रश्न पूछें
- यहां तक कि अगर आप अपने प्रतिद्वंद्वी से श्रेष्ठ महसूस करते हैं, तो भी आपको उसे एक कोने में नहीं धकेलना चाहिए - आपके प्रतिद्वंद्वी को अपना सिर ऊंचा रखने में सक्षम होना चाहिए।
- याद रखें कि वक्ता की स्थिति और छवि हमेशा उसकी अनुनय-विनय में प्रतिबिंबित होती है (बातचीत की तैयारी करते समय भी यह नियम बहुत प्रभावी होता है)
- स्थिति चाहे जो भी हो, अपने आप को एक कोने में न रहने दें - आपको हमेशा अपने को बनाए रखने का प्रयास करना चाहिए अपनी स्थिति(बेशक, इसे बढ़ाना सबसे अच्छा है)
- इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपके साथी की स्थिति क्या है (आपसे अधिक या कम), इसे कभी भी कम करने का प्रयास न करें (यह आपके प्रतिद्वंद्वी की प्रतिष्ठा और आपकी प्रतिष्ठा दोनों को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकता है)
- प्रतिद्वंद्वी के तर्कों के प्रति रवैया कृपालु नहीं होना चाहिए (जैसा कि एक सुखद साथी के साथ बातचीत करते समय होता है) या पूर्वाग्रह के साथ (जैसा कि एक अप्रिय साथी के साथ बातचीत करते समय होता है) - यह हमेशा पर्याप्त होना चाहिए, तर्कों की प्रतिक्रिया की तरह
- उन लोगों के साथ बातचीत शुरू करना सबसे अच्छा है जिन पर आप और आपके प्रतिद्वंद्वी सहमत हैं, और उसके बाद ही उन विषयों पर आगे बढ़ें जिन पर मतभेद हैं।
- सहानुभूति दिखाने का प्रयास करें - ऐसी स्थिति दर्ज करें जिसमें आप अपने प्रतिद्वंद्वी के प्रति सहानुभूति रखेंगे (सहानुभूति के बारे में और पढ़ें)
- किसी भी ऐसे शब्दों और कार्यों (निष्क्रियता सहित) से बचें जो घटना का कारण बन सकते हैं संघर्ष की स्थिति
- अपने आप को ट्रैक करें (अपने प्रतिद्वंद्वी को आपको "पढ़ने" से रोकने के लिए - अपनी आंतरिक स्थिति, मनोदशा आदि का पता लगाने के लिए), साथ ही अपने प्रतिद्वंद्वी की मुद्राओं, हावभावों और चेहरे के भावों (उसे "पढ़ने" में सक्षम होने के लिए) पर नज़र रखें।
- अपनी स्थिति और दृष्टिकोण पर बहस करें ताकि आपके प्रतिद्वंद्वी को लगे कि आपके तर्कों में कुछ ऐसा है जो उसके अपने हितों से मेल खाता है
स्वाभाविक रूप से, लोगों को समझाने में मदद करने वाले ये नियम अपनी तरह के अकेले नहीं हैं। वास्तव में, यह विषय बहुत व्यापक है, और बहुत सी विभिन्न सामग्रियां अनुनय के विभिन्न तरीकों के लिए समर्पित हैं, यही कारण है कि, प्रस्तुत पाठ्यक्रम के अलावा, हम अनुशंसा करते हैं कि आप विषय पर हमारे लेख पढ़ें, साथ ही साथ रॉबर्ट डिल्ट्स की पुस्तक ""।
अपने अगले पाठ में हम बातचीत की रणनीतियों के साथ-साथ बातचीत प्रक्रिया की नैतिकता, वैश्विक बातचीत की स्थितियों और बातचीत से संबंधित कुछ अन्य समान रूप से महत्वपूर्ण चीजों के बारे में बात करेंगे।
अपनी बुद्धि जाचें
यदि आप इस पाठ के विषय पर अपने ज्ञान का परीक्षण करना चाहते हैं, तो आप कई प्रश्नों वाली एक छोटी परीक्षा दे सकते हैं। प्रत्येक प्रश्न के लिए केवल 1 विकल्प ही सही हो सकता है। आपके द्वारा विकल्पों में से एक का चयन करने के बाद, सिस्टम स्वचालित रूप से अगले प्रश्न पर चला जाता है। आपको प्राप्त अंक आपके उत्तरों की शुद्धता और पूरा होने में लगने वाले समय से प्रभावित होते हैं। कृपया ध्यान दें कि हर बार प्रश्न अलग-अलग होते हैं और विकल्प मिश्रित होते हैं।
व्यावसायिक संचार के प्रकार और रूपों को जानना और बातचीत की रणनीति लागू करने में सक्षम होना एक आधुनिक सफल व्यक्ति की योग्यताएं हैं।
व्यापार वार्ता का उद्देश्य सभी पक्षों को स्वीकार्य समस्याओं का समाधान खोजना (समाधान विकसित करना) है।
व्यावसायिक वार्ताएँ कई मायनों में भिन्न होती हैं: क) आधिकारिक - अनौपचारिक; बी) बाहरी - आंतरिक।
बातचीत प्रक्रिया में तीन चरण होते हैं: 1. बातचीत की तैयारी। 2. बातचीत. 3. परिणामों का विश्लेषण और समझौतों का कार्यान्वयन।
वार्ता की पूर्व संध्या पर, अपने स्वयं के हितों की पहचान करना और वार्ता के अपेक्षित लक्ष्य और परिणाम तैयार करना उचित है। आपको यह सोचने की ज़रूरत है कि अपने साथी के साथ हितों के विचलन की स्थिति में आप क्या त्याग कर सकते हैं। आगामी बातचीत के विश्लेषण से वार्ता के उद्देश्य को स्पष्ट करने में मदद मिलेगी।
यह मायने रखता है कि व्यापार वार्ता किस क्षेत्र में आयोजित की जाती है। अपने क्षेत्र में बातचीत आयोजित करने से परिसर को इस तरह से व्यवस्थित करना संभव हो जाता है कि गैर-मौखिक मनोवैज्ञानिक लाभ, पैसे बचाने का अवसर और अपने कर्मचारियों या प्रबंधक की सलाह का उपयोग किया जा सके।
विदेशी क्षेत्र पर व्यापार वार्ता से विचलित न होना, जानकारी बनाए रखना, वार्ता के आयोजन के लिए जिम्मेदार न होना और "घर पर" अपने व्यवहार से एक भागीदार का अध्ययन करना संभव हो जाता है।
बातचीत की तैयारी करते समय विपरीत पक्ष के बारे में जानना जरूरी है। इस कंपनी का उद्देश्य और हित क्या है? कंपनी कैसी है (व्यावसायिकता के संदर्भ में, सामाजिक स्थिति, आर्थिक स्थिति)? क्या किसी ने इस भागीदार के साथ बातचीत की है, आपकी क्या राय थी? कौन से मुद्दे दूसरे पक्ष में टकराव का कारण बन सकते हैं? भावी वार्ताकार के पास क्या जानकारी है? प्रस्तावित समाधान को लागू करने के लिए दूसरे पक्ष के पास क्या संसाधन हैं? ये और इसी तरह के विश्लेषणात्मक प्रश्न प्रभावी बातचीत और साझेदारी के लिए एक अच्छा आधार प्रदान करते हैं।
बातचीत की प्रक्रिया के दौरान, मतभेद के कारण अप्रत्याशित मुद्दे उत्पन्न हो सकते हैं। संचार कौशल में पार्टियों के बीच संघर्ष की विभिन्न डिग्री को ध्यान में रखते हुए बातचीत करना शामिल है। यदि आप बातचीत को टकराव (केवल जीत और कुछ नहीं) के दृष्टिकोण से देखेंगे, तो संघर्ष बढ़ेगा। यदि आप बातचीत के आधार के रूप में साझेदारी को चुनते हैं (अर्थात समस्याओं का संयुक्त विश्लेषण और पारस्परिक रूप से स्वीकार्य समाधान की खोज), तो संघर्ष कम हो जाता है और सभी पक्षों की ज़रूरतें संतुष्ट हो जाती हैं।
व्यावसायिक संचार की कला में बातचीत भागीदारों के साथ बातचीत के लिए कुछ रणनीतियों के उपयोग की आवश्यकता होती है। यदि आप आपत्ति करना, सिखाना, अपने कार्यों को उचित ठहराना, समझाना, ज़ोर देना, ज़ोर देना, उकसाना, अनदेखा करना, व्यंग्य करना चाहते हैं, तो निस्संदेह, आपकी रणनीति संघर्ष के उद्देश्य से है। यदि आप सहयोग और पारस्परिक रूप से लाभकारी समाधान प्राप्त करने में रुचि रखते हैं, तो आप वार्ताकार की राय जानने के लिए प्रश्न पूछेंगे, तथ्यों को बताएंगे, "आई-मैसेज" का उपयोग करेंगे, ध्यान से सुनेंगे और अपने लाभ के लिए बहस करेंगे।
बातचीत की प्रक्रिया में व्यवहार को निम्नलिखित योजना के अनुसार संरचित किया जा सकता है: वार्ताकार की प्रेरणा, जानकारी प्राप्त करना, सूचना प्रसारित करना, निर्णय के लिए प्रेरित करना, स्वयं निर्णय लेना।
वार्ता का अंतिम चरण - प्रभावशीलता का विश्लेषण - निम्नलिखित बिंदुओं की चर्चा शामिल है: संचार में सफलता में क्या योगदान दिया, कठिनाइयों का सामना करने के कारण, उन्हें दूर करने के तरीके, बातचीत की तैयारी पर टिप्पणियाँ, आश्चर्य, भागीदारों का व्यवहार, सफल रणनीतियाँ। यह "डीब्रीफिंग" व्यावसायिक संचार की कला बनाती है और भागीदारों के साथ संबंधों के आगे विकास में योगदान देती है।
यदि आप अक्सर बातचीत करते हैं, तो आप पसंदीदा तकनीकें और जोड़-तोड़ विकसित कर लेते हैं जो बातचीत की मेज पर कई स्थितियों से निपटने में आपकी मदद करते हैं। इन तकनीकों का उपयोग सचेत रूप से नहीं, बल्कि सहज रूप से किया जाता है। आप सफल संयोजनों का चतुराई से उपयोग करना सीखते हैं और समय के साथ, आपको यह एहसास होता है कि आप बातचीत की तकनीकों में पारंगत हैं। आप इस भावना पर तब तक विश्वास करते हैं जब तक आप वास्तव में जटिल व्यावसायिक वार्ता में प्रवेश नहीं करते हैं, जहां गलती की कीमत अधिक होती है, दूसरा मौका नहीं हो सकता है, और आपके साथ बैठक वास्तव में अनुभवी और तकनीकी वार्ताकार द्वारा आयोजित की जाती है। जाहिर है, कई तकनीकों का ज्ञान स्पष्ट रूप से पर्याप्त नहीं होगा; प्रणालीगत दृष्टिकोणजटिल वार्ताओं की प्रभावी तैयारी और संचालन के लिए।
कई वार्ताकारों की तरह, लंबे समय तक मैंने अपनी खुद की तकनीकों का उपयोग किया, जिससे मुझे आमतौर पर कम या ज्यादा अनुकूल समझौते हासिल करने की अनुमति मिली। चर्चा के तहत मुद्दों की कीमत बढ़ गई और एक निश्चित बिंदु पर यह समझ आ गई कि अब मेरे पास बातचीत करने का अवसर नहीं है, जिसका परिणाम कमोबेश लाभदायक होगा। इससे अधिक या कम नहीं, यदि प्रत्येक रियायत पर कम से कम मेरी मासिक आय खर्च होती है। कई वर्षों से मैं बातचीत प्रक्रिया के प्रबंधन के लिए संभावित मॉडलों का परीक्षण कर रहा हूं जो आपको महत्वपूर्ण विवरण खोए बिना चरण दर चरण एक लाभदायक समझौते तक पहुंचने की अनुमति देता है। बहुत सारे परीक्षण और त्रुटि के परिणामस्वरूप, साथ ही उन सफलताओं के परिणामस्वरूप जिन्हें अक्सर सिर्फ एक और गलती के रूप में माना जाता था, बातचीत प्रक्रिया की तैयारी और प्रबंधन के लिए एक मॉडल उभरा, जिसमें छह चरण शामिल हैं।
मेरी राय में, बातचीत प्रक्रिया में छह मुख्य चरणों की पहचान करने से प्रमुख समस्याओं को हल करना संभव हो गया। मॉडल विवरणों से भरा हुआ नहीं है और अत्यधिक सरलीकृत नहीं है, मुख्य ब्लॉक तार्किक और याद रखने में आसान हैं; मॉडल किसी भी स्तर पर तकनीकी बातचीत की अनुमति देता है रोजमर्रा की जिंदगी, और व्यापार में, जब बड़ी रकम के लिए समझौता किया जाता है।
वार्ता के छह चरण
सामग्री के साथ पोस्ट को ओवरलोड न करने के लिए, वार्ता के प्रत्येक चरण को एक अलग लेख में शामिल किया गया है, जिसे आप लिंक (वार्ता के प्रत्येक चरण का शीर्षक) पर क्लिक करके खोल सकते हैं।
1)
हमेशा तैयारी के साथ शुरुआत करें, अपना होमवर्क करें, जो 90% सफलता सुनिश्चित करता है और काफी हद तक यह निर्धारित करता है कि बातचीत कितनी सफल होगी। बेशक, तैयारी में काफी समय लगता है, जो वार्ताकारों के पास हमेशा नहीं होता है, और इस मामले में बातचीत के लिए तैयारी नहीं करने, बल्कि अपने बातचीत कौशल के आधार पर सुधार करने का प्रलोभन होता है। मैं आपको सावधान करना चाहता हूं. शायद आप "भाग्यशाली" होंगे और बातचीत की मेज पर एक प्रतिद्वंद्वी होगा जो क्रंच करते ही आपको हर संभव रियायतें देगा। लेकिन विपरीत स्थिति भी हो सकती है, जब आपका प्रतिद्वंद्वी अनुभवी और अच्छी तरह से तैयार वार्ताकार निकला। इस मामले में, सबसे अधिक संभावना है, आप इन वार्ताओं को बिना किसी परिणाम के छोड़ देंगे या ऐसे परिणाम के साथ छोड़ देंगे जो कि यदि आपने वार्ता के लिए तैयारी की होती तो संभव से बहुत दूर है।
2)
तुरंत कोई प्रस्ताव रखने और मोलभाव शुरू करने का प्रयास न करें! तकनीकी रूप से बातचीत शुरू करें. किसी समझौते पर चर्चा शुरू करने से पहले, अपने प्रतिद्वंद्वी के साथ संपर्क स्थापित करना और उसी तरंग दैर्ध्य पर आना बहुत उपयोगी होता है। फिर समकक्ष की समन्वय प्रणाली और उसके मानक निर्धारित करें। उसके मानकों की अपने मानकों से तुलना करें और इस बात पर सहमत हों कि बातचीत में किन मानकों का उपयोग किया जाएगा (उदाहरण के लिए, किसी अनुबंध के पत्र या किसी सज्जन के समझौते के बाद)। इसके बाद, धीरे-धीरे दूसरे पक्ष के वास्तविक हितों को स्पष्ट करने के उद्देश्य से प्रश्नों पर आगे बढ़ें। पहले से तैयार प्रश्नों का प्रयोग करें. अंत में, अपने प्रतिद्वंद्वी के हितों की बेहतर समझ के साथ, उन विषयों को पहचानें और उन पर सहमत हों जिन पर आप बैठक में चर्चा करेंगे।
3)
मेरी राय में, असहमति को सुलझाने के साधन के रूप में बातचीत का पूरा सार इसी स्तर पर निहित है। पार्टियाँ प्रस्तावों का आदान-प्रदान करती हैं और यह निर्धारित करती हैं कि किन परिस्थितियों में असहमति उत्पन्न हुई। यदि कुछ शर्तों के संबंध में आपकी स्थिति समान है, तो आपकी कोई असहमति नहीं है और सौदेबाजी करने की कोई आवश्यकता नहीं है। बस इन शर्तों को सहमति के अनुसार रिकॉर्ड करें। इसके बाद, शेष शर्तों पर असहमति एकत्र करें और सौदेबाजी के लिए आगे बढ़ें। यह मुश्किल नहीं है, लेकिन यह बहुत महत्वपूर्ण है। पूरे प्रस्ताव को नहीं, बल्कि केवल एक शर्त को आवाज देने के अपने प्रतिद्वंद्वी के इरादों के आगे न झुकें, जिस पर चर्चा के बाद अगली शर्त की घोषणा की जाएगी, इत्यादि। इस बात पर ज़ोर दें कि आपका प्रतिद्वंद्वी पूरे प्रस्ताव पर आवाज़ उठाए, अन्यथा आप अपनी स्थिति कमज़ोर करने का जोखिम उठा रहे हैं।
4)
कई मायनों में, यह बातचीत का बड़ा हिस्सा है और यह सीधे तौर पर प्रभावित करता है कि आप किस तरह के समझौते पर बातचीत करते हैं। बातचीत के इस चरण में, रियायतों, सूचनाओं, संकेतों और निश्चित रूप से भावनाओं के आदान-प्रदान के माध्यम से असहमति का समाधान किया जाता है। प्रभावी सौदेबाजी का मुख्य रहस्य किसी ऐसी चीज़ का आदान-प्रदान करना है जिसकी पार्टियों के लिए अलग-अलग कीमतें और मूल्य हों। उदाहरण के लिए, रेगिस्तान में एक यात्री के लिए पानी की एक कुप्पी का मूल्य और किस दिशा में जाना है इसकी जानकारी सामान्य स्थिति की तुलना में बहुत अधिक होगी, इसलिए वह बहुत अधिक कीमत चुकाने को तैयार होगा।
5)
आपने अपने प्रतिद्वंद्वी के साथ बातचीत की है और एक समझौते के समापन की संभावनाओं की पहचान की है, जो सैद्धांतिक रूप से आपके लिए उपयुक्त है। आप बातचीत के अंत के करीब हैं, आपको बस हां कहने की जरूरत है और सौदा बंद हो जाएगा। ऐसे क्षण में बहुत से लोगों के मन में संतुष्टि का भाव होता है और वे जल्द से जल्द हाथ मिलाना चाहते हैं। लेकिन यहां जल्दबाज़ी करने की कोई ज़रूरत नहीं है. इस स्तर पर, यह प्रतिबिंबित करना और खुद से पूछना महत्वपूर्ण है कि यह समझौता कितना फायदेमंद है और इसे बेहतर बनाने के लिए आपके पास क्या अवसर हैं। इस सरल कदम ने मुझे कई बार भावनाओं के प्रभाव में लाभहीन निर्णय लेने से बचाया है।
6)
बातचीत का अंतिम चरण. आपको ऐसा लग सकता है कि सभी मुद्दे सुलझ गए हैं, कि आप और आपके प्रतिद्वंद्वी एक-दूसरे को पूरी तरह से समझ गए हैं और हर बात पर सहमत हैं। हालाँकि, यदि आप हाथ मिलाते हैं और अलग हो जाते हैं, तो अगले ही दिन, जब समझौते का कार्यान्वयन शुरू होता है, प्राप्त समझौतों पर मतभेद उत्पन्न हो सकते हैं। यह याद रखना महत्वपूर्ण है, चाहे बातचीत कितनी भी प्रभावी ढंग से आयोजित की जाए, सिर्फ एक गलती आपके सभी प्रयासों को बर्बाद कर सकती है। और यह गलती है निश्चित समझौतों का अभाव! इस स्तर पर आपका कार्य, बातचीत की मेज को छोड़े बिना, बैठक के परिणामों को तकनीकी रूप से रिकॉर्ड करना और संभावित अस्पष्टताओं को खत्म करना है।
